Cotação de preços: veja como fazer e a sua importância

O mundo dos negócios não é só vender, mas também comprar, afinal todos os ramos de empresas precisam adquirir algum produto e/ou serviço e saber fazer uma boa cotação de preços irá influenciar diretamente no seu lucro e em longo prazo na capacidade de expansão do seu empreendimento.  Confira as dicas que separamos a seguir sobre o assunto e melhore seu expertise na hora de negociar.     

O que é cotação de preços?

A cotação de preços é geralmente feita pela gestão de compras ou pelo setor financeiro, e nada mais é do que a tomada de informações junto aos fornecedores.

É uma pesquisa aprofundada que precede a compra de produtos ou contratação de serviços. Por meio dela, são conhecidas as condições, características e valores do que está sendo oferecido por cada empresa fornecedora. Além das possibilidades e prazos para pagamento.

Fique atento para a diferença entre cotação e orçamento. Algumas pessoas chamam a cotação de preço de “orçamento”, mas essa nomenclatura é equivocada.

O orçamento versa sobre a previsão de gastos e receitas de um determinado período. Quando se fala, por exemplo, em “planejamento orçamentário”, este diz respeito à gestão interna de um negócio, ou seja, sócios, proprietários, acionistas e gestores.

A cotação, por sua vez, é feita de dentro para fora. A empresa lança suas solicitações no mercado, pedindo informações sobre preço e condição de compra de produtos ou serviços. As empresas que recebem tais solicitações emitem registros em que documentam as características para o fechamento do negócio, tais como preços, prazos, formas de pagamento.

Para que serve a cotação de preços?

Na cotação de preços são levantados os fornecedores que agreguem o melhor custo/benefício à empresa. Com esses dados, é possível fazer melhores escolhas e que interferem diretamente na posição do mercado da marca e na capacidade de oferecer preços atraentes ao consumidor final.

Assim como o fluxo de caixa, que garante a saúde financeira do negócio, uma boa tomada de preços também tem grande peso e interfere diretamente na sustentabilidade do empreendimento.

Os exemplos podem ir dos casos mais simples até mesmo aos mais complexos. Por exemplo, se a sua empresa é uma prestadora de serviço que precisa realizar tarefas, ter colaboradores em reuniões com frequência e tem um transporte corporativo de custo elevado, esse valor será repassado ao seu consumidor de alguma forma, o que pode tornar o valor menos competitivo ou gerar menos lucro ao seu empreendimento.

A cotação de preço é, frequentemente, o primeiro passo para um novo contrato. Ela é, muitas vezes, a porta de entrada de um relacionamento que pode ser longo e proveitoso, ou uma fonte de dores de cabeça. Portanto, é preciso estar atento a essa importante fase da gestão de fornecedores, que envolve muito mais que apenas preço.

Minha empresa precisa de uma gestão de compras?

Se o seu objetivo for o lucro, a resposta é sim! Criar uma área de gestão de compras é garantir que a sua empresa sempre irá buscar pela melhor cotação de preços, que pode ir de produtos ligados diretamente ao funcionamento ou aos itens de escritório. Independentemente do ramo de atividade, investir no melhor custo/benefício trará mais economia e aumentará as chances de competitividade.

Dicas essenciais para uma cotação de preços eficiente

Negocie os preços com frequência

A gestão de compras não pode se dar ao luxo de manter contratos de longo prazo sem revisá-los, periodicamente, ou sem realizar cotações paralelas, mesmo que seja para garantir a paridade dos preços do atual fornecedor com a média do mercado. Portanto, a cotação de preços precisa ser uma prática constante, e, por assim dizer, não deve “enferrujar”.

Grandes compras, maiores descontos

Sempre que possível, faça uma cotação de preços mirando compras em grande quantidade, a fim de fazer um estoque. Assim, é possível conseguir maiores descontos e encontrar um custo menor. Claro, fique atento à data de vencimento dos produtos e essa opção é inviável para produtos perecíveis.

Tenha parceiros de confiança

Tenha uma relação de parceria com seus fornecedores. Eles podem ajudar em imprevistos e atender demandas urgentes, além de fixar preços com algum desconto. Compras frequentes ajudam a estreitar esse laço.

Atenção ao contrato

Contratos com fornecedores podem ajudar a reduzir os custos e lhe darão mais segurança, uma vez que você já tem acordado a quantidade de produtos/serviços que serão entregues. Além disso, eles ajudam a formalizar relações e resguardam a sua empresa caso haja algo fora do combinado.

