Um dos pontos mais importantes para manter a produtividade é, também, algo que acaba muitas vezes sendo ignorado: a organização do escritório. A maioria das técnicas dá destaque à gestão de tempo, seja por manter as prioridades certas ou por seguir métodos que ajudam a se concentrar e realizar mais tarefas em períodos menores.
Mas como a organização do ambiente de trabalho pode afetar a sua produtividade e, mais importante, o que fazer diante disso?
Veja agora por que a decoração e até detalhes aparentemente insignificantes do ambiente têm grande impacto sobre a forma de desempenhar sua função e a qualidade final do que você produz.
Como a organização do escritório afeta a produtividade
Talvez você nunca tenha parado para pensar em como a organização de escritório tem um papel tão destacado na produtividade de todos na empresa. Pode até ser que esteja acostumado a trabalhar no meio da bagunça já por um bom tempo. Se esse for o caso, pode ser que você e seus funcionários estejam desempenhando abaixo do que poderiam.
A explicação é bem lógica: o nosso cérebro funciona de forma incrível e criativa, processando cada detalhe do que está à nossa volta para nos ajudar a realizar as tarefas que temos em mãos.
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Quanto mais bagunçado o escritório, mais detalhes desnecessários o cérebro precisa processar, o que tira parte do foco na atividade sendo realizada e nos deixa mais lentos, ou seja, menos produtivos.
Além disso, a bagunça toma mais tempo para encontrarmos os materiais que precisamos e completar até mesmo as tarefas mais simples. Já aconteceu, por exemplo, de você perder cinco minutos procurando por um grampeador ou um clipe de papel só para prender um documento qualquer?
Essas situações passam despercebidas, mas quando pensamos em todo o tempo perdido por conta da falta de organização de escritório, se torna clara a necessidade de fazer algo a respeito.
Veja também: Autonomia No Trabalho: Aprenda A Ter Mais Produtividade Na Empresa ☺
Sabendo que a organização fará toda a diferença na produtividade, de forma individual e coletiva, você deve estar se perguntando o que fazer para deixar o escritório em boas condições, certo? Felizmente, nós também pensamos nisso, e separamos 5 dicas práticas que vão ajudá-lo a lidar com alguns dos principais vilões de qualquer escritório:
- Falta de espaço;
- Acúmulo de papel;
- Hábito de deixar tudo desarrumado.
Por tanto, vamos conferir algumas dicas e ideias para deixar o seu escritório mais enxuto e aumentar a produtividade e concentração de todos? Confira a seguir.
10 dicas para melhorar a organização do escritório
- Cadê o papel que estava aqui?
Você já se viu na situação de não encontrar um relatório, lista ou pior: um documento ou contrato? Pois, este é um dos principais problemas trazidos pela desorganização.
Se não há um padrão ou arquivo para arquivar cada documento de acordo com o seu tipo, nem adianta se enganar dizendo a si mesmo que sempre sabe onde está guardada cada uma das papeladas. Por tanto, nossa primeira dica é que você invista em uma organização que seja seguida à risca por todos os colaboradores.
Treine a equipe para que saibam exatamente onde e como armazenar cada um dos papéis. Outra ótima opção é usar recursos tecnológicos como o uso da nuvem, você vai ver mais sobre isso a seguir.
- Use objetos que economizam espaço e facilitam a comunicação
Um problema que muitas empresas enfrentam é a falta de espaço. Algumas das razões para isso são o alto preço do aluguel, o crescimento rápido da equipe ou a falta de melhores opções dentro da área escolhida para sediar a empresa.
O fato é que esse problema pode ser resolvido, ao menos em parte, pelo uso de objetos que economizem espaço, como caixas organizadoras.
Elas podem guardar grandes quantidades de objetos menos utilizados, mas ainda assim mantê-los à disposição quando necessário.
Outra boa opção são os quadros de comunicação, que podem servir para distribuir avisos coletivos e realizar reuniões abertas de planejamento com maior clareza e sem o uso de papel.
Invista também no uso de pastas organizadoras com etiquetas identificadoras. Elas podem servir para armazenar os documentos que precisam ter versão física e necessitam ser consultados com alguma frequência.
Aposte também nos porta-canetas para diminuir aquela imagem de vários materiais de escritório espalhados sobre a mesa. Certifique-se também que todos os colaboradores têm gavetas e locais adequados para guardar o material de uso pessoal ou compartilhado no escritório.
- Cuidado com o excesso
Outra dica importante é com o excesso de materiais, como papéis rascunhos, canetas sem tinta e equipamentos quebrados sem planos para manutenção.
Jogar alguns itens fora esporadicamente é essencial para a organização de escritório. Por tanto, abra a sua gaveta e confira se não está na hora de se desfazer de alguma coisa. Os móveis não podem ser um compartimento para armazenar bagunças ou itens sem utilidade.
- Cuidado com os cabos na organização do escritório
Se o seu escritório está repleto de cabos para todo os lados, saiba que isso pode aumentar o risco de alguém enroscar o pé e causar um acidente, como também prejudica o visual da sua empresa, especialmente se recebem clientes.
