Conjunto de notas fiscais empilhadas

Motivos para você abandonar já a política de reembolso de gastos com transporte em sua empresa

A maioria das empresas utiliza a política de reembolso de gastos com transporte. Veja bem, é verdade que há várias vantagens nessa escolha, pois sua equipe não precisa arcar com as despesas dos deslocamentos para encontrar com clientes, fornecedores e parceiros. Essa liberdade é necessária para fechar negócios e encontrar potenciais parceiros.

Por outro lado, muitas pessoas sofrem com esse tipo de sistema. Sem o apoio de uma plataforma, um simples reembolso pode demorar semanas, se não meses. Afinal, é burocrático, exige que a nota fiscal em papel seja passada por várias áreas e não tem por trás um controle eficiente.

Por exemplo, quando um funcionário esquece a nota é uma dor de cabeça para que o reembolso seja feito da maneira correta. Outra situação que, infelizmente, é bem comum: quando o departamento financeiro depende de cooperativas ou outros tipos de empresa de transporte para enviarem o relatório para conferência.

São processos simples, mas que, a partir do momento em que há ruídos na comunicação, a política se torna um peso e pode interferir no crescimento da empresa. Além disso, uma política de reembolso de gastos com transporte que não é centralizada acaba dando abertura para que usos indevidos aconteçam.

Um funcionário pode pedir reembolso de uma corrida que tenha sido realizada fora do horário de expediente da empresa. No que isso, de fato, interfere? Faz com que as despesas com deslocamentos não sejam reais, pois o nível de transparência é baixo. E o que deveria ser uma forma de facilitar o transporte de todos pode se tornar uma fonte de gastos que uma empresa não tem como bancar.

Essas pequenas inconveniências acabam gerando desgaste para uma política que deveria resolver problemas, e não criar mais. Concorda? Ou seja, não faltam motivos para você querer abandonar esse tipo de controle. A solução é usar uma ferramenta para empresas gerenciar a mobilidade de seus funcionários como o 99Corp, que é o mais completo para sua empresa, com funções como gestão de controle em tempo real, limite de corridas por colaborador, entre outras.

Se você ainda não está convencido, reunimos, abaixo, as principais razões que mostram que a política de reembolso é coisa do passado!

O processo de prestação de contas é bem lento

Grande parte das empresas que possuem uma política de reembolso faz todo o processo de forma manual. Geralmente, o primeiro passo consiste na entrega de uma série de comprovantes por parte do colaborador para o responsável do setor Financeiro ou Administrativo. Convenhamos, só de ter que usar recibos em papel já dá margens para perdas e erros.

Em seguida, há um tempo necessário para a conferência dos dados, para que seja feita a soma de todos os recibos para então, finalmente, chegar ao número que deve ser reembolsado. Sabemos que nem sempre esse controle é priorizado, pois a área financeira de qualquer negócio precisa, também, lidar com folha de pagamento, contabilidade e fornecedores, entre outras tarefas.

Outro problema é que a prestação de contas depende da autorização de um gestor para que a transferência dos valores seja feita aos colaboradores. Infelizmente, a lentidão desse controle pode afetar outras áreas da empresa e, consequentemente, o planejamento estratégico também.

Por isso, reembolso deveria ser feito de uma maneira mais ágil e que contribua positivamente para a organização e o controle de custo da equipe. Com o 99Corp, o gestor tem acesso a relatórios de gastos com transporte corporativo em tempo real. Isso pode revolucionar a sua empresa! Pois é muito mais fácil verificar se os deslocamentos estão compatíveis com a verba de cada área. Outro detalhe: é possível definir um orçamento por centro de custo no aplicativo.

Não é muito mais fácil? Em seguida, falaremos de outro motivo para você abandonar já a política de reembolso de gastos com transporte em sua empresa, e que pesa bastante no bolso.

Desordem e falta de controle com as despesas com transporte

Se a política de reembolso de gastos com transporte em sua empresa é relevante para o funcionamento dos processos, é fundamental avaliar se o custo traz o retorno esperado. A sobrevivência de um negócio, independentemente do segmento de atuação, depende de um controle de gastos eficiente e com práticas que contribuam para esse objetivo. Por isso, cada processo é importante e não deve ser desprezado.

Muitos afirmam que a falta de controle faz parte de qualquer empresa, mas não deveria ser regra. A desordem traz prejuízos financeiros, contribui para que muito tempo seja gasto com processos simples e zera a produtividade de qualquer equipe.

Mas como saber se os gastos com deslocamentos estão acima da média? Os deslocamentos estão sendo feitos de acordo com a política de horário da empresa? Qual o colaborador usa a cota além do permitido? Se o gestor não sabe responder a essas perguntas, significa que a desordem impera na política de reembolso com gastos de transporte.

Ao centralizar o transporte de sua equipe no 99Corp é possível definir regras para facilitar a vida de todos. Não acredita? Na plataforma, cada corrida de cada colaborador fica registrada. A justificativa também é obrigatória, o que evita que a equipe use o recurso sem planejamento.

É possível ter uma visão macro dos gastos com deslocamento da sua empresa. E, como não poderia ser diferente, o gestor também tem detalhes de cada um. Afinal, os recibos eletrônicos não possuem validade e podem ser consultados sempre que for necessário.

Outra vantagem competitiva que a empresa ganha ao abandonar a política arcaica de reembolso de gastos com transporte é ter relatórios em tempo real. Não é preciso esperar virar o mês ou aguardar que cada colaborador envie as notas para conferência. Nesse sentido, a produtividade de várias áreas pode aumentar de maneira significativa.

Somente com o auxílio do 99Corp é possível ter uma gestão de controle baseada em dados confiáveis e informações sobre como os deslocamentos estão sendo realizados. Assim sobra mais tempo para definir metas estratégicas, revisar processos e, consequentemente, contribuir para o crescimento do negócio.

O custo do reembolso de gastos com transporte é elevado

Quem não mede não tem como cortar custos. Essa frase é muito utilizada por gestores, mas é a mais pura verdade. E, para muitas empresas, o capital necessário para realizar o reembolso de gastos com deslocamentos realmente é bastante elevado. Para que as despesas com transporte não pesem tanto nas finanças é importante ter ajuda de uma ferramenta prática.

Parar de marcar reuniões com clientes e parceiros e deixar de viajar para participar de feiras e workshops não são soluções cabíveis. A empresa pode perder muito mais do que ganhar com essa decisão. Por isso, com o 99Corp é possível manter um orçamento com centro de custo que ajudará qualquer gestor a ter um controle eficiente e tomar melhores decisões.

O que achou dos motivos para você abandonar já a política de reembolso de gastos com transporte em sua empresa? Reflita e coloque em prática as dicas que reunimos acima. A mudança será difícil no começo, mas a plataforma do 99Corp vai ajudar bastante o processo!

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