5 áreas para automatizar e melhorar sua empresa

A automatização de processos já é realidade para 55% das empresas, segundo estudo da Grant Thornton. A principal motivação das organizações brasileiras para implementar a automação em seus processos é a possibilidade de flexibilizar a produção (69%), seguida de redução de custos (67%) e maior eficiência na produção (61%).

No momento da decisão de implementar mudanças tão profundas na maneira com que a empresa vem trabalhando, é preciso ter foco e determinar as áreas para automatizar por primeiro. Nada de fazer com que toda a empresa vire um caos de um dia para o outro, o melhor é ir modernizando os setores um a um, para que a mudança seja implementada completamente e tenha o maior nível de adesão possível logo no início. Mas quais áreas são prioritárias?

Financeiro

O financeiro pode ser considerado o coração da empresa. Dele dependem todos os setores, assim como ele é alimentado por informações de toda a empresa. Neste sentido, contar com informações confiáveis e em tempo real é essencial para que a gestão do setor seja o mais ágil e eficiente possível.

De acordo com a Amcham Brasil, 40% das empresas brasileiras buscam aprimorar seus processos financeiros por meio da automatização de processos, visando a padronização de atividades e o aumento do tempo disponível para análises estratégicas. Para os executivos de tais organizações, a informatização é vital para o aumento da eficiência do setor e para o alinhamento entre financeiro e gestão estratégica.

Dentre as áreas para automatizar, o financeiro é uma das que maior expectativa gera, pois, ao otimizar os processos, é possível tomar decisões financeiras com maior agilidade, contribuindo para a competitividade do empreendimento.

Produção

Como já mencionamos anteriormente, a melhoria da produtividade é outra preocupação das empresas que pode ser solucionada com a automatização de processos. Na produção, o grande objetivo é sempre produzir mais resultados consumindo menos insumos, o que pode garantir maior lucratividade para o negócio.

Quando não tínhamos a tecnologia a nosso favor, as empresas já mediam o grau de eficiência e produtividade de cada trabalhador em peças/hora, por exemplo. Atualmente, sabemos que este modelo não funciona, já que as pessoas não são máquinas. Entretanto, as máquinas podem sim ser otimizadas de forma a produzirem mais com menos.

A fórmula para atingir tal nível de eficiência é investir em tecnologias adequadas ao seu mercado. Segundo a pesquisa da Grant Thornton, 61% das empresas que estão investindo em automação estão adquirindo equipamentos que possam dar conta da demanda sem sobrecarregar as equipes de trabalho.

Com a automatização da produção, você não ganha apenas em produtividade, ganha também na redução de custos e na maximização de resultados.

Logística

A logística é uma das áreas para automatizar que muitas vezes fica esquecida. A operação logística de uma empresa inicia no momento da compra de insumos ou produtos acabados e termina somente no momento da entrega ao cliente final, portanto, trata-se de um ciclo longo de operações, que demanda diversas atividades.

Apesar disso, o Brasil é o 65º colocado em questão de eficácia logística, segundo o Bird – Banco Mundial. Parte desta problemática é que 58% do transporte de cargas brasileiro é feito pelas rodovias, um dos modais mais caros, em virtude da extensão do país e das condições das estradas, sem falar no preço do combustível.

Pois bem, ao investir em tecnologias que ajudem a otimizar os processos logísticos, você será capaz de rastrear suas mercadorias da entrada no estoque à entrega ao cliente, por meio de soluções como a RFID (identificação por radiofrequência). Com uma simples etiqueta, você terá controle absoluto sobre o estoque, saberá onde cada item se encontra, quando foi enviado, em que parte do trajeto até o cliente ele se encontra.

Também poderá mapear rotas de forma que sua frota se desloque com maior facilidade, ajudando na redução de custos de frete.

 

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Projetos

Os projetos são cada vez mais frequentes no mundo corporativo. Inclusive boa parte das empresas já investe em um PMO – Project Management Office, ou Escritório de Projetos. Segundo a Wrike, 90% das grandes empresas possuem um escritório de projetos, sendo que o número não difere tanto para as médias empresas: 88%. Dentre as pequenas, 61% já se utilizam desta área estratégica para levar adiante seus objetivos de negócio.

Um projeto é qualquer iniciativa que tenha um início, meio e fim definidos dentro de um período de tempo, a qual deve ter um objetivo final – um resultado – a ser alcançado. Como os projetos podem envolver diversas áreas da organização, eles costumam ser multidisciplinares e contar com profissionais de diversas áreas, exigindo um mecanismo de encontro dessas pessoas para que as ideias saiam do papel.

A forma encontrada pela maioria destas empresas é a automatização de processos, realizada por meio de sistemas de gerenciamento de projetos que permitem planejar, executar, monitorar e ajustar atividades contando com a colaboração de todos os envolvidos.

E se não houvesse uma tecnologia assim? Todos os controles e fluxos de informações seriam manuais, dificultando a comunicação e a distribuição de responsabilidades. Como consequência, as decisões demorariam mais para serem tomadas e a empresa teria que esperar um prazo bem maior para começar a colher os frutos de seus investimentos.

Atendimento ao cliente

Garantir a satisfação do cliente é um dos temas que nunca saem de pauta para uma empresa, afinal, o cliente é a razão de ser do empreendimento. Entretanto, muitas empresas ainda pecam no momento de proporcionar um atendimento de qualidade, falhando em questões básicas, como comunicação, agilidade e eficiência.

Automatizar o atendimento não significa substituir o seu capital humano por robôs que são programados para dar respostas preestabelecidas. A estratégia é otimizar os processos burocráticos, que tomam tempo, por processos mais ágeis e eficientes, liberando sua equipe para que realize um atendimento personalizado e focado nas reais necessidades de cada consumidor.

Ao automatizar pequenas coisas, como perguntas frequentes, você dá maior autonomia para que seus clientes se sirvam da informação disponível e também libera seu time para realizar atividades de cunho mais estratégico, que realmente agreguem valor à sua marca.

Agora que você já sabe quais áreas para automatizar são as mais importantes, que tal caprichar no seu planejamento estratégico para que a automação venha a somar para o alinhamento de todos na empresa?

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