Como controlar as despesas dos funcionários na empresa?

Você fechou o fluxo de caixa do mês e descobriu que o custo da folha de pagamento se tornou um verdadeiro problema para o financeiro da empresa?

Viagens, deslocamentos, alimentação e outros diversos reembolsos podem se transformar em grandes vilões para o orçamento corporativo. Se você faz uma estimativa prévia e ela é ultrapassada, lá se vão seus cálculos e suas provisões!

Nós sabemos que alguns gastos são essenciais e, por isso, realmente não é possível cortá-los. Por outro lado, alguns gastos podem, sim, ser reduzidos — ou até mesmo eliminados!

Para fazer isso, é necessário desenvolver boas práticas de gestão financeira. Que tal aprender como controlar as despesas dos funcionários? Basta ficar de olho no post de hoje!

5 benefícios de controlar as despesas

Antes de apresentar dicas para controlar as despesas da sua equipe, vamos voltar um pouco. Sabia que essa prática tem benefícios importantes, diretos e indiretos, para o sucesso da empresa? Vamos apresentar alguns deles nos próximos tópicos.

Apenas para esclarecer, saiba que vamos usar os termos “custo”, “despesa” e “gasto” como sinônimos — sem nos prender às definições técnicas de cada um.

1. Maior eficiência do planejamento financeiro

Todo começo de ano, as empresas fazem um planejamento financeiro. Em alguns empreendimentos, esse planejamento é conhecido como “budget anual”.

Ele é tão importante que, na maioria das vezes, é preparado com muitos meses de antecedência. O problema é que, sem um controle de despesas, o planejamento perde completamente o sentido.

Em primeiro lugar, sem o controle de custos, é muito difícil fazer um planejamento adequado. Se você não acompanha quanto a empresa gasta com suprimentos de escritório ou transporte executivo, por exemplo, qualquer orçamento para essas atividades será apenas um chute.

Em segundo lugar, mesmo que você faça um planejamento perfeito, ele provavelmente não será seguido se não houver o controle de custos.

Suponha que você determinou que serão destinados R$ 5 mil às confraternizações da empresa. Então, você delega a organização desses eventos a um funcionário e nunca pede relatórios de quanto ele efetivamente gastou neles.

De que adiantou planejar o valor que seria destinado a essa atividade, então? Mesmo que os gastos ultrapassem o planejamento, você nunca ficará sabendo se não fizer o controle de despesas!

2. Reconhecimento dos gastos que podem ser cortados

Um fato interessante é que muitas empresas acreditam que, para economizar, é preciso focar nas atividades de maior peso. É por isso que “cortar gastos” é, geralmente, visto como um eufemismo para “enxugar a folha de pagamento”, “reduzir o quadro de pessoal” e, para os colaboradores, pode ser traduzido por “preparem-se para as demissões”!

Realmente, é verdade que os maiores custos de uma empresa são com pessoal e com produção (matéria-prima e maquinários, por exemplo). Porém, brincar com esses pontos é arriscado. Você pode acabar sacrificando a capacidade produtiva, o nível de capacitação da equipe, a motivação dos colaboradores e a qualidade dos produtos.

Entenda que, para economizar, não é preciso atacar esses pontos. A melhor abordagem é justamente o contrário: tentar reduzir os gastos que não são essenciais.

A partir do controle de custos, é possível identificar os gastos supérfluos e, principalmente, analisar se eles estão ultrapassando uma margem aceitável. Assim, fica mais fácil estabelecer formas efetivas de economizar os recursos financeiros sem sabotar o negócio.

3. Melhor uso dos recursos disponíveis mensalmente

Esse benefício está muito relacionado ao anterior. Afinal, se você corta gastos desnecessários, os recursos economizados podem ser redirecionados a atividades mais importantes. Dessa maneira, a empresa utiliza seu dinheiro com inteligência e, certamente, obtém retornos melhores para seus investimentos.

Imagine como seria, por exemplo, se você conseguisse reduzir os gastos com transporte executivo — táxis ou motoristas particulares — pela metade. Esse dinheiro poderia ser usado para a compra de equipamentos melhores ou para realizar um treinamento corporativo, levando sua equipe a um desempenho e rendimento superiores.

