Como realizar a gestão de custos em sua empresa?

Nos dias de hoje, é praticamente impossível não falarmos sobre crise, não é mesmo? Afinal de contas, a turbulência financeira que estampa as manchetes de jornais está presente tanto no planejamento familiar como no bate-papo com os colegas de trabalho após o expediente. E é claro que essa mesma crise também não deixa de ser uma preocupação constante para as empresas de todos os setores e portes. De microempreendedores a executivos de grandes organizações, todos vêm demonstrando preocupação e propondo alternativas para sobreviver à crise ou, de preferência, para transformá-la em oportunidade de crescimento.

E existem basicamente 2 maneiras de se fazer isso: aumentando a lucratividade ou reduzindo custos. Neste guia especial, vamos mostrar como a gestão de custos é uma ação essencial para seu negócio, como executá-la com excelência e, ainda, de que forma transformá-la em uma política perene da empresa. Isso sem contar que, acompanhando os próximos tópicos, você também descobrirá que cortar custos é uma maneira segura de aumentar a produtividade e o lucro do negócio.

Para que você alcance esses objetivos, portanto, preparamos um verdadeiro guia da economia. Aqui vamos falar sobre os conceitos que envolvem a gestão de custos, quais são os tipos de despesas a que sua empresa deve estar atenta, como controlá-los por meio de um orçamento sólido e de métricas aferíveis e confiáveis, além de mostrar, setor por setor, o que pode ser otimizado para que sua empresa não veja seu fluxo de caixa sofrer com os desperdícios. Ficou curioso? Então continue lendo!

O que caracteriza uma boa gestão de custos?

A gestão de custos é um processo insubstituível do planejamento financeira de qualquer negócio. Em linhas gerais, podemos afirmar que se trata de detectar quais são os gastos que a empresa tem para se manter funcionando e crescendo de forma sólida. Em primeiro lugar, portanto, a gestão de custos está relacionada a quanto você, de fato, conhece os processos da organização e o que é necessário para mantê-los em pleno funcionamento.

Para isso, é preciso responder a algumas perguntas, como por exemplo: quanto é gasto para fabricar o produto principal do negócio? Quanto de dinheiro é destinado para o processo de venda desse produto? Quais são os gastos relativos ao funcionamento rotineiro da empresa — como luz, água e encargos trabalhistas? As respostas para essas perguntas devem sempre ser dadas com base em dados e estatísticas que sejam constante atualizadas. Por isso é tão importante ter métricas confiáveis e aferíveis! Afinal, o custo da produção impacta de forma definitiva na política de preços da empresa e, portanto, em sua capacidade competitiva.

Também é importante ter em mente que a gestão de custos não deve ser uma ação circunstancial ou de emergência — ou seja, você não pode querer cortar custos pura e simplesmente para sair do vermelho. Essa gestão deve ser transformada em uma política constante, aberta a aprimoramentos, para que você consiga manter um alto grau de competitividade e solidez para seus negócios.

Como calcular os custos atuais da empresa?

Agora que já falamos sobre a ideia geral do que é uma boa gestão de custos, chegou a hora de arregaçarmos as mangas, realmente colocando a mão na massa! Então anote aí: o primeiro passo para reduzir custos é conhecê-los. E para isso existe uma maneira prática. Trata-se da divisão de gastos em 2 grandes eixos: os custos fixos e os variáveis.

Os custos fixos são aqueles que se mantêm regulares independentemente do tamanho ou do volume da sua produção, repetindo-se de forma estável mês após mês. São, por exemplo, gastos com aluguéis, contas de luz e água, pagamento de funcionários e impostos. Já os custos variáveis acompanham sua capacidade de produção e venda. Entram nessa categoria a compra de matérias-primas e os gastos com transporte de mercadorias, por exemplo.

Mas para que tudo isso fique ainda mais claro, vamos falar de cada um desses itens de maneira isolada. Confira!

Custos fixos

Energia e água

Essas são as contas básicas tanto para pessoas jurídicas como para pessoas físicas. Seu controle deve ser feito, basicamente, por meio da diminuição de desperdícios. Para reduzir a conta de energia, por exemplo, vale a pena trocar lâmpadas incandescentes por lâmpadas de LED ou mesmo atualizar seus equipamentos, incluindo desde a geladeira da cozinha até as máquinas industriais, por recursos mais modernos, que consequentemente consumam menos eletricidade. Da mesma forma, a economia de água deve ser feita com a manutenção da rede, o combate a vazamentos e também o uso de equipamentos mais eficientes. Nesses quesitos, também é importante manter uma boa política de educação e treinamento dos funcionários, para que se sintam responsáveis por esse tipo de economia.

