Desenho mostra três telas. Da esquerda para direita: Tela de um computador, tela de um tablet e a tela de um smartphone. As telas não tem nenhuma palavra, mas parecem reproduzir o layout de um site. O fundo da imagem é azul.

Transformação digital: como a empresa deve se preparar?

A transformação digital é um tema que está na cabeça dos empresários, empreendedores e gestores em geral. Esse nome parece vir acompanhado de várias promessas tentadoras, como aumento em eficiência, em produtividade e em lucratividade. E, por esse motivo, existe uma vontade de fazer com que a organização atinja essa transformação rapidamente, para colher logo os frutos.

O problema é que a transformação digital não pode ser feita às pressas. Como todo processo que envolve mudanças profundas, o seu ritmo é gradual, consiste em etapas. Vai desde entender o que realmente significa a transformação digital (e como ela afetará o modelo de negócio e a dinâmica de trabalho da empresa), passa por todas as etapas de planejamento e implementação e, ainda, pelo acompanhamento dos resultados e melhoria contínua.

Neste texto, vamos focar principalmente a questão do planejamento, pois sabemos o grande peso que essa etapa traz sobre os resultados finais. Assim, separamos 7 dicas sobre como conduzi-la da melhor maneira. Confira:

1. Realizar diagnósticos sobre as principais demandas internas

As empresas não são todas iguais. Por isso, naturalmente, a maneira como a transformação digital vai ocorrer em cada uma delas também não será igual.

Embora seja possível observar o que seus parceiros e concorrentes estão fazendo (esse é o chamado benchmarking), lembre-se de que diversos fatores vão influenciar as demandas internas em relação à tecnologia. Alguns exemplos são o segmento de atuação, o porte da organização, a localização geográfica e a própria condição atual da empresa, em termos financeiros.

Por isso, antes de iniciar o processo de transformação digital, identificar essas demandas internas é um passo muito útil. Para algumas empresas, o foco pode ser nas soluções para redução de custos, ao passo que outras buscam inovar ou aumentar a produtividade.

Isso permitirá que você foque na implementação de recursos e ferramentas que são prioridade para a realidade específica da empresa. Assim, não gastará tempo ou dinheiro com ideias que, no final, trarão pouco (ou nenhum) retorno de verdade.

2. Aprender empiricamente sobre as alternativas disponíveis

Analisar as demandas e focar os investimentos e esforços é um passo indispensável na preparação para a transformação digital. Porém, temos um outro passo que o complementa: é a experimentação.

Como existem muitas alternativas dentro da tecnologia que pode ser aplicada aos negócios, saber quais vão ser mais relevantes para sua empresa é, muitas vezes, uma situação de “tentativa e erro”. Para minimizar os erros, reduzindo os gastos e acelerando os resultados, vale a pena fazer testes.

Para isso, em vez de fazer uma implementação completa, você apenas simula o uso da tecnologia em questão em um segmento reduzido da empresa. Se o resultado não for compatível com o esperado, você pode rapidamente descartar a ideia e buscar uma alternativa.

Outra vantagem da experimentação é que ela permite aprender mais sobre aquela mudança que está sendo proposta. Assim, quando chegar o momento de estendê-la a toda a organização, você já vai saber qual é a melhor maneira de fazer isso, a partir das práticas que funcionaram melhor (ou pior) durante a etapa de teste.

3. Realizar treinamentos periódicos com funcionários

Quando você integra a tecnologia de maneira tão profunda a um negócio, é natural que os colaboradores tenham alguma dificuldade no começo. Hoje, não podemos mais falar que a familiaridade com a tecnologia está ligada à faixa etária: qualquer pessoa, independentemente da idade, pode aprender a usar novos recursos e ferramentas.

Porém, é indispensável que a empresa ofereça os treinamentos necessários para facilitar essa transição. E, como a tecnologia está sempre mudando e evoluindo, esses treinamentos não podem ser uma iniciativa pontual. O ideal é que sejam contínuos, para manter a equipe atualizada com as melhores formas de utilizar a tecnologia no ambiente corporativo.

4. Utilizar a tecnologia em todos os âmbitos

Quando os gestores pensam em transformação digital, geralmente estão visualizando grandes mudanças. Porém, o segredo desse conceito está justamente na incorporação da tecnologia em diversos níveis da organização, e mesmo para os processos mais simples e burocráticos.

Aliás, é justamente nessas questões que a transformação digital se prova mais útil, já que são processos de baixo valor agregado. Portanto, se feitos à “maneira tradicional”, consomem muito tempo e energia mas oferecem pouco retorno.

Um dos melhores exemplos é a contratação de carros de aluguel ou táxis para os executivos e funcionários da empresa. Se você tiver alguém responsável por ligar e enviar e-mails, marcando dias e horários, essa pessoa estará “desperdiçando” sua produtividade com uma burocracia.

A tecnologia já permite simplificar esse trabalho por meio do uso de um aplicativo de táxi para levar os funcionários até seus compromissos, tornando essa atividade mais ágil e eficiente. E aquele colaborador responsável pela organização dos transportes estará prontamente disponível para exercer muitas outras atividades. Note como a transformação digital pode trazer ótimos resultados até mesmo nas situações mais corriqueiras.

5. Descobrir como transformar a TI em atividade estratégica

Um dos principais erros das empresas que buscam a transformação digital é entender que isso significa, apenas, incorporar a tecnologia no plano operacional. Porém, é preciso ir além. Assim como já aconteceu com os recursos humanos (que tornou-se RH estratégico), hoje devemos imaginar maneiras de transformar o setor de TI em parte da estratégia de negócios.

Isso inclui, como já falamos, utilizar tecnologias em todos os âmbitos — desde atividades simples até o core business, o “coração” do negócio. E como fazer isso? A maneira mais efetiva de começar é transformar a equipe de TI em parte do grupo planejador da empresa. Ela deve estar presente em momentos cruciais, como reuniões para definir novas atividades ou explorar possibilidades de mercado.

Em tais momentos, esses profissionais especializados poderão apontar como a tecnologia poderia ajudar a empresa a atingir seus objetivos e metas. Afinal, eles conhecem melhor as inovações que estão surgindo na área.

Em outras palavras, durante o planejamento para a transformação digital, é preciso tirar a equipe de TI do banco reserva e colocá-los no centro das atividades da empresa, ativamente colaborando para descobrir novas oportunidades.

E então, em qual estágio da transformação digital sua empresa se encontra? Você já utiliza alguma das dicas que apresentamos aqui? Deixe sua experiência nos comentários e faça parte desta conversa!

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