4. Maior competitividade no mercado

Você sabia que o controle de despesas impacta diretamente a competitividade do negócio?

Todos os gastos de uma empresa acabam sendo embutidos no preço do seu produto ou serviço. Até mesmo o cafezinho dos funcionários é colocado nesse preço final.

Quando é feito um controle rigoroso das despesas, existe a possibilidade real de reduzir os preços. Consequentemente, sua marca se torna mais atraente para os consumidores e as vendas aumentam. E tudo isso acontece sem canibalizar sua margem de lucro!

5. Formação de uma consciência sustentável e cultura de moderação

Infelizmente, dentro das empresas, observamos uma tendência ao abuso entre os colaboradores. Como o dinheiro não sai diretamente do bolso do indivíduo, ele não vê problemas em gastar. Isso se reflete em atitudes como o consumo desregrado de papel ou copos plásticos.

A adoção de políticas firmes e consistentes para o controle de despesas demonstra aos colaboradores que a organização está monitorando todas as saídas de dinheiro e buscando ativamente economizar. Assim, eles ficarão mais atentos à sua própria atitude.

Dessa forma, estabelece-se uma consciência sustentável e cultura de moderação no consumo. Esse é um benefício para a empresa mas, também, para a sociedade.

7 dicas para o controle de custos da sua empresa

Agora que você já entendeu por que é importante controlar as despesas, vamos explicar como isso é possível. Temos 7 dicas que você pode adotar imediatamente. Algumas delas vão surpreendê-lo. Confira!

1. Concentre os deslocamentos

É um belo dia de chuva e você precisa mandar seu gerente de RH para uma rescisão no sindicato, bem como seu contador para pagar tributos, um office boy para fazer a rotina de cartórios e sua secretária para entregar documentos importantes a um cliente. Só aí já são 4 deslocamentos em um único dia, cada um para um lado da cidade. Obviamente, gastos além do previsto.

Para não ver essa situação se repetindo muitas vezes, pode ser interessante eleger um responsável por organizar os deslocamentos; alguém que consiga criar roteiros e juntar mais de uma pessoa no mesmo táxi. A rescisão no sindicado poderia ter sido marcada para um dia depois, bem como a rotina de cartórios.

Levando em conta que tudo depende de um bom planejamento, trate de elaborar um para chamar de seu e veja as despesas diminuírem consideravelmente.

2. Controle as viagens

Viagens corporativas costumam gerar um grande impacto no orçamento de qualquer empresa. E o rombo nas contas fica ainda maior quando tais viagens não são planejadas!

A compra de passagens aéreas de última hora pode custar diversas vezes mais do que se tivesse sido comprada há pelo menos um mês. Além do mais, tanto a hospedagem quanto a alimentação do representante da empresa também oneram seu orçamento. Por isso, tente se precaver formando parcerias!

Se seus vendedores vão a determinada cidade com frequência, faça convênios com hotéis e restaurantes. E que tal inscrever sua empresa em programas de milhas de todas as companhias aéreas? Você pode não economizar imediatamente mas, em médio e longo prazo, conseguirá recuperar uma parte do valor gasto em passagens.

Procure planejar as viagens com antecedência, adquirindo os bilhetes nacionais com pelo menos 20 dias de antecipação e os internacionais, cerca de 40 dias antes. Assim você poderá aproveitar as melhores taxas do mercado e terá como controlar as despesas dos funcionários com mais segurança, pois as faturas serão enviadas diretamente para seu departamento financeiro.

E aqui vai uma última dica, dentro desse tópico. No deslocamento até o aeroporto, você pode otimizar os custos utilizando um serviço de táxi, pois esses veículos autorizados podem trafegar pelo corredor para ônibus, desviando do trânsito e fazendo um percurso mais rápido e tranquilo.

3. Cuide das horas extras

Quando um colaborador ultrapassa o horário contratado ou viaja pela empresa, deve receber horas extras conforme a Convenção Coletiva de Trabalho. E especialmente nas viagens, esse valor é bastante significativo, pois o funcionário está 24 horas à disposição da organização e deve ser remunerado por isso.