Aluguel

Existindo contratos de locação, uma parte considerável do budget da empresa costuma descer exatamente por esse ralo. E por normalmente serem de longa duração, tais compromissos devem ser acordados só depois de muita pesquisa. Também é importante que seu negócio tenha plena ciência de taxas e multas previstas no contrato, lembrando que atrasar as mensalidades, mesmo em um momento de cintos apertados, é sempre uma péssima opção. Afinal, as multas e os juros costumam ser muito altos. Com certeza, portanto, gerarão um rombo não previsto em suas contas. Procure também fazer contratos de duração média, tanto para conseguir as melhores condições como também para ter a oportunidade de renegociar os preços de tempos em tempos ou mesmo para encontrar um lugar mais em conta assim que possível.

Limpeza e manutenção

Manter um ambiente limpo e funcional para seus colaboradores é fundamental para o bom clima laboral, impactando na satisfação geral dos profissionais e, consequentemente, em sua produtividade. Contas que envolvam materiais de limpeza, pagamento de funcionários para esse serviço e mesmo a manutenção regular de alguns setores (como a área de Tecnologia da Informação ou o conserto e a manutenção da sua frota de veículos) são gastos relativamente estáveis, que devem ser computados como despesas fixas. Aqui, a dica é apostar na terceirização desse tipo de serviço. Além de serem mais baratos e aliviarem a atividade-fim do negócio, serviços terceirizados são, em geral, oferecidos com valores fixos, o que aumenta sua capacidade de prever gastos e, portanto, de se organizar melhor para honrá-los.

Salários e impostos

Mais um tipo de custo fixo que sua empresa não pode deixar de considerar. Os salários de seus funcionários, assim como os benefícios dados a eles (como vale-transporte e auxílio alimentação) são despesas que devem, claro, estar estritamente controladas. Sem contar que são relativamente fáceis de serem mensuradas, caso a empresa tenha um sistema de RH consolidado. Da mesma forma, toda empresa deve pagar os impostos devidos, que vão desde os encargos trabalhistas a algumas despesas fixas, como o pagamento do IPTU e, em caso de empresas menores, as taxas do SIMPLES, por exemplo. Mais uma vez, vale lembrar que essas contas são inadiáveis e o não pagamento na hora certa pode implicar em pesadas multas ou mesmo em onerosos processos judiciários.

Custos variáveis

Matéria-prima

Se sua empresa é fabricante ou manufatureira, os custos com matérias-primas acompanharão sua quantidade de vendas de forma proporcional. Por isso, é importante saber prever em quais momentos do ano sua produção deve aumentar, entendendo que nessa época tais gastos também serão mais presentes. Negócios que comercializam roupas de lã, por exemplo, sabem que a maior demanda se concentra nos meses frios do ano, certo? Assim fica mais fácil se preparar para a oportunidade. Também é importante procurar matérias-primas mais baratas e que agreguem valor ao produto. E isso só é possível por meio de um processo constante de pesquisa, inovação e negociação com fornecedores.

Energia e água

Por mais que esses 2 itens estejam presentes no rol de custos fixos, é fato que eles podem variar se sua produção estiver ligada a esses fatores. Assim, empresas que prestam serviços contábeis, em geral, mantêm esses gastos fixos com quaisquer demandas. Já fabricantes podem ver sua conta de luz e água subirem na medida em que produzem mais. Por isso, vale ressaltar que é preciso definir picos de demanda, naqueles momentos em que seus equipamentos serão mais exigidos, e ao mesmo tempo saber prever em quais épocas esses custos podem cair, podendo até mesmo ser cortados. Em tempos de baixa demanda, por exemplo, é possível desligar alguns equipamentos sem, no entanto, prejudicar o funcionamento geral do negócio.

Estocagem

Todo comerciante sabe muito bem que produto parado pode ser sinônimo de prejuízo. E em tempos de baixa demanda, aumentar a pressão sobre o estoque pode trazer uma série de problemas, que vão desde a perda de produtos parados até o aumento dos custos com manutenção e profissionais empenhados na área. Por isso, pode ser interessante apostar na produção sob demanda e em uma gestão eficiente do estoque. Uma boa dica é aproveitar os produtos encalhados para investir em ações promocionais de marketing, aumentando sua capacidade de escoamento desses produtos ao mesmo tempo em que aumenta a visibilidade de sua marca. Assim você não só atrai novos clientes como oferece vantagens para seus consumidores fixos.

Como montar um orçamento para o futuro?

