Desenho mostra imagem de um notebook, mapa, engrenagens, currículo e tablet em volta de uma nuvem que representa armazenamento em nuvem

7 dicas para reduzir o consumo de papel na sua empresa

Se uma empresa quer ampliar seus lucros sem repassar aumento de preço aos clientes, uma boa política é enxugar os custos. O que muitos gestores não percebem é que uma parte massiva dos custos não vem de aspectos grandes da operação, mas sim de detalhes. Um dos melhores exemplos é a falta de controle no consumo de papel.

Pense em quanto papel sua empresa utiliza todos os dias. Considere que cada fardo com 500 folhas pode custar R$20 ou até R$30. Individualmente, parece um valor insignificante, mas faça as contas e você verá que, ao longo de um ano, o custo total desse material é bastante expressivo.

Existem maneiras melhores de trabalhar, que reduzem o consumo de papel. Assim, sua empresa poderá economizar e, ao mesmo tempo, desenvolver uma consciência em relação à saúde do meio ambiente. Se você gostou da ideia, confira nossas dicas!

1. Imprimir em frente e verso

A primeira dica é focada em aproveitar melhor o papel. Afinal, usar apenas um lado é um grande desperdício! Em vez disso, você pode criar um regulamento para que todas as impressões sejam feitas em frente e verso. Ensine os colaboradores a escolher essa opção na hora de enviar um arquivo à impressora. Se for possível, já deixe as máquinas programadas nessa opção.

2. Instituir uma meta de 0 impressões erradas

Um grande problema nas empresas é a realização de impressões erradas. O documento precisa ser inutilizado e o papel (ou melhor, o dinheiro) do negócio vai direto para a lata do lixo. Então, uma boa dica é criar uma campanha interna forte, divulgando a meta de 0 impressões erradas.

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Peça aos colaboradores que sempre verifiquem duas vezes antes de enviar um arquivo para impressão. Institua responsáveis para fiscalizar essa meta. Você pode até mesmo oferecer um prêmio para os setores que conseguirem atingi-la, como forma de incentivo.

3. Trocar informações por via digital

Memorandos? Mural? Jornal corporativo impresso? Tudo isso é coisa do passado. A troca de informações em uma empresa agora pode ser feita completamente por meios digitais. Alguns exemplos:

  • para se comunicar especificamente com um colaborador, ou um grupo restrito de colaboradores, use o e-mail corporativo;
  • para transmitir um comunicado geral, coloque uma notificação para todos os usuários na intranet ou no sistema de gestão;
  • para conversas mais ágeis, use aplicativos de mensagens instantâneas, como Skype, Google Hangouts ou Microsoft Lync.

4. Utilizar assinaturas digitais

Os documentos em empresas frequentemente requerem assinatura. É o caso, por exemplo, de uma requisição de compra. Não é mera burocracia, você precisa ter a certeza de que a solicitação foi aprovada por um responsável, antes de executá-la. Então, seria impossível encontrar uma solução que não envolva o consumo de papel, certo?

Errado! Hoje é muito fácil assinar digitalmente qualquer documento. Por meio do software Adobe Reader, por exemplo, você pode fazer upload de um modelo de sua assinatura e então aplicá-lo a PDFs. Depois, basta salvar o arquivo com a assinatura e enviar como anexo de e-mail, eliminando a necessidade de qualquer impressão.

E fique tranquilo, pois o procedimento é simples e seguro! Não exige nenhuma habilidade especial dos usuários e sua assinatura permanece vinculada à sua conta, para que outras pessoas não possam usá-la indevidamente.

5. Adotar serviços de armazenamento em nuvem

Um dos motivos pelos quais as empresas ainda resistem à redução do consumo de papel é a perspectiva de que um documento impresso está mais seguro. É daí que surgem aquelas salas enormes lotadas de arquivos, gerando, além de tudo, um desperdício de espaço.

Se você está preocupado com a proteção dos documentos, saiba que os serviços de armazenagem em nuvem resolvem esse problema. Como nada fica salvo na memória física de um computador, os arquivos permanecerão a salvo e poderão ser recuperados a partir de qualquer outra máquina — mesmo que haja algum problema no seu setor de TI.

Existem diferentes opções de serviços nessa categoria, oferecidos por empresas como Microsoft, Google, Dropbox e Amazon. E vale lembrar que você pode assinar um plano de armazenagem condizente com as necessidades de espaço da empresa, quer seja 100Gb ou 10Tb.

6. Acabar com os relatórios impressos nas reuniões

Algumas pessoas têm o hábito de imprimir uma cópia de todos os relatórios para cada um dos participantes da reunião. Elas acreditam que isso vai facilitar o acompanhamento da explicação. Inclusive, fazem cópias coloridas “porque fica mais bonito” — e acabam gastando desnecessariamente com papel e tinta ao mesmo tempo.

Na verdade, tudo que essa prática consegue é distrair a atenção das pessoas. Elas vão olhar para o papel em vez de ouvir a sua apresentação.

Então, esqueça os relatórios impressos! Coloque suas tabelas e gráficos em uma apresentação de slides bem-feita. É um método muito mais prático, e ainda colabora para o sucesso de qualquer negociação que você queira realizar, por exemplo, durante uma reunião externa com clientes.

7. Emitir Notas Fiscais Eletrônicas aos clientes

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada pelo Ministério da Fazenda para substituir a versão impressa. A troca acontece aos poucos, mas muitas empresas já estão habilitadas a utilizar essa modalidade de documento fiscal.

A NF-e tem muitas vantagens. Além de gastar menos papel, você agiliza o processo de envio da nota fiscal, elimina os riscos de perda desse documento no transporte e também facilita a organização interna do seu cliente. Afinal, não é nada fácil guardar as notas fiscais impressas de cada compra realizada!

Mas atenção: existem vários requerimentos e normas para a emissão da NF-e. Se você ainda não está habilitado, procure informar-se com a Secretaria da Fazenda do seu estado ou pelo site oficial do governo federal.

A 99 já aderiu a uma prática semelhante à NF-e. Agora, após cada corrida, o usuário recebe um recibo eletrônico. Dessa maneira, fica muito mais fácil controlar seus gastos com transporte ou solicitar um reembolso. Tudo isso sem aumentar o consumo de papel no planeta!

O que você achou das nossas sugestões? Com certeza você quer ainda mais dicas para reduzir os custos na sua empresa, certo? Então, aproveite para assinar nossa newsletter e ficar por dentro de todos os conteúdos da 99!

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