Homem segura um cartão, que aparentemente é bancário, em frente a um notebook. Ele está sentado à mesa, que é de madeira, e também tem sobre ela uma xícara branca em cima de um pires. Só é possível ver as mãos do homem que veste uma camisa social rosa.

10 dicas para combater o excesso de e-mail e aumentar a produtividade

Qual é a ferramenta de trabalho mais importante para você hoje? Pensou no e-mail? Pois saiba que você está entre os 61% da população trabalhadora que pensa o mesmo. Entretanto, a cada dia que passa, o excesso de e-mail aumenta, deixando-nos estressados com a quantidade de mensagens invasivas e sem relevância, sem contar na perda de tempo em limpar a caixa de entrada.

Ao mesmo tempo em que o e-mail cresce em importância para manter uma comunicação ágil e segura, ele também está se transformando em um dos maiores ladrões de tempo e produtividade. Há pesquisas que revelam que equipes inteiras perdem mais de um mês de trabalho ao ano somente conferindo os e-mails.

E você, está sentindo que caminha para o mesmo destino? Então dedique alguns momentos para ler este post e não caia nessa armadilha!

Defina horários para verificar sua caixa de entrada

Dizem que a próxima revolução pela qual a humanidade deve passar é a desconexão. Parece antagônico ao momento que estamos vivendo, mas a verdade é que, muitas vezes, precisamos sair do mundo online por algumas horas para garantir produtividade no dia a dia de trabalho.

Uma das formas de manter o e-mail sob controle é determinar um horário específico para ler suas mensagens, evitando o primeiro horário do dia, pois é aí que ele te pega e faz com que você passe horas resolvendo pequenas coisas.

Prefira conferir o e-mail dez minutos antes da hora do almoço e dez minutos antes de sair do trabalho. Neste tempo, você poderá organizar sua vida para o dia seguinte com as próximas dicas.

Categorize seus e-mails

Nestes dez minutos dedicados integralmente ao e-mail, você deve fazer o seguinte exercício: eliminar as mensagens que podem ser consideradas spams ou não relevantes; responder aos e-mails que são rápidos de serem resolvidos e, por último, categorizar as mensagens que sobraram – e são relevantes – para serem tratadas no dia seguinte com mais tempo.

É uma atitude simples que vai poupar seu tempo, despreocupar sua cabeça e manter a agenda em dia, sem atropelos de compromissos porque você perdeu tempo demais com o e-mail.

Segmente suas pastas

Tem pessoas que usam dezenas de pastas na caixa de entrada para segmentar as mensagens, mas aqui, a dica é: menos é mais. Quanto menos pastas você tiver, menores as chances de se perder no que deve ser feito.

Arquive tudo aquilo que foi resolvido e mantenha na caixa de entrada o que deve ser tratado ainda. Você pode usar cores para classificar a importância e urgência de cada mensagem, facilitando no momento de escolher o que será visto primeiro.

Desative os alertas

Ok, você está com o e-mail fechado no computador, mas o celular não para de emitir sons de mensagens chegando. Aquela janelinha não para de aparecer no canto direito inferior da sua tela, informado que fulano de tal compartilhou um documento ou enviou uma mensagem. Produtividade afetada, é claro.

A dispersão é inevitável quando você não bloqueia todos os gatilhos que podem atrapalhar o trabalho. Quando chega a mensagem, a curiosidade sempre fala mais alto e você acaba sucumbindo à tentação de abrir o e-mail e verificar o que é.

Resolver essa situação é simples: retire os alertas do celular, desative as notificações na tela do computador e obedeça à sua promessa anterior, de verificar o e-mail somente em determinados horários do dia.

Configure respostas automáticas

Para não deixar as pessoas na expectativa e evitar telefonemas só para perguntar se você recebeu determinado e-mail, configure respostas automáticas, como: “Olá! Recebi seu e-mail e tão logo possa, retorno sua mensagem”. É simples, de bom gosto, transmite maior segurança para o interlocutor e assim você evita mais um ladrão de tempo: o telefone.

Caso a mensagem seja urgente, a pessoa tentará entrar em contato por outros canais. Entretanto, se for possível esperar pela resposta, ela se sentirá bem atendida e aguardará sua resposta.

Use a regra dos 2 minutos

Quando você começar a verificar sua caixa de entrada, use a regra dos 2 minutos: se pode ser respondido dentro deste tempo, responda, mesmo que seja algo pouco importante. Desta forma você se livra do e-mail, pode arquivá-lo e libera sua caixa de entrada para poder classificar as mensagens que necessitam de maior atenção.

Evite os “com cópia para”

E-mails que vão com cópia têm grandes tendências a repercutirem por vários e vários dias, gerando atualizações na sua caixa de entrada sem necessidade. Prefira enviar e-mails personalizados, pois o que voltar com resposta é porque realmente merece sua atenção e deve ser resolvido.

 

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Tenha um e-mail alternativo

Use uma conta de e-mail para troca de mensagens importantes e tenha uma conta alternativa para receber newsletters, publicidade e outras mensagens que não têm a ver com o trabalho. Essa medida simples pode reduzir o excesso de e-mail na sua caixa de entrada em mais de 50%.

Use ferramentas de colaboração na nuvem

Trocar informações com colegas de trabalho a respeito de projetos pode se tornar bem mais fácil se você utilizar ferramentas de colaboração na nuvem, como softwares de gestão de projetos e gestão de tarefas.

Cada pessoa acessa a plataforma no melhor horário, revisa o histórico de interações e dá início aos trabalhos, sem a necessidade de ficar enviando e-mails para toda a equipe. Muitas destas soluções vêm acompanhadas de chats online onde você pode conversar em tempo real com outras pessoas, dispensando o excesso de e-mail.

Use aplicativos para otimizar sua caixa de entrada

A tecnologia está sim do seu lado. Ela criou o e-mail, abriu espaço para você se comunicar com clientes, colegas de trabalho, parceiros de negócios, entre outros, e também criou ferramentas para gerenciar essa quantidade enorme de mensagens.

Você pode usar extensões como o Inbox Pause, uma solução que permite bloquear a entrada de e-mails por um determinado período, evitando que você fique o dia todo respondendo e-mails. Já com o Mail Box você torna sua caixa de entrada mais atrativa e pode reagendar a leitura de alguns e-mails, aqueles que não precisam ser respondidos imediatamente.

Gostou dessas dicas? Tem algum outro truque que você utiliza para manter o excesso de e-mail sob controle? Conte pra gente!

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