Reuniões produtivas: chega de perder tempo com o que poderia ter sido apenas um e-mail

Saber se as reuniões da sua empresa estão sendo de fato produtivas e trazendo resultados é sempre uma dúvida dos gestores. Reunir a equipe para pensar novas estratégias, ter novas ideias ou apresentar projetos precisa ser proveitoso para não acabar gerando apenas tempo perdido para todos.

Apesar de não haver uma fórmula, existem algumas estratégias que podem deixar a reunião mais produtiva. Afinal, quem nunca saiu de uma pensando que ela poderia ter sido um e-mail?

Para evitar esse cenário, separamos algumas dicas a seguir. Leia e confira como manter o foco de todos na hora de conversar com a equipe.

Reuniões produtivas não podem ser longas

Nada mais improdutivo do que uma reunião longa e que não é objetiva. Todos ali reunidos, dedicando seu tempo precioso, que poderia ser gasto produzindo mais, apenas tentando focar no que está sendo dito na sala. Para evitar esse tipo de situação, faça reuniões de no máximo uma hora de duração. Acima disso, dificilmente alguém conseguirá se concentrar.

Escute mais do que fala

Reunir sua equipe para falar durante uma hora ininterrupta não é o melhor modelo de reunião. Um bom líder deve ouvir seu time mais do que fala. Seja pontual, levante os assuntos necessários e, após isso, dedique-se em prestar atenção no que as pessoas da sala também têm para dizer.

Como fazer reuniões produtivas na prática?

O estudo chamado ‘Como CEOs Americanos e Japoneses Gastam Seu Tempo’ apontou que os orientais gastam até três horas por semana a menos em reuniões em comparação com os americanos. Isso porque conseguem distribuir as informações de uma forma melhor.

Na próxima vez que for marcar uma reunião, siga essas dicas simples para ganhar o tempo e a atenção integral do seu time:

  1. Agende a reunião com antecedência;
  2. Defina os objetivos da reunião e não os temas. Assuntos amplos são muito subjetivos;
  3. Estimule e dê espaço para que todos contribuam na reunião;
  4. Foque em encontrar respostas ou planos. Ninguém pode sair fazendo tudo igual, como antes da reunião;
  5. Se o assunto for correção de postura ou métodos, estipule prazos para que isso seja concluído;
  6. Prepare sua reunião antes. Improvisos nem sempre dão certo;
  7. Peça uma prévia preparação ao seu time quando for o caso;
  8. Assuntos particulares ou que dizem respeito a somente um colaborador não devem fazer parte de uma reunião de equipe;
  9. Use recursos como chamadas de vídeo para fazer reuniões rápidas com colaboradores que estejam em locais diferentes;
  10. Quando for possível, resolva com um e-mail;

Como ser mais produtivo depois da reunião?

Depois de uma reunião é comum o ritmo do trabalho diminuir ligeiramente. Essa é a primeira barreira a vencer, por isso elas não podem ser muito longas.

Inclusive, especialistas ouvidos pela Exame, indicam que as reuniões devem ser marcadas sempre pela manhã e preferencialmente na segunda-feira. Dessa forma, já é possível testar as propostas apresentadas nos dias seguintes.

Mas para aplicar a produtividade usando o que foi passado dentro da sala de reunião é preciso seguir algumas dicas para fazer o tempo de todos valer a pena. Como:

Para o líder:

  • Faça uma ata da reunião e compartilhe com todos;
  • Indique o que é esperado de cada um após a reunião;
  • Coloque em prática o que foi passado na reunião no dia seguinte (nada de adiar);

Para os colaboradores:

  • Use as anotações feitas como complementação da ata;
  • Apresente as dificuldades no decorrer do processo;
  • Não saía da reunião com dúvidas;

As reuniões da sua empresa têm sido produtivas? Compartilhe sua experiência e técnicas nos comentários com os outros leitores. Quer conhecer uma opção prática e econômica para que todos cheguem rapidamente nas reuniões? Clique aqui descubra como a 99 Empresas pode te ajudar independentemente do tamanho da sua empresa!

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