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Como controlar os custos de uma consultoria

Uma consultoria, mais do que qualquer outro tipo de empresa, sabe que é preciso controlar custos para ter um negócio sustentável e lucrativo. Mas, como podemos perceber, é possível que a própria consultoria dê todo o auxílio para os clientes adotarem mudanças e ela própria não consiga mudar a forma como as coisas são feitas.

O primeiro passo é fazer um diagnóstico financeiro da consultoria, da mesma maneira que eles instruem as empresas que a contratam para reduzir custos. Essa parte demanda conhecimento técnico e, para que a qualidade da informação seja alta, as finanças precisam estar atualizadas. Com as ferramentas corretas será possível identificar gargalos, onde os gastos estão mais altos e qual área está com dificuldade para manter as finanças no azul.

Outro fator que não deve ser deixado de lado, quando falamos de custos, é o quanto é gasto com os deslocamentos dos funcionários. Uma equipe de consultoria passa mais tempo no cliente do que na própria sede da empresa, ou seja, demanda constantemente carro para se locomover. No decorrer de um mês, os gastos podem impressionar, quando colocados na ponta do lápis.

Sem desespero! No fim, o contexto de uma consultoria não difere tanto do de outras empresas, por isso reunimos dicas bem práticas para quem deseja controlar os custos. Basta muita organização e dedicação para que os resultados comecem a aparecer!

Melhore a base de dados da consultoria

A qualidade da informação é essencial para que o controle seja justo e eficaz. Por isso, não só a área de finanças como todas as outras que possuem gastos precisam se reportar com notas fiscais e relatórios confiáveis. Ao melhorar a base de dados da consultoria fica mais fácil apontar o que está pesando no orçamento, quais despesas estão fora da curva e qual prática pode ser aplicada em todas as áreas.

Para que, realmente, haja uma mudança é importante que todas as áreas conversem entre si e compreendam que o controle é essencial para que a consultoria se mantenha estável e cresça de forma sustentável. Caso contrário, todos terão muito trabalho e os resultados não serão perceptíveis.

Investir em softwares especializados é uma recomendação para quem deseja otimizar tempo e recursos. Eles vão ajudar quem deseja ter dados de qualidade, e não somente números ou gráficos.

Invista em um aplicativo de transporte para deslocamentos

Reuniões com clientes, viagens a trabalho, encontro com parceiros e idas ao aeroporto fazem parte da rotina de uma pessoa que trabalha em uma consultoria. Em um volume muito mais alto do que se compararmos com um escritório de advocacia, por exemplo. Afinal, os consultores precisam estar com os clientes para fazer diagnósticos, avaliar os processos da empresa, entre outras tarefas.

Independente se a empresa tem cinco ou 30 consultores, os gastos com deslocamentos, com certeza, são bem elevados. Mas para quem deseja controlar custos, é indispensável investir em um aplicativo de transporte para centralizar todas as corridas.

O 99Corp é o aplicativo mais completo e indicado para quem não quer deixar de ter qualidade e rapidez. A plataforma do 99Corp reúne os relatórios de gastos com transporte corporativo em tempo real. Não é preciso esperar o fim do mês para coletar notas em papel para, então, compilar em uma planilha. Isso é coisa do passado, que demanda tempo e nem sempre é confiável. Lembra do que falamos acima sobre qualidade da informação?

Por meio do aplicativo, os recibos eletrônicos relatam exatamente o trajeto que o colaborador fez. Não tem mais como pedir que o motorista se desloque a mais só para que o reembolso também seja maior.

Além disso, facilidades como limite de corridas por funcionário e orçamento por centro de custo ajudam bastante a empresa que precisa controlar os custos.

É importante levar em consideração que o transporte é uma ferramenta de trabalho, afinal, o consultor precisa ir até o cliente. Por isso, cada real importa no fim das contas. Mas com o 99Corp, o deslocamento é feito de forma segura, com conforto e rapidez.

Avalie os gastos com telefone e internet

Assim como as despesas com deslocamento são inevitáveis, telefone e internet também são essenciais para quem trabalha em uma consultoria. Nem sempre as conversas com clientes e sócios podem ser feitas por meio do wi-fi e, por isso, os custos são altamente variáveis.

Nesse sentido, é ainda mais importante que os gastos sejam mensurados para evitar sustos. Não é só buscar por planos corporativos, mas alinhar de acordo com a necessidade da consultoria. Os consultores precisam relatar em que momento usam mais o telefone ou se o 3G é ainda mais importante para que possam trabalhar remotamente.

O ideal é conseguir equilibrar os gastos de maneira que não prejudique o trabalho dos consultores. É possível manter a qualidade dos serviços e ainda economizar. Assinar um contrato anual com outra operadora pode ser mais vantajoso do que manter a mesma empresa que não oferece flexibilidade nas tarifas.

Para que a troca não seja feita de maneira brusca, é importante pesquisar bastante, fazer benchmarking com outras consultorias e conversar com os próprios consultores. Afinal, pagar caro por um serviço ruim não é muito inteligente.

Tenha metas estratégicas para controlar os custos de uma consultoria

Não adianta gastar como se não houvesse amanhã. Por mais lucro que a consultoria dê hoje, ter metas estratégicas ajudam a controlar os custos. Qual o objetivo no curto ou longo prazo? É preciso focar em buscar clientes ou investir para mantê-los? A equipe, hoje, é suficiente para todas as demandas?

Todas essas perguntas precisam ser respondidas para que seja possível traçar as metas estratégicas e, consequentemente, alinhar com as finanças. A contratação de um consultor, por exemplo, interfere diretamente na folha de pagamento. No longo prazo, como isso afetará os custos?

O ideal é que as metas sejam pensadas em conjunto para que todos estejam a par do caminho em que a consultoria está. Para que elas inspirem mudanças, o feedback por parte dos gestores é essencial.

Reduza o uso de materiais de escritório

Com a tecnologia em nuvem e aplicativos que dispensam o papel é possível controlar os custos de uma consultoria com a redução de materiais de escritório. Estocar canetas, papéis, envelopes e outros artigos não é nada sustentável do ponto de vista financeiro. Afinal, a empresa gastou aquele dinheiro, mas ele está parado.

O papel é o melhor exemplo. A sua consultoria pode ser mais sustentável e econômica ao incentivar a digitalização de documentos, em vez de imprimir. Reúna os documentos em aplicativos compartilhados com outros colegas de trabalho e só imprima quando precisar apresentar uma proposta a um cliente.

E então? O que achou das nossas dicas para controlar os custos de uma consultoria? Dar o primeiro passo é difícil, mas com planejamento e dedicação os resultados aparecem facilmente. O 99Corp é um bom exemplo de ferramenta que vai contribuir nessa jornada.

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