Agora que você já sabe diferenciar os custos fixos dos variáveis, chegou a hora de planejar o futuro da sua empresa levando em conta essas categorias. Primeiramente, portanto, é preciso separar cada um desses dados de maneira clara, por meio de um orçamento facilmente identificado. Para tanto, é importante seguir algumas dicas:

Trabalhe com prazos fixos

O primeiro passo para produzir um orçamento de excelência é definir por quanto tempo ele será válido. Aqui é preciso encontrar um meio-termo entre um tempo extenso demais ou curto demais. Em geral, o ideal é que esse planejamento seja feito de forma semestral ou anual. Assim você será capaz de avaliar se o documento está condizente com sua realidade, ao mesmo tempo em que tem espaço para fazer adaptações, caso necessário, de maneira ágil.

Preveja a oscilação dos custos variáveis

Como falamos no tópico anterior, os custos variáveis recebem esse nome exatamente porque tendem a oscilar, apresentando picos ou vales. Podem, por isso, significar uma parte maior de suas despesas, de acordo com sua demanda. Lembrando que a empresa pode prever o aumento ou a diminuição desses gastos analisando seu próprio histórico. Assim, se seu negócio trabalha com eventos, esses gastos provavelmente aumentam ao final do ano, por exemplo. Nesses períodos de aumento da demanda, você deve tentar prever quanto terá que gastar para manter o negócio atrativo.

Da mesma forma, nos períodos de maior calmaria, você pode realocar os recursos para outros fins, como o aumento do seu caixa de reserva, o investimento na atualização do seu parque industrial ou mesmo uma aplicação voltada à qualificação dos seus profissionais, por meio de treinamentos. O importante é ter completa ciência de que reduzir custos não significa abrir mão dos investimentos, afinal, são eles que manterão sua empresa competitiva. Por isso, vale a pena concentrar tais investimentos no momento em que suas despesas variáveis forem menores.

Divida o orçamento por áreas

Toda empresa é formada por diferentes setores que, embora devam atuar de forma coordenada, apresentam características próprias e despesas diferentes. Setores como o RH e contabilidade, por exemplo, podem apresentar despesas mais fixas que áreas como transporte, logística e divulgação. É imprescindível, portanto, que sua empresa seja capaz de diferenciar as necessidades de cada setor para determinar qual montante será destinado a elas. Separar as despesas por áreas também é importante para definir quem receberá mais investimentos em determinados períodos ou quais setores podem sofrer reduções orçamentárias sem que, no entanto, sofram perda de produtividade. No próximo tópico, vamos nos aprofundar mais nesse assunto, apontando quais setores precisam de cuidados e orçamentos específicos para que você não se perca.

Que setores precisam de uma maior atenção?

No nosso último item você viu que seu orçamento de custos deve discriminar de maneira objetiva quais são as despesas de cada setor. Isso é importante para que você identifique quais áreas da empresa estão gastando mais que o devido ou, por outro lado, quais precisam de mais investimentos. E para facilitar seu trabalho a essa altura, separamos algumas áreas-chave que podem ajudar na economia global do seu negócio. Veja só:

Recursos Humanos

No nosso tópico sobre custos fixos, falamos sobre os gastos com o pagamento dos funcionários, lembra? Mas por mais que sejam fixos, isso não significa que eles não possam (e até devam) ser reduzidos. Nesse caso, vale a pena focar sua atenção nas despesas que podem ser otimizadas, como vale-transporte ou auxílio alimentação. Faça com que essas despesas encontrem eco na realidade do seu município, pesquisando com fornecedores para definir o preço médio de cada tipo de gasto e, claro, se ele pode ser reduzido.

Além disso, vale a pena investir em um sistema de comissões, fazendo com que seu gasto com esse tipo de pagamento sempre acompanhe a lucratividade do negócio. Assim, quanto mais você vende, mais tem a capacidade de pagar de forma justa seus funcionários. Por fim, é importante pensar em áreas que podem ser terceirizadas, como limpeza e manutenção, diminuindo seu pagamento líquido e custos trabalhistas. Aproveite para avaliar se, afinal, sua empresa precisa desmobilizar algumas áreas ou setores. O momento de corte de pessoal é sempre delicado, mas deve ser feito de maneira planejada e consciente para que o negócio se mantenha produtivo.

Transporte

Em geral, toda empresa precisa deslocar seus funcionários em determinados momentos, seja para fechar uma venda em uma localidade diferente, para comparecer a determinada reunião com fornecedores em outras cidades ou mesmo para prospectar novos clientes e parceiros. Esses deslocamentos obviamente geram gastos corporativos com o pagamento de táxis, a diária de hotéis e a alimentação dos colaboradores em trânsito.

