Os pilares da empresa: planejamentos estratégico, tático e operacional

Planejamento: essa definitivamente é uma das chaves para o êxito de qualquer negócio. Afinal de contas, por meio dele é possível estabelecer as ações necessárias para alcançar os objetivos e as metas empresariais.

Mas sabia que o planejamento tem 3 níveis e precisa ser estruturado levando cada um deles em consideração? Apresentamos os pilares da empresa: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional.

Correlacionando recursos, tempo e atitudes pontuais, é possível traçar formas de transformar teoria em prática, impulsionando o empreendimento e trazendo os tão desejados resultados. Tudo isso com foco nos objetivos propostos de curto, médio e longo prazos — seja expansão do negócio, aumento do quadro de funcionários, melhora das rotinas ou lançamento de novos produtos.

Contudo, para que cada etapa do planejamento empresarial realmente dê certo, é preciso que os 3 níveis sejam feitos em sintonia. Um simples erro de integração entre eles e os objetivos provavelmente não serão atingidos.

Para saber como dar andamento simultâneo a tudo isso, confira nosso post de hoje!

A importância para as empresas

Um equívoco bastante comum de muitos empreendedores — especialmente dos iniciantes — é focar apenas em um dos níveis de planejamento, deixando os demais de lado. Alguns dos problemas que essa atitude gera são:

• readequações constantes no fluxo de trabalho;
• retrabalho, com perda de recursos e produtividade;
• falta de comunicação entre setores e níveis hierárquicos;
• confusão entre os processos novos, idealizados de forma estratégica e tática pelos gestores, com os antigos, que continuam a ser realizados pelo nível operacional.

Para viabilizar o alcance de objetivos, estabilizar o nível hierárquico e os efeitos na empresa, as diferenças entre os planejamentos estratégico, tático e operacional demandam tempo.

Todavia, para obter resultados satisfatórios e otimizar a atuação do negócio, é importante que tais planejamentos sejam elaborados em conjunto e que sejam devidamente relacionados, para que possam fornecer o suporte adequado uns aos outros.

O planejamento estratégico

O planejamento estratégico pode se traduzir como sendo a elaboração de propósitos amplos e com foco no longo prazo — geralmente entre 5 e 10 anos — mirando nos cenários e situações desejados. Aqui, cabem estratégias como:

• ter 30% do market share do mercado de atuação;
• ser líder em determinado segmento ou produto;
• inaugurar uma nova filial;
• diminuir os custos do negócio em 20%.

Em resumo, o planejamento estratégico envolve as grandes decisões e os objetivos que a empresa deseja atingir. Sua delimitação é de responsabilidade da diretoria, do CEO, do proprietário ou de outros profissionais envolvidos na administração.

Também entram nesse grupo a confecção da missão, da visão e dos valores do negócio, bem como a ordenação e o efetivo uso dos recursos disponíveis.

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O planejamento estratégico dita os rumos que a empresa deve seguir, com foco em atingir determinados cenários no futuro. Aqui os planos são mais amplos, sem grandes detalhes.

Ele deve ser feito em sintonia com o mercado, aproveitando instrumentos que permitam mensurar e analisar fatores internos e externos para a elaboração dos objetivos. Assim, se o cenário é de crise econômica, por exemplo, os objetivos devem ser realistas, evitando projeções que dificilmente serão alcançadas.

Como colocar o planejamento estratégico em prática?

O passo inicial é dado nas reuniões de gerência, para planejar os próximos exercícios. É ideal que participem da sua elaboração outros setores que também são impactados como as decisões, como o contábil e o financeiro. Assim, as metas estabelecidas também vão guiar as rotinas de cada um deles e direcionar suas prioridades.

Verifique formas de mensurar o alcance das metas estabelecidas periodicamente. O ideal é encontrar os KPI (Key Performance Indicators ou Indicadores-chave de Performance) que deem uma visão clara do desempenho da empresa em relação ao esperado.

Assim, se preciso, pode-se tomar rumos diferentes para alcançá-los, caso a gestão perceba que os iniciais não estão trazendo o resultado desejado.

É importante elaborar dashboards que ofereçam uma visão geral de cada um dos KPIs, além de outras, setorizadas. Por exemplo:

• comparativo entre esperado e realizado para cada indicador ou meta;
• desempenho no decorrer do período, mostrando pontos de medição mensais ou quinzenais;
• resultados por setor, para identificar possíveis gaps de atuação.