Agora que você já conheceu dicas primordiais para a cotação de preços, é hora de ir mais a fundo e ver regras que precisam ser seguidas, veja:

3 regras básicas e exemplo de cotação de preços

  1. Não aceite o preço de imediato

Ao receber uma cotação, mesmo depois de uma pesquisa entre os concorrentes, não aceite o primeiro preço apresentado como definitivo. As empresas não trabalham com o menor preço ao cotar seus produtos e serviços porque querem ter margem de negociação. Então, ao aplicar seus valores, elas deixam uma margem que pode ser utilizada no processo decisório.

Portanto, verifique a possibilidade de obter descontos ao dar preferência a determinado fornecedor. Como dito anteriormente, não esqueça de conferir as formas de pagamento e as possíveis variações de preço. Lembre-se, ainda, de examinar se tudo que foi solicitado por você — detalhes de acabamento, condições de entrega etc. — está contido na proposta, e se não foi incluso algum produto ou serviço adicional.

  1. Cote no mínimo com três fornecedores distintos

Essa é uma premissa básica na gestão de compras: três cotações são o mínimo que você deve considerar por segurança. Quanto mais você desconhecer o mercado e os concorrentes, mais opções você precisará buscar.

Muitas áreas do mercado estão tomadas por empresas que já têm um relacionamento de longa data entre si, praticando preços próximos. Para algumas áreas de atuação, os preços realmente podem ter uma variação pequena, isso porque depende da natureza daquilo que você adquire.

Mas, em outros casos — especialmente no que diz respeito à prestação de serviços — a diferença de valor pode ser gritante. Essa diferença vai depender do grau de profissionalismo do negócio, da capacidade de fornecimento, do comprometimento da estrutura, além de diversos outros fatores.

Seguir a regra das três cotações significa ampliar seu leque de opções, permitir novos players na disputa pelo seu atendimento e favorecer a melhor escolha. Além disso, fomentar a concorrência é sempre benéfico para o comprador. Mesmo que isso leve a um patamar estável de preços, os fornecedores vão buscar diferenciais na qualidade do atendimento e na satisfação do comprador.

  1. Não estabeleça relação de dependência com seus fornecedores

A sabedoria de nossos avós diz que “nunca se deve colocar todos os ovos num único cesto”, e esta máxima permanece verdadeira, sobretudo no mundo dos negócios. Depender de um único fornecedor implica diversos riscos, entre os quais podemos evidenciar:

  • Estar sujeito aos preços estabelecidos por ele;
  • Ficar sem opções, caso o fornecedor passe por imprevistos;
  • Sujeitar-se também à qualidade (ou à falta dela), por não ter opções de concorrentes melhores;
  • Aceitar variações bruscas de condições, as quais pegam os gestores desprevenidos e tendem a comprometer os resultados de suas atividades;
  • Submeter a sustentabilidade de seu negócio à existência desse fornecedor: se ele fechar as portas, a permanência de sua empresa corre sérios riscos.

Então, quanto menos específico for o nicho de mercado de seu fornecedor, melhor. Isso permite que você tenha mais opções de cotação.

Como fazer uma boa cotação de preços na prática?

Conheça o que precisa e cote com exatidão

O princípio básico de boas cotações é saber o que você necessita. Qual o serviço ou produto? Qual a duração necessária (no caso de serviços)? Detalhe ao máximo essa informação internamente para garantir que as cotações vão trazer o retorno exato do que você espera receber.

Estabeleça processos

A primeira regra para organizar sua empresa é definir processos padronizados. Desenhe o passo a passo para a solicitação de cotações de preços, e siga cada detalhe todas as vezes que precisar realizá-las. Isso garante que você ou sua equipe não esqueça de algum item importante, e nem pule etapas fundamentais.

Ter processos definidos também é eficaz para equalizar o conhecimento. Se você, por exemplo, é o responsável pelas compras e contratações, mas está ausente ou precisa delegar essa atividade, a padronização garantirá que outro colaborador possa realizar exatamente o esperado, sem furos.

Padronize suas solicitações de cotação

Reiterando o que dissemos acima, é muito importante formalizar todos os seus contatos com fornecedores, profissionalizando e qualificando sua marca. Por isso, não esqueça de:

  • Utilizar, preferencialmente, papel com timbre da empresa ou marca d’água, mesmo quando enviar solicitações de cotação por meio digital;
  • Identificar sua empresa no cabeçalho ou no rodapé do documento, com CNPJ, nome da empresa, endereço e contatos;
  • Enumerar sua solicitação de cotação, seguindo um padrão de continuidade que pode ajudar inclusive a organizar sua periodicidade de compras;
  • Manter registro do e-mail, telefone, endereço e nome da pessoa responsável pelas cotações em cada fornecedor, para direcionar suas solicitações de forma certeira;
  • Datar e assinar a solicitação.

