Como controlar os custos de um escritório de advocacia

Assim como qualquer outro tipo de empresa, um escritório de advocacia precisa controlar custos para sobreviver e crescer. Em um cenário extremamente competitivo, para se manter no mercado jurídico é essencial que o escritório seja eficiente, com controle de gastos e nível de produtividade alto, e lucrativo. Afinal, não adianta oferecer um serviço sem que este tenha um retorno financeiro.

Nessa perspectiva, a precificação dos serviços jurídicos é uma peça importante para que o controle de custos seja viável. A tabela da OAB pode servir como referência quando falamos de honorários advocatícios, no entanto, sabemos que tudo depende do perfil do cliente, da demanda que será prestada e do tempo que será investido. Pesquisa, reuniões e período em que ocorrerá a tramitação do processo são apenas alguns fatores que devem ser levados em consideração.

O planejamento financeiro depende dos contratos firmados, pois as receitas de um escritório de advocacia nem sempre acompanham os gastos. Sendo que folha de pagamento, aluguel, despesas com energia elétrica, água e materiais de escritório são gastos fixos e que não podem ter atrasos. Sem falar dos gastos com deslocamentos, que fazem parte do dia a dia de qualquer equipe.

Para ajudá-lo nessa tarefa, reunimos as principais dicas para controlar os custos de um escritório de advocacia. Lembrando que é preciso dedicação e paciência para colocar todas as recomendações em prática.

Invista em tecnologia para controlar os custos de um escritório de advocacia

Uma das melhores aliadas para quem deseja analisar os dados financeiros de um escritório de advocacia é a tecnologia. Com softwares especializados, é possível reunir informações que mostram a saúde financeira da empresa e que são bem mais práticas do que planilhas de Excel. Os documentos ajudam a mostrar o cenário, mas, se não forem alinhados com outras informações, o gestor ficará somente com números nas mãos.

Por meio de ferramentas voltadas para um escritório de advocacia, o gestor poderá analisar o fluxo de caixa, verificar se há inadimplência de clientes e até as contas que precisam ser quitadas.

Somente com esses dados é possível controlar os custos e ver onde as despesas estão além do orçamento do escritório. Identificar esse gargalo é necessário para compreender a situação real do escritório e agir de maneira estratégica.

Controle os custos com um aplicativo de transporte

O transporte faz parte das despesas de um escritório de advocacia. Nesse sentido, também é recomendável buscar a melhor ferramenta do mercado para controlar os custos. O 99Corp é o aplicativo de transporte mais completo para qualquer tipo de empresa. Ele não só fornece relatórios de gastos em tempo real como também o gestor pode ter acesso a todos os recibos eletrônicos das corridas na plataforma.

Outra facilidade do 99Corp é que você pode colocar limites de corridas por colaborador e ainda determinar o orçamento por centro de custo. Esses dois pontos são essenciais para quem deseja ter noção de quanto dinheiro está sendo usado para os deslocamentos do escritório.

Além disso, para que os vouchers corporativos sejam estritamente usados para tarefas do trabalho, o aplicativo permite que você estabeleça que o uso seja de acordo com a política de horário do escritório. Maravilhoso! Com a solução 99Corp você pode controlar os custos com transporte de maneira fácil e prática.

Dedique tempo para fazer um planejamento financeiro

Traçar metas é indispensável para quem deseja ter um escritório estável. Por isso, o planejamento financeiro nunca deve ser deixado de lado, por mais trabalhoso que seja montá-lo. Ele é um documento para quem deseja coletar dados para construir um histórico confiável das despesas do escritório e para desenhar cenários.

Para evitar que os cortes façam parte do dia a dia, é preciso ter em mente quais são as atividades relevantes para a empresa e também o que está onerando as finanças. Os prejuízos podem vir de lugares que você nem mesmo imagina! Pode ser desde um cliente que não paga em dia até um fornecedor que custa muito acima do mercado.

Os sócios precisam estar a par de cada detalhe, se almejam ter um escritório com lucratividade e base estruturada. Por esse motivo, é recomendável fazer um planejamento financeiro anualmente ou de acordo com a necessidade da empresa.

Para ter um histórico confiável, o gestor precisa se manter atualizado em relação às ferramentas usadas para controlar as finanças e se certificar de que toda a equipe está unida nesse processo. Caso contrário, o planejamento não vai ajudar a controlar os custos do escritório de advocacia e, sim, bagunçar ainda mais as finanças. Não é bem isso que você deseja, certo?

Reduza o consumo de papel no escritório de advocacia

O que não falta em um escritório de advocacia é papel. Algumas impressões passam fácil da casa de dezenas ou milhares de páginas. É correto dizer que, na maioria das vezes, é inevitável, pois são papeladas necessárias para processos ou pesquisas. No entanto, investir na redução de consumo de papel vai ajudar, e muito, no controle de gastos.

Outro motivo que indica a importância de diminuir as impressões é que o espaço físico de um escritório é limitado. Ou seja, não há lugar suficiente para guardar tanto papel acumulado. Por mais que você empilhe caixas e mais caixas, vai chegar uma hora em que o escritório não comportará tanta papelada.

É preciso identificar as situações que demandam a impressão e quais podem ser resolvidas com documentos digitalizados. Quando não há limite por colaborador, não só você gasta papel como gasta tinta do cartucho da impressora, que também tem um custo de manutenção alto. Por isso, é importante adotar uma postura não só mais econômica, como também mais ecológica no escritório.

Se alguns documentos podem ser digitalizados, eles não necessariamente precisam ter cópias físicas. Outra dica é incentivar o aproveitamento de papéis usados como rascunhos para anotações ou para deixar recados. Pequenas atitudes podem fazer a diferença no fim do mês.

Envolva toda a equipe de advogados

Sem comunicação e união nenhuma das dicas acima contribuirá para controlar os custos de um escritório de advocacia. Por isso, mais do que impor regras, é preciso envolver todos os advogados e a equipe administrativa da empresa. É importante deixar tudo claro, pois algumas mudanças só vão ter impacto nas finanças depois de alguns meses. Já outras, como despesas com transporte, serão bem perceptíveis.

Cada pessoa ou área precisa compreender que não adianta apenas um lado fazer o esforço para controlar os custos, se não há comprometimento geral. Para que tudo fique mais claro e motive as pessoas a economizar de verdade, o ideal é traçar metas realistas. Falar de maneira genérica não envolverá a equipe de advogados.

Entendeu como você pode controlar os custos de um escritório de advocacia? Dar o primeiro passo pode ser difícil, afinal, ninguém gosta de mudanças. Reúna a equipe, incentive a economia de papel, faça um planejamento financeiro e abrace a tecnologia. Todas essas atitudes vão refletir nas finanças da empresa de forma positiva!