Lembre-se que, pela maior abrangência do planejamento estratégico, não vale a pena fazer medições diárias ou reuniões muito frequentes, que possam sobrecarregar rotinas e pressionar negativamente as equipes. Defina, antecipadamente, um calendário de reuniões espaçado — a cada trimestre, por exemplo — para analisar resultados e sugerir mudanças.

O planejamento tático

O planejamento tático já é mais detalhado que o estratégico, pois contém passos e metas para o alcance dos propósitos traçados pela diretoria. Nele, os objetivos da empresa são fragmentados em subdivisões setoriais — ou seja: para cada departamento organizacional.

O planejamento tático deve ficar sob responsabilidade da gerência intermediária, que elabora processos e adota ferramentas com o objetivo de atingir as estratégias da empresa.

O tempo para execução de cada plano proposto varia de 1 a 3 anos. Portanto, suas ações são de médio prazo, podendo incluir:

• definição e execução de um plano de marketing;
• reestruturação de um setor;
• cortes de custos e otimização de recursos em um ou mais departamentos;
• melhorias em processos de ponta a ponta nas equipes.

Quando cada setor consegue alcançar seus propósitos táticos, as chances de a organização atingir seus objetivos estratégicos aumentam.

Como colocar o planejamento tático em prática?

Como ele é algo mais direto e diretamente aplicável à rotina da empresa, é importante pensar na integração das equipes, que precisam compreender a razão das ações propostas — especialmente se incluem mudanças e cortes de custos — e se sentir parte do processo.

Antes de levar a cabo as ações previstas, os gestores devem conversar com seus times. Cada colaborador deve entender o motivo das mudanças e perceber a importância delas, compreender seu papel para o sucesso desses projetos.

Determine, ainda, o passo a passo para a execução dessas atividades, definindo cronogramas com demarcação periódica de conclusão. Por exemplo: se um setor será reestruturado, especifique prazos para:

• reformulação das equipes, que pode envolver mudanças no time e contratação de novas pessoas;
• mudanças estruturais, como reformas, aquisição de mobiliário ou alteração de salas;
• aquisição de material, como novos notebooks, smartphones etc.

É importante que as ações propostas tenham calendário definido e divulgado, com datas certas para iniciarem e serem concluídas, e que esse cronograma seja amplamente divulgado aos times envolvidos.

A reestruturação de processos também demanda a mesma preocupação. Se você vai abandonar um processo inadequado ou obsoleto, substituindo-o por outro, mais moderno, menos burocrático e mais avançado tecnologicamente, apresente os recursos ao seu time e explique os benefícios que isso trará.

Defina etapas de implantação, especificando:

• quando o novo sistema base (seja um software, plataforma ou app) será adquirido;
• quando serão os treinamentos;
• qual a data de start (que pode ser feito por etapas);
• qual a prazo para que haja integração completa ao novo processo.

A especificação de prazos é fundamental, pois engaja as equipes, que sabem até quando precisam concluir suas demandas e o que esperar, ao final das mudanças. Ninguém fica inseguro sem saber se as ações planejadas já foram concluídas, se foi possível levá-las a cabo e se tiveram sucesso em sua aplicação.

Utilizando a ferramenta PDCA

O ciclo PDCA é extremamente aplicável ao planejamento tático, pois envolve todas as etapas de acompanhamento de uma ação, especialmente para aquelas de duração intermediária, nas quais é mais fácil perder a correlação entre ação e resultados.

Suas etapas (Plan, Do, Check, Act) permitem tomar decisões planejadas, acompanhar sua execução, encontrar desvios de processo e pontos de melhoria, além de, por fim, fazer modificações para melhoria contínua.

O planejamento operacional

No planejamento operacional do negócio, os processos e as ações elaborados pelo nível tático se tornam rotinas e tarefas concretas. Esse é o nível que demanda menos tempo de abrangência — normalmente apenas alguns meses.

Aqui, o nível de detalhamento é alto, incluindo as pessoas responsáveis por determinadas atividades, os procedimentos básicos a serem feitos, os recursos e equipamentos para a execução de tarefas, os resultados pretendidos e até a análise de riscos.