Use organizadores de cabos e instale fontes e extensões para que não seja preciso esticar diversos fios pelo imóvel.
- Faça a decoração com móveis funcionais
Nos últimos anos, se tornou tendência o uso de móveis funcionais nas empresas, e isso tem um bom motivo: eles servem tanto como peça de decoração, alegrando e embelezando o ambiente, quanto para facilitar o trabalho.
Os mais comuns são os móveis que têm duas funções diferentes e economizam espaço quando não estão em uso.
Isso normalmente é feito com peças que utilizam áreas pouco aproveitadas, como as paredes, que são um bom exemplo dessa mudança no uso do espaço.
Antes usadas apenas para pendurar quadros, elas agora podem abrigar prateleiras discretas e muito úteis, que dispensam o uso de armários robustos e ajudam na organização de escritório.
Mas de nada adianta apostar neles e organizá-los de uma forma pouco funcional, certo? Por tanto, escolha os melhores lugares e tenha certeza que será possível ter acesso rápido e fácil, sem ter que empurrar mesas ou precisar se apoiar em cadeiras para pegar algo nas últimas prateleiras.
- Personalização da mesa
Personalizar a mesa é uma boa ideia, os colaboradores podem levar plantinhas, fotos da família, bibelôs e outros itens. Mas aqui também vale tomar cuidado para não pecar pelo excesso. Oriente que não levem muitas peças e mantenha tudo sempre limpo e visualmente organizado.
- Documentos digitais facilitam a gestão
Como dito no primeiro item, este é sem dúvida um dos principais problemas da falta de organização de escritório e tem a ver com o acúmulo de papel. Afinal, essa é uma questão muito complexa de resolver.
Por um lado, muita papelada desnecessária fica acumulada, em parte por falta de cuidado ou pela correria do dia a dia. Por outro, muitos documentos precisam ser guardados por anos, por sua importância jurídica e fiscal.
Ter um profissional cuidando apenas dos arquivos é simplesmente impensável, então o que fazer para resolver isso? A melhor solução é automatizar e simplificar a gestão de documentos por meio de soluções digitais que podem aumentar a produtividade.
Hoje em dia, há excelentes opções de serviços que permitem fazer uma gestão de todo tipo de documento, até mesmo transformando imagens em arquivos de texto com reconhecimento de caracteres.
Algo assim limparia quase completamente o ambiente e acabaria com as dores de cabeça para encontrar qualquer tipo de documento.
Ei, e também não se esqueça dos recibos de reembolso! Esses além de tomar espaço também tomam tempo. Mas saiba que com a 99 Empresas os recibos de corridas são todos digitais e não é preciso fazer reembolso dos colaboradores. Se quiser conhecer mais benefícios sobre e como se tornar parceiro clique aqui!
- Use bons aplicativos corporativos
Existem aplicativos corporativos que podem ajudar muito na organização do escritório e da agenda. Hoje em dia, para cada necessidade de uma empresa, existem soluções tecnológicas de qualidade no mercado — desde os apps de comunicação interna e gestão de projetos até a contratação de serviços comuns.
E assim como no caso da gestão de documentos, esses aplicativos servem para automatizar tarefas comuns, facilitar as interações com os clientes e reduzir custos, tudo isso sem gerar mais papéis que precisam ser guardados ou descartados.
Conheça alguns deles:
- Google Drive – (Ideal para trabalho em equipe e compartilhamento de documentos digitais);
- Trello – (Gerenciador de times e projetos que irá ajudar a reduzir lembretes em papel e falhas na comunicação);
- Monday.com – (Gestão de projetos e equipes de forma virtual que simplifica visualização de tarefas e prazos).
- Rotina de organização
Se o time todo não colaborar não há escritório que pare organizado. Instrua a sua equipe para que sempre após o término do trabalho, limpem as mesas, guardem o material de escritório e desliguem os computadores.
Essas pequenas atitudes ajudam com que a empresa fique sempre limpa e organizada. Claro, que de forma alguma essa pequena limpeza deve substituir o serviço de faxina feito pelos profissionais designados especialmente para essas tarefas.
- Motive seus colaboradores com a organização
Por fim, nenhuma dessas dicas vai ser suficiente se a ideia de manter o escritório bem organizado não se tornar um hábito compartilhado por todos. Pensando nisso, é essencial que você torne essa tarefa suave e constante. Como?
Implemente as mudanças aos poucos, eduque a equipe e tire um tempo para organizar o ambiente de trabalho, no início de cada dia ou antes de encerrar o expediente.
Essas pequenas ações serão suficientes para manter os colaboradores motivados e produtivos, com o escritório organizado e sem desperdícios.
A organização de escritório pode mudar completamente a produtividade de todos na empresa. O melhor é que isso pode ser feito sem precisar gastar muito tempo aprendendo novas técnicas complexas ou investindo muito dinheiro. Basta seguir as orientações práticas que mostramos aqui. E aí, vamos começar?
Gostou dessas dicas para deixar o seu escritório mais organizado? Que outras técnicas você costuma usar para aumentar a produtividade no trabalho? Conte para nós, deixe seu comentário!
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