Corte de custos: 6 despesas que sua empresa pode reduzir desde já

O corte de custos é uma preocupação constante dos gestores. E não é à toa! Afinal, os gastos crescem o tempo todo. Por isso, um bom gerente é aquele que está constantemente atento a esse detalhe. Como as empresas normalmente querem aumentar suas receitas e diminuir suas despesas, nada de deixar que o lucro (aquele que poderia até ser distribuído entre os funcionários) se perca em copos descartáveis e impressões desnecessárias.

O segredo está em prestar atenção aos custos organizacionais que podem ser facilmente reduzidos, de preferência sem perder tempo. Assim você consegue virar o jogo na gestão das despesas. Quer saber como alcançar essa façanha? Então confira agora mesmo as nossas dicas!

Impressões: evite desperdícios diariamente

Ao sequer pensar em enviar um novo documento para impressão, procure se perguntar por quê. Sabia que as impressões desnecessárias constituem um dos maiores custos diários das empresas? Impressões erradas, repetidas e documentos particulares, todos com cores e hachuras em excesso, podem se transformar em verdadeiros vilões dos gastos com papel e tinta — sem falar na energia elétrica.

Para tentar resolver essa questão, experimente centralizar as impressões em um computador ou delegar essa responsabilidade a um funcionário. Pensando de forma mais gerencial, que tal contratar um sistema de locação de equipamentos por meio do qual você paga pelo uso e pode controlar sua demanda? Assim consegue tanto autorizar as impressões como conferir o que foi impresso e por quem.

 

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Energia: controle essa vilã das contas

Eis aqui uma conta cujo preço sobe a cada dia: a energia elétrica. Na verdade, esse aumento é até compreensível diante da conscientização para o uso racional da energia em benefício do meio ambiente, certo? De toda forma, se na sua empresa a energia é gasta de maneira descomedida, vale repensar os hábitos de todos, conscientizando sua equipe para que:

  • Adquira o costume de desligar luzes ao deixar os ambientes;
  • Desligue os computadores ao sair — e não somente o monitor;
  • Evite deixar equipamentos sem uso plugados na tomada, porque ainda assim passa corrente.

Você pode pensar também em fazer um investimento nessa área, instalando sensores de presença para desligamento automático das luzes e substituindo as lâmpadas antigas por outras de LED, que, apesar de serem mais caras, têm maior durabilidade e economizam bastante.

Comunicação: observe a internet e a telefonia

Sem dúvida, esses são 2 itens de que você simplesmente não pode abrir mão. Mas você tem uma franquia mensal de uso de internet e telefonia que atenda às suas necessidades? Você já avaliou o uso que faz desses serviços em comparação ao que tem direito? Já pensou na possibilidade de trocar de plano ou de operadora por outras opções mais vantajosas? Aí estão bons questionamentos para começar a fazer a gestão das suas contas de internet e telefone.

Além disso, não se esqueça de delimitar o uso da internet, controlando a liberação de sites e serviços que não sejam realmente necessários aos funcionários. As redes sociais, por exemplo, além de aumentarem muito o tráfego de dados (especialmente aquelas de mídia, como o YouTube), tendem a diminuir consideravelmente a produtividade do time.

Também é possível controlar a liberação da rede somente a IPs previamente autorizados, impedindo assim que todos os smartphones, tablets e uma lista sem fim de dispositivos móveis se conecte à sua rede, baixando muito o desempenho geral e aumentando demais o tráfego de dados.

Horas extras: opte pelo banco de horas

A hora extra costuma ser um caso sério para as empresas dos mais diversos setores e tamanhos. Primeiramente, porque seu custo geralmente é 50% mais alto que a hora normal do funcionário. Em segundo lugar, porque ela também produz aumentos colaterais, como de ticket alimentação e direitos trabalhistas — férias, 13º salário e FGTS, por exemplo, que também são calculados sobre as horas extras. Por último, porque nesse contexto você se sujeita a problemas caso a jornada extra fuja das determinações legais.

Mantenha então os olhos bem abertos em relação às horas extras! Tente estabelecer formas de controle para que só sejam feitas quando realmente necessárias e, sobretudo, pague com compensação de horas. O banco de horas é a melhor forma para o gestor lidar com essa questão. Assim, além da economia com os aumentos colaterais que já mencionamos, os próprios líderes de equipe vão se preocupar com esse controle, para que não passem tempo demais com parte da sua equipe indisponível.

Juros: feche essa torneira o quanto antes

Quando falamos em dívidas caras, você imediatamente pensa em financiamentos longos? Nada disso. Na verdade, as dívidas mais caras que uma empresa geralmente tem são aquelas com altas taxas de juros. Cartões de crédito e cheque especial, além de certas modalidades de empréstimos sem garantias reais são alguns dos principais vilões em termos de taxas de juros.

Você pode avaliar sua margem de lucro líquida: 5%, 10%, 15%? Pois as taxas de juro de cartões de crédito oscilam ali, entre os percentuais mais altos. E isso significa esforço e resultado sendo jogados fora. Tem dívidas caras? Quite-as antes de todas as outras! Caso não seja possível, ao menos renegocie com o banco, tentando trocar por modalidades mais em conta.

Transporte: acompanhe cada detalhe

Além de passagens aéreas, as viagens corporativas também exigem deslocamentos de táxi. Isso sem contar com os deslocamentos dentro da cidade mesmo, para reuniões fora do escritório e visitas a clientes. Você já somou quanto gasta com isso por mês? Por mais que essa seja uma despesa necessária e estratégica, você pode sim diminuí-la.

Se você usa um sistema comum, com o funcionário tomando um táxi aleatório e trazendo o recibo para fazer a prestação de contas, sabe que está sujeito a fraudes. Afinal, por mais confiável que seja sua equipe, gerenciar é conferir e não confiar. Portanto, não dê margem às dúvidas. Nesse sentido, você pode:

  • Buscar um sistema de transporte organizado, que ofereça totalizadores e relatórios para o controle dos custos, permitindo que veja quem gasta mais e se esse consumo é realmente compatível com as necessidades da empresa;
  • Estabelecer também as políticas de uso do transporte contratado, para que todos saibam claramente sob que circunstâncias podem se valer dele e de que forma terão que prestar contas a esse respeito;
  • Usar os recursos do sistema (como seu dashboard) para ter uma visão gerencial do tema e tratá-lo de forma estratégica;
  • Livrar-se do ultrapassado uso de vouchers em papel, que favorecem fraudes e estão sujeitos a erros, passando a fazer o controle via aplicativo ou sistema;
  • Fazer o bloqueio estratégico do recurso, controlando o uso nos finais de semana e nos períodos do dia em que não é necessário.

Viu só como essas são sugestões de corte de custos realmente factíveis, ao alcance da mão e condizentes com uma boa gestão empresarial? Que tal implementar ao menos algumas delas para depois conferir, na ponta do lápis, até que ponto chegou a economia?

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