Seja detalhado na descrição do que precisa

Com a mesma intenção que acabamos de citar, não esqueça de detalhar aos fornecedores, minuciosamente, o que você necessita. No caso de itens complexos, faça a descrição de cada detalhe ou variação, medidas, peso, tamanho, forma. O que você coletar em seu detalhamento interno precisa ser repassado aos fornecedores. Dessa forma, você minimiza a possibilidade de eles enviarem cotações que não atendem às suas necessidades.

Garanta que o responsável recebeu a solicitação

Ao enviar um e-mail, solicite confirmação de recebimento. Você pode, inclusive, em alguns gerenciadores como o Outlook, habilitar a opção de ser avisado quando o destinatário receber o e-mail. No caso de enviar solicitações impressas, você pode imprimir duas vias e solicitar assinatura e data de recebimento em uma delas.

Isso ajuda a qualificar seus fornecedores. Quem não dá retorno ou demora coloca em dúvida a qualidade dos próprios serviços. Por outro lado, os que demonstram celeridade e organização causam, de início, boas impressões e podem, ainda que não sejam o escolhido do momento, se manter em sua base de contatos.

Confira o prazo de validade das cotações recebidas

Da mesma forma que você se preocupa em verificar a validade dos produtos que adquire, peça ao fornecedor que informe a validade da cotação. Assim, você saberá por quanto tempo poderá esperar que os preços praticados se mantenham fixos, e a partir de quando eles poderão sofrer variações.

Negocie

Nunca é demais lembrar: negocie. Negociar é esperado em qualquer relação comercial, afinal todo mundo quer obter as melhores condições. Ao receber suas cotações e escolher aquela que mais atende às suas escolhas, regateie, peça descontos e compare condições. Lembre-se de nunca aceitar o primeiro preço oferecido.

Planeje suas cotações

Ter um planejamento de compras é básico, portanto, não se esqueça de estabelecer o calendário de suas cotações. Assim, você não corre o risco de iniciar o processo atrasado, quando a contratação já se tornou urgente e exige tomar medidas que, na maioria das vezes, comprometem a qualidade das compras, como pular etapas, por exemplo.

Planeje os pagamentos de suas compras

E já que falamos em planejamento, quando estiver pronto seu calendário de cotações, você precisa lembrar de pensar nos pagamentos, especialmente quando forem parcelados, para assim evitar sobrecarga de compromissos na mesma data.

Portanto, mantenha organizado o controle de pagamentos das compras realizadas, de preferência, no mesmo software ou planilha de controle de seu calendário de cotações.

Amplie a possibilidade de contato

O retorno dos possíveis fornecedores é um primeiro índice de comprometimento e qualidade. Mas pode ocorrer de eles tentarem entrar em contato com você e não conseguirem. Ou ainda, de outro colaborador da sua empresa receber as cotações e não as repassar a tempo.

Por isso, deixe todos os canais possíveis abertos, para ampliar as possibilidades de contato. E-mail, telefone, endereço, celular e ramal: tudo deve estar à disposição de cada um dos potenciais fornecedores.

Estabeleça limites

Quanto mais caro o serviço ou produto e maior seu impacto no negócio, mais importante a cotação se torna. Assim sendo, avaliar muitas cotações pode ser cansativo e contraproducente. Por isso, um limite de quantidade de cotações precisa ser estabelecido. Portanto, em seus processos, estabeleça o limite máximo de cotações por setor, por produto ou serviço.

Mantenha-se na legalidade

Alguns fornecedores podem, durante a negociação, oferecer “condições especiais” que, no final das contas, se tornam verdadeiros presentes de grego. Por exemplo, para baixar o preço, algumas empresas podem sugerir uma venda sem nota fiscal. As repercussões negativas que tal procedimento pode fomentar devem ser consideradas pontualmente diante de propostas como estas. Quando uma empresa aceita comprar sem nota fiscal, ela se sujeita a:

  • Furos contábeis em seus fechamentos e balanços;
  • Problemas com Receita Federal e SEFAZ, com multas pesadas;
  • Perda de garantia do negócio, uma vez que este vai ocorrer sob a informalidade.

Portanto, seja qual for a vantagem oferecida, evite cair na tentação de trabalhar à margem da legalidade. 