Algumas ações do planejamento operacional envolvem:

• implantação de soluções tecnológicas visando, por exemplo:
  • otimização de gastos com transporte de funcionários;
  • maior organização das rotinas;
  • melhoria da eficiência dos canais de comunicação;
• estabelecimento de parcerias com objetivos específicos, como diminuição de custos em relação a um determinado procedimento;
• implantação de uma nova etapa ou rotina, visando aperfeiçoar um processo tático mais amplo;
• desenvolvimento de ações para gerenciar o fluxo de caixa de forma mais eficaz;
• adoção de um novo canal para melhorar a comunicação com os clientes.

Vale lembrar que o planejamento operacional está diretamente ligado às atividades do cotidiano, ao que os funcionários fazem no desempenho de suas funções.

Por isso, as ações operacionais devem ser planejadas em conjunto com eles. Assim, as práticas adotadas podem fornecer o suporte adequado para que eles trabalhem corretamente.

Também é interessante destacar que as ações operacionais costumam ser as mais formalizadas, tendo procedimentos bem estruturados.

Como aplicar o planejamento operacional?

Dada a praticidade desse tópico, o foco da aplicação deve ser bem objetivo. Você também pode definir KPIs de acompanhamento, mas mensurados de forma diária, por exemplo. Como trata-se de algo mais imediato, cada dia fora da curva esperada pode comprometer o alcance das metas.

Apoie-se em planos de ação e planos de voo, que elencam as atividades por dia e tenha um comparativo visual do executado versus esperado. Mantenha essas informações ao alcance de seu time, enviando informações diárias às equipes relacionadas, para que cada um se responsabilidade por seu desempenho, de forma autogerenciada.

Utilizando o modelo de plano de ação 5W2H

A ferramenta conhecida como 5W2H é um modelo amplamente utilizado para planejamentos operacionais, pois trazem basicamente todas as informações necessárias a um plano de ação. São elas:

1. What (O que): especifica o que precisa ser feito;
2. Why (Por que): esclarece por que isso é necessário, ou seja, qual a importância da ação;
3. When (Quando): define até quando cada tarefa precisa ser concluída;
4. How (Como): especifica a forma como o plano deve ser executado, elencando as ações práticas esperadas;
5. Who (Quem): nomeia um responsável pela ação, dando-lhe a responsabilidade de acompanhá-la e garantir sua execução;
6. How Much (Quanto): define o budget disponível para a ação, ou seja: o orçamento previsto para executá-la;
7. Where (Onde): determina o âmbito da ação, mostrando onde ela será aplicada.

O quadro Kanban, que sinaliza — usando cartões coloridos como recursos visuais — responsabilidades, etapas e prioridade de cada ação, também pode ser de grande utilidade na execução do seu planejamento operacional.

Os pilares em conjunto

Desde o início, esses 3 níveis precisam ser pensados em conjunto, com todos os envolvidos colaborando entre si. Eles também demandam certa flexibilidade, de modo a incluir readequações ao longo do tempo, de acordo com os cenários e as necessidades surgidas no mercado e nos processos internos. É fundamental, portanto, que estejam sempre atualizados.

Além disso, o planejamento deve ser feito de um jeito que cada nível forneça suporte aos demais, sendo estruturado de forma sequencial e não isolada.

Uma empresa pode planejar estrategicamente a redução dos custos nos próximos 5 anos, por exemplo. Na parte tática, cada setor ficaria encarregado de estabelecer metas de diminuição de gastos próprios a seus processos.

Nesse caso, a área responsável pelos transportes pode decidir otimizar despesas envolvendo especificamente o deslocamento de funcionários para suas residências.

Isso pode ser feito com a definição e o devido alcance de metas pontuais, que poderiam incluir a otimização do uso de táxis e a adoção de um aplicativo para controlar melhor esse procedimento.

As ações operacionais também compreenderiam atividades diárias de monitoramento, de modo a observar se os resultados de economia propostos estão sendo alcançados.

Viu como a união desses 3 níveis de planejamento é fundamental para todo empreendimento que deseja crescer de forma sustentável e com bom desempenho? Mas é importante lembrar que apenas planejar adequadamente não basta.

É preciso saber comunicar os objetivos propostos por cada nível, a fim de que os funcionários de cada área colaborem entre si da melhor forma possível. A comunicação tem o potencial de integrar suas equipes aos planos da empresa, aumentando sua sensação de pertencimento e, por conseguinte, sua motivação.

Agora, você já sabe mais sobre como esses importantes pilares da empresa se relacionam! Que tal acompanhar nossas publicações? Siga a 99 nas redes sociais. Oferecemos dicas para ajudar em sua gestão no Google +, Facebook, Twitter e no LinkedIn!