Entenda como funciona o gerenciamento para redução de custos com táxi

As inúmeras atividades gerenciais estão focadas, fundamentalmente, em dois pontos mais importantes: aumentar as receitas e minimizar as despesas. Ao olhar mais a fundo sua ampla gama de demandas — que vão de estratégias de marketing a atendimento ao cliente e pós-venda —, percebemos a mesma raiz das ações. E com razão: receitas máximas com custos mínimos é o alicerce seguro para qualquer negócio. Nesse processo, não se pode esquecer de atuar na redução de custos com táxi.

Despesas com deslocamento de funcionários estão entre as maiores de uma empresa e mesmo assim, não se pode fugir delas. O táxi é o componente silencioso que possibilita viagens corporativas, reuniões fora do escritório e, frequentemente, visitas a clientes estratégicos. E por mais que pareça ocasional, essa é uma despesa muito cara para um negócio e exige uma gestão focada em redução.

Mas como funciona o gerenciamento voltado para redução de custos com táxi? É exatamente isso que vamos entender no artigo de hoje.

O gerenciamento dos custos com táxi

O gerenciamento começa com controle de informações. Quem não mede, não gerencia: essa é uma lição básica. Portanto, o primeiro passo para a gestão de um setor, seja ele qual for, é ter total conhecimento de:

• Seu custo;
• Seus processos;
• Suas ferramentas;
• Seus riscos;
• Suas oportunidades de melhoria.

Na gestão de um processo, a primeira pergunta que um gestor precisa fazer é: “Eu tenho todas as informações?”. Somente fazendo uma avaliação geral do tema é possível gerir com eficiência.

Informação gerencial

O primeiro passo, então, é deter a informação. Ter todos os dados à mão permite que várias análises sejam feitas para determinar como promover a redução de custos. Esse levantamento deve pautado por organização e praticidade. Gestores não têm tempo a perder com informações que precisam ser organizadas e formatadas para entendimento. Quanto mais clara for, mais assertiva e prática será a gestão.

Receber, por exemplo, uma pilha de comprovantes — recibos à mão, boletos, comprovantes de cartões e vouchers — é um tiro no pé. O tempo perdido organizando todos esses dados, sem falar na imensa possibilidade de erros, destrói o foco nas atividades-fim do negócio. É preciso sempre lembrar que o custo com táxi é o meio para obter um resultado que não pode, de forma alguma, sair do foco principal de um gestor.

Otimização de processos

Intimamente relacionado ao que acabamos de tratar está a questão da otimização dos processos. Se a primeira pergunta que o gestor deveria fazer era sobre as informações disponíveis, a segunda é: “Como isso pode ser melhorado?”.

Assim, de posse dos dados iniciais, é hora de avaliar as possibilidades de melhoria: o que gera mais gastos, quando, como e por quê. Qualquer processo, por mais antigo e enraizado que esteja, pode ser constantemente melhorado. Pela evolução do negócio ou pelo avanço da tecnologia, sempre há uma forma melhor de se fazer o que já vem sendo feito. E por “melhor”, entenda-se:

• Mais prática;

• Mais econômica;
• Mais segura.

Para trabalhar cada um desses dados de forma completa, vamos tratar de cada um deles, detalhadamente.

1. Praticidade

A praticidade tem como base a organização. Um processo de excelência minimiza as atividades manuais e as automatiza tanto quanto possível, para garantir a organização das informações e os benefícios advindos dela.

Na redução de custos com táxi, busque formas efetivas de organizar o roteiro de solicitações. Tente centralizar as formas de recebimento em uma única, ao invés de misturar diversas maneiras diferentes de lidar com esses controles. Unificar as formas de pagamento, por exemplo, é uma maneira de receber todas as informações equalizadas, facilitando o controle.

É ideal, uma vez estabelecidas as normas para uso do táxi corporativo, desenhar e divulgar uma política específica a respeito. Lembre-se que mesmo que, em sua mente de gestor, todo o processo esteja claro, os inúmeros colaboradores que usam táxi a serviço da empresa também precisam ter conhecimento das suas regras. Caso contrário, a informação não vai chegar organizada e prática como deve ser.

Cabe lembrar, ainda, da praticidade para o colaborador (já que estamos falando dele!). O processo escolhido para organizar o transporte corporativo precisa pensar, também, em ações que o desburocratizem e não gerem perda de tempo. O funcionário precisa estar disponível para fazer negócios e trazer resultados; então, quanto mais prático e rápido para ele, melhor.

2. Economia

Quando falamos em economia no uso do táxi corporativo, estamos tratando de dois pontos específicos, que são:

• Opções de deslocamento mais econômicas;
• Redução de desvios de processo.

Diminuir custos, claro, começa por buscar alternativas tão eficazes mas menos dispendiosas que as atuais. Fazer contrato com fornecedores do serviço, estabelecer metas de uso e limitar as solicitações são maneiras eficientes de tornar o deslocamento corporativo mais econômico.

Por outro lado, gestores sabem dos riscos envolvidos no controle de gastos com táxi. Adiantamentos e reembolsos de despesas de viagem são frequentes objetos de fraude. Sejam quais forem as formas definidas para controle do uso do táxi, elas precisam minimizar os riscos de desvios, tanto dos recursos como da utilização do transporte, garantindo que seja para fins corporativos. Aí entra a questão da segurança.

3. Segurança

Pensar em reduzir o caminho dos recursos é um ponto-chave para a segurança do processo. O dinheiro sai da conta da empresa, vai para a do funcionário e depois é repassado ao taxista. Criar um atalho entre a empresa e o taxista é uma forma de agilizar o processo e aumentar sua segurança.

Dentro do quesito segurança, também cabe lembrar o ponto de vista do colaborador: pensar em alternativas que o mantenham dentro de um grupo de profissionais referenciados é uma garantia básica que a gestão do táxi corporativo deve oferecer.

O papel fundamental da tecnologia na redução de custos com táxi

Nesse contexto inteiro que desenhamos, o maior aliado do gestor é a tecnologia. Os softwares e aplicativos de uso do táxi corporativo podem conduzir a gestão a um patamar muito superior, pois são feitos pensando em preencher todos os requisitos mencionados acima, à medida que têm, como benefícios:

• A visão clara dos custos totais com táxi corporativos, dispostos em informações organizadas que geram subsídio para análises e estratégias de redução de custo. Tudo isso em tempo real, pelo acesso ilimitado e constante aos dados;
• A limitação periódica do total a ser gasto, favorecendo o estabelecimento e alcance de metas de consumo por gestor, departamento ou colaborador;
• A minimização de riscos dos dois lados necessários:
  • Para o funcionário, pelo controle dos taxistas cadastrados;
  • Para a empresa, eliminando o fluxo de dinheiro entre contas e reduzindo a possibilidade de fraudes.
• Melhor organização e controle de todo o processo, retirando dele os recibos, vouchers ou quaisquer outros controles impressos.

Contar com a tecnologia é utilizar do que há de melhor em termos de eficiência e otimização de processos em todos os âmbitos, inclusive na redução de custos com táxi. Para saber como a ferramenta da 99 vem transformando a gestão de transporte corporativo, visite a página do 99Corporativo e conheça todos os seus benefícios.