Seja polido e diplomático

Mesmo que a máxima de que “o cliente sempre tem razão” continue válida, não esqueça de que seu fornecedor é também seu parceiro. Uma relação de cumplicidade e de ganho mútuo é fator preponderante para que essa parceria seja duradoura. Ainda que algo possa, eventualmente, não sair como planejado, seja diplomático e lembre-se da importância da gestão de fornecedores.

Dê retorno

Independentemente da quantidade de cotações recebidas e do meio pelo qual elas chegaram a você, não esqueça de dar retorno. Se preciso e se couber, dê também feedback quando um fornecedor não for escolhido. Procure informar o motivo pelo qual ele foi preterido, se foi por conta do preço, ou do prazo, ou das condições de pagamento etc. Isso pode ajudá-lo a se adequar, ampliando suas possibilidades de negócio futuramente.

Ou, se for o caso, mande um e-mail para cada fornecedor, individualmente, informando que a cotação foi finalizada e o serviço ou produto já foi adquirido, agradecendo assim as informações que cada um enviou à sua empresa.

A documentação da cotação

Muitos gestores desconhecem a importância de documentar com exatidão a cotação. Essa questão é primordial, não apenas por questões legais — afinal, a cotação também é um documento de caráter corporativo —, mas também pela imagem que seu negócio passa ao manter contato com outros, especialmente quando se atua no ramo B2B (Business to business, isto é, quando empresas negociam diretamente com outras empresas).

Imagine que a empresa que hoje fornece serviços ao seu negócio pode, futuramente, vir a ser sua cliente ou auxiliar na indicação a outras. Quanto mais formalizada e organizada for sua comunicação, mais essas características refletirão em sua marca.

Por outro lado, você também deve se preocupar em resguardar seu capital. Uma cotação de preço não é um compromisso de negócios, mas serve como base para a aquisição de produtos e serviços, e você vai se programar para atuar de acordo com os preços oferecidos. A documentação formalizada é um instrumento legal de comprovação da oferta.

Portanto, cuide para que, em todas as comunicações, especialmente nas cotações de preço, sua empresa siga o mesmo padrão de qualidade e profissionalismo.

As informações contidas na cotação

Ao enviar uma solicitação formal de cotação de preços, lembre-se que algumas especificações devem ser solicitadas aos fornecedores. As principais são:

  • Quantidade de produtos ou serviços solicitados, especificando a unidade de medida (peça, unidade, pacote, quilograma etc.);
  • Prazo de entrega, bem como a forma de realização da entrega. Não esqueça de conferir o tipo de frete contemplado na cotação, que pode ser:
    • Frete FOB: A sigla vem de free on board, que significa “livre a bordo”. Nessa modalidade de entrega, é responsabilidade do comprador retirar a mercadoria na fábrica ou em local predeterminado pelo vendedor, bem como arcar com todas as despesas relacionadas;
    • Frete CIF: Significa Cost, Insurance and Freight, traduzido por “custo, seguro e frete”, e é utilizado quando esses itens estão inclusos na cotação.
  • Condições de pagamento e as facilidades para compras à vista.

A comparação entre as cotações recebidas

Quando se analisa a cotação de um produto ou serviço, é preciso ter cuidado. O menor preço pode trazer surpresas desagradáveis. Algumas vezes, a qualidade não é equiparável, embora o produto pareça similar, e a comparação é irreal.

Em outras palavras, quando a cotação de preços visa, por exemplo, uma prestação de serviços, podem estar ou não englobados fatores que fazem a diferença e modificam a qualidade do que será entregue.

Por isso, a cotação de preços precisa ser detalhada ao máximo, por mais que pareça uma compra genérica. Quanto mais o comprador especificar como quer o produto e quais as condições sob as quais deseja contratar um serviço, melhor será a equidade nos resultados.

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12 Comments

  1. Rosana Ferreira Reply

    Parabéns pelas dicas e o conteúdo de qualidade, Amei mesmo!!! Certeza que estarei acompanhando seu site, ansiosa para ver as novas postagens, tem me ajudado muito. Agradecida!

  2. Luiz Reply

    Muito obrigado por compartilhar tanto conteúdo de valor. Vou continuar seguindo o blog / site e compartilhando

  3. Osvaldo Rivello Reply

    Conteúdo muito bom, gostei muito do seu post.
    Vou acompanhar, pois sempre aprendo mais.
    São dicas muito úteis, principalmente para um iniciante como eu.
    Bom trabalho!!

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