Nesse caso, a dica é manter uma política de viagens corporativas sólidas, definindo os limites de gastos, tetos e prazos de reembolso. Outra dica importante é fazer uma boa pesquisa de fornecedores e negociar diretamente com eles. Se uma parte grande da sua equipe se hospedará em certa cidade para uma convenção, contate diretamente o responsável pelo hotel e negocie melhores condições com base no volume de pessoas. Da mesma forma, o transporte por táxis pode ser otimizados se sua empresa for capaz de usar alternativas especializadas nesse tipo de serviço, como o 99Corporativo, que oferece melhores preços e oportunidade de controle para esse tipo de gasto da sua empresa.

Compras e contas

Os gastos de água, luz e telefone são essenciais para manter qualquer empresa funcionando. Já falamos inclusive que é importante fazer campanhas educativas para manter a taxa de desperdício baixa, ao mesmo tempo em que a manutenção e a atualização constante dos equipamentos podem ajudar a reduzir esse tipo de custo. Mas sua equipe de compras e contas também deve estar ciente de que os contratos desse tipo de serviço não só podem como devem ser analisados e renegociados sempre que possível.

Companhias de água e luz oferecem serviços e preços diferenciados para o setor corporativo, que podem ser bem mais baratos que as soluções convencionais. Da mesma forma, a concorrência de empresas de comunicação (que incluem internet, telefone e mesmo a televisão a cabo) é tão grande que não será difícil encontrar uma solução mais em conta sem perder qualidade. Por isso, vale a pena pesquisar por fornecedores que entendam as necessidades do seu negócio, comparar preços e negociar item por item. Por fim, use a tecnologia a seu favor: contas de telefone tradicionais podem ser reduzidas com o uso de aplicativos, como o WhatsApp, que não cobram por ligações. Da mesma forma, os próprios custos de deslocamentos que citamos no item anterior podem ser reduzidos se sua empresa investir em reuniões a distância, por meio de videoconferências. Que tal?

E sobre o acompanhamento de resultados e métricas?

Você já conhece a diferença entre custos fixos e variáveis, fez um orçamento completo para os gastos da sua empresa durante o ano e já tem em mãos uma série de ações que podem ser feitas para que você consiga reduzir custos. Chegou a hora, portanto, de saber se o que planejou está mesmo se tornando realidade. Para isso, é preciso estabelecer métricas e monitorar frequentemente os resultados que elas oferecem.

Para isso, é importante ter em mente que seu orçamento é ponto primordial. Assim, ele deve ser consultado e comparado com a realidade, mês a mês e setor por setor, para verificar se suas ações vêm encontrando ecos na realidade. Por isso, deve também conter metas de redução de gastos plausíveis. Você pode determinar, por exemplo, que o setor de vendas deve reduzir os custos com transportes em 30% durante um ano ou que seu estoque deve diminuir as contas de luz em 10%.

Da mesma forma, é preciso saber quanto do valor do seu produto vendido é, afinal, usado única e exclusivamente para saldar o custo de sua produção. Se o valor final do tal produto tem 80% de taxa de produção e apenas 20% de taxa de lucratividade, pode não ser tão interessante quanto o inicialmente pensado. Da mesma maneira, é importante saber se seus investimentos têm dado retorno — e isso vale desde a aquisição de novos equipamentos até o investimento em marketing. Análise se esse retorno é sustentável e corte o que não apresenta números satisfatórios.

Por fim, não se esqueça de ajustar suas métricas e metas de acordo com as variações do mercado. Se sua empresa está passando por um momento de baixa demanda, por exemplo, talvez valha a pena reduzir as expectativas de maneira gradual, impactando menos a motivação da equipe. Do mesmo modo, pode ser importante manter metas ousadas caso a empresa pretenda atingir objetivos maiores sem, contudo, cair na tentação de criar objetivos irreais.

Se sua empresa pretende economizar e se manter competitiva, a gestão de custos é um processo importantíssimo. Mas, como dissemos no início deste guia, o corte de gastos não deve ser apenas uma ação de desespero ou improviso! Como todo o resto no mundo dos negócios, deve existir pesquisa e muito planejamento. Por isso, tome suas decisões e trace seus objetivos baseando-se em dados concretos e na leitura correta da realidade e das perspectivas do negócio.

Por fim, não deixe de envolver toda a equipe na contenção de despesas. Embora encontrar soluções para a redução de custos seja uma das tarefas dos gestores, ela é infinitamente facilitada com o engajamento de todo o time — afinal, todos podem contribuir para o combate ao desperdício e a otimização das finanças do negócio.

E então, ficou ainda com alguma dúvida? Pronto para alavancar a eficiência da gestão de custos em sua empresa? Comente aqui e compartilhe suas impressões e seus questionamentos conosco!