Nesse cenário, desde que todos os funcionários estejam de acordo, é possível fazer um Acordo Coletivo de Trabalho juntamente com o sindicato, trocando as horas extras por banco de horas.

Mesmo assim, você deve ficar atento para que os colaboradores não acumulem um número de horas muito grande! Caso contrário, ficará difícil fazer a compensação quando preciso. Prefira zerar o banco de horas da sua equipe a cada 3 ou 6 meses, evitando situações complicadas no futuro.

4. Crie políticas de reembolso

Você pode estar se perguntando: como devolver dinheiro aos meus colaboradores pode ajudar a empresa a economizar?

Imagine que você enviou um grupo de colaboradores para um curso em outra cidade por 5 dias. Algum tempo depois, recebeu a conta do restaurante, que ficou mais cara que o próprio curso.

Isso pode acontecer por diversos motivos, desde falta de opções mais econômicas até, simplesmente, desatenção da equipe. Mas, se você impõe limites desde o primeiro momento e comunica as regras de reembolso a todos (deixando claro que os colaboradores terão de arcar com gastos não justificados), provavelmente não precisará passar por esse tipo de situação.

Para que essa dica dê certo, é preciso um certo planejamento. Na situação que descrevemos, faça uma pesquisa de preço médio da refeição na cidade para onde seus colaboradores estão indo e defina um orçamento diário para reembolso.

O que ultrapassar esse valor ficará por conta dos funcionários, criando neles a responsabilidade para não prejudicar financeiramente a empresa nem passar necessidades durante a estadia em outra cidade.

5. Terceirize alguns serviços

Se você usa com frequência os serviços de um office boy e tem que arcar com as despesas de deslocamento, pode formar parcerias com empresas de entrega para que um profissional faça o serviço para você.

Além de não precisar se preocupar com fatores como segurança, abrigo da chuva ou do sol, que são responsabilidades da contratada, você ainda terá a fatura dos serviços ao final do mês, sem se preocupar em pagar por cada deslocamento, um por um.

A centralização dos gastos não só melhora a forma de controlar as despesas dos funcionários como permite que você procure por fornecedores com valores mais competitivos no mercado. Assim, consequentemente melhora seus resultados financeiros com essa economia de recursos.

6. Crie um programa de qualidade de vida

Mais uma dica que foge ao senso comum. Mas você já parou para refletir sobre o custo de um colaborador com baixa qualidade de vida?

Pense em um funcionário de atestado médico ou afastado pela previdência. Ele gera uma série de custos para a empresa — tanto no que se refere ao pagamento dos benefícios durante o período de ausência, quanto em relação à substituição do profissional enquanto ele está afastado.

Então, o que fazer para se precaver?

Reduzir o número de afastamentos pode começar com um programa de qualidade de vida, por meio do qual a empresa incentive os colaboradores a cuidarem mais da saúde.

Educar sobre a postura correta no ambiente de trabalho, sobre a prática de exercícios e uma alimentação saudável, por exemplo, são medidas bastante simples, mas que impactam positivamente no ambiente organizacional, reduzindo os índices de absenteísmo e melhorando a participação dos funcionários.

7. Use um software de gestão

Controlar as despesas dos funcionários em cadernos, planilhas, documentos de texto ou outros formatos mais manuais abre muitas brechas para erros e falhas de lançamento. Isso sem contar que você pode facilmente perder o controle pela falta de atualização e incapacidade de análise clara dos dados.

Em contrapartida, se você usa um software de gestão financeira, que permita o lançamento de todos os dados no seu fluxo de caixa em tempo real, poderá acompanhar as despesas da empresa com um olhar bem mais analítico, buscando formas de reduzir os custos.

Um bom sistema de gestão também pode automatizar o processo de reembolso, lançando diretamente na folha de pagamento do funcionário os valores devidos pela empresa. Além de reduzir o número de falhas no processo, você mantém tudo devidamente registrado e pode controlar melhor as despesas de cada colaborador. Não parece bem mais prático e seguro?

E aí, conhece mais pessoas que estejam tentando descobrir como controlar as despesas dos funcionários? Então o que acha de compartilhar este conteúdo com seus amigos nas redes sociais?