Entenda como fazer a gestão de compras empresariais

Quando o assunto é gestão de negócios, nossa atenção costuma se voltar a partes específicas do empreendimento — como vendas, divulgação e atendimento ao cliente. Realmente, tudo isso é mesmo importante, na medida em que tais fatores trazem ganhos efetivos para a empresa.

No entanto, para manter as contas no azul, o mais importante é controlar constantemente as despesas. E uma boa maneira de se fazer isso é por meio da gestão de compras empresariais. O objetivo é diminuir perdas, garantir o abastecimento da produção no tempo certo e manter os gastos sob controle.

Neste post, trazemos um passo a passo para ensiná-lo a otimizar suas compras empresariais com a ajuda do controle, do planejamento e do investimento no relacionamento produtivo e vantajoso com seus fornecedores. Ficou interessado? Então continue lendo!

Crie uma rede de fornecedores

Em vários momentos, sua empresa atua como cliente, pois precisa comprar matéria-prima, contar com serviços especializados (como de TI ou transporte) e adquirir suprimentos para o negócio, que vão desde material de escritório até equipamentos pesados.

Nesse caso, a lógica deve ser parecida com a que adotamos ao fazer compras pessoais: pesquisar os melhores preços e buscar parcerias com fornecedores para obter as melhores formas de pagamento e prazo justos de entrega.

Então mãos à obra: consulte vários fornecedores, faça uma lista completa de suas vantagens e desvantagens, bem como dos produtos oferecidos, avalie se há atendimento pós-compra, além, é claro, de considerar o preço. Organize essas informações em uma planilha, hierarquizando os parceiros para acioná-los em ordem de prioridade quando preciso.

Fique atento aos contratos

Agora que você já tem uma lista confiável de fornecedores e sabe com qual pode (e quer) contar, está na hora de fazer um contrato vantajoso para ambas as partes. A princípio, preços, prazos e serviços prestados devem ser listados.

Mas não é tudo! Inclua também termos e condições para garantir que a parceria se mantenha vantajosa. Você pode, por exemplo, atrelar a continuidade do serviço a um nível de qualidade previamente acertado.

Da mesma forma, procure estabelecer sanções prevendo a ocorrência de atrasos ou mesmo da não entrega de determinado serviço. Assim, sua empresa passa a ter garantias legais de que será atendida com o máximo de presteza e qualidade.

Controle rigidamente o estoque

A gestão de compras empresariais começa com um rígido controle de estoque. Nesse quesito, é importante equilibrar uma boa quantidade de produto disponível, ao mesmo tempo em que é preciso reduzir a possibilidade de encalhes.

Na prática, esse equilíbrio só pode ser alcançado com organização e planejamento prévio. Sua empresa precisa saber, por exemplo, quais produtos têm maior rotação e, portanto, precisam ter um maior volume estocado, bem como quais artigos dispensam estoque prévio.

Além disso, ainda é preciso determinar de quanto em quanto tempo o estoque será reabastecido, a fim de fazer encomendas de insumos e matérias-primas na quantidade ideal. Lembre-se de que compras feitas antecipadamente têm maiores chances de contar com bons descontos.

Procure automatizar processos

A automatização de processos aumenta a agilidade do negócio, diminui as possibilidades de erro humano e aumenta a produtividade da equipe na medida em que as pessoas são dispensadas de realizar tarefas repetitivas ou excessivamente burocráticas.

No item anterior, por exemplo, falamos sobre a importância de um controle rígido de estoque. Sabia que existem softwares de gestão que podem ajudar nessa tarefa? Por meio de um ERP (sigla em inglês para planejamento de recursos corporativos), você consegue associar dados de estoque e vendas, otimizando todo o processo.

Com essa ferramenta, o acesso a seu inventário estocado é facilitado, ao mesmo tempo em que consegue analisar o fluxo de vendas. Assim, caso um produto tenha sua demanda aumentada, por exemplo, o próprio software pode solicitar mais para repor o estoque. Tudo rápido e completamente baseado em dados coletados do negócio em tempo real.

 

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Treine seus funcionários

No tópico anterior, explicamos que o uso de sistemas especializados pode ser uma boa ideia para melhorar sua gestão de compras corporativas. No entanto, é preciso que os funcionários que operarão esses recursos no dia a dia estejam habituados às ferramentas e a seus procedimentos de compra.

Por isso, promova treinamento para os colaboradores conhecerem os softwares e, mais que isso, para que entendam a importância de planejar e antecipar as compras. Todos devem estar cientes, portanto, de que a solicitação de novos insumos ou serviços só deve ser feita de última hora em casos extraordinários.

Por fim, lembre-se de incentivar a equipe a manter um bom relacionamento com os fornecedores, assim como seu negócio mantém com os clientes. Afinal, estamos falando de uma parceria que não deve ser apenas financeiramente vantajosa, mas também de compreensão mútua.

Centralize decisões de compra

Um dos maiores problemas na gestão de compras empresariais está na descentralização dos pedidos. Em empresas de médio ou pequeno porte, por exemplo, é bastante comum que a reposição de insumos básicos (como materiais de escritório) seja feita pelo setor que nota a demanda primeiro ou mesmo por meio de iniciativas individuais.

O resultado aparece em forma de descontrole das compras, que pode envolver desde a inadequada descrição do pedido feito até o uso de fornecedores não listados na planilha de controle. Por isso, é essencial que o negócio tenha um profissional ou uma equipe responsável pela centralização dos procedimentos de compra.

Dessa forma, você conseguirá prever os gastos com compras, centralizar os pedidos em demandas maiores (fazendo com que o volume de compras pressione o fornecedor a oferecer descontos), além de evitar problemas com fraudes ou erros humanos.

O cuidado aqui, no entanto, deve ser para evitar que a centralização da gestão de compras empresariais se transforme em um processo exageradamente burocrático e, portanto, lento. Para evitar esse problema, use políticas claras e tenha uma equipe qualificada no comando do setor.

Aposte no planejamento

A gestão de compras empresariais deve ser firmemente baseada em um bom planejamento, que vai desde o controle de estoque, passando pela análise correta das vendas até chegar às demandas internas do negócio.

Prever os gastos com insumos e matérias-primas é a melhor maneira de antecipar compras e aumentar as oportunidades de encontrar novos parceiros ou melhorar os contratos atuais, além de ainda favorecer o planejamento financeiro de toda a empresa.

Por isso, faça com que o orçamento de cada setor do negócio venha acompanhado de uma projeção de compras a serem realizadas no próximo período (seja semestral ou anual), trabalhando para manter esse orçamento sob controle.

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