Uma estratégia muito utilizada pelos empreendedores hoje em dia é a realização de reuniões fora do escritório — em hotéis, cafés, bares, restaurantes e parques. E as vantagens da prática vão muito além da economia e do ganho de produtividade para o negócio, viu? Quer saber por que, no fim das contas, você deve adotar a estratégia de se reunir com seus colaboradores ou até mesmo com os clientes fora do ambiente da empresa? Então basta continuar acompanhando nosso post!
Quais os benefícios de realizar reuniões fora do escritório?
Seja para reuniões com a equipe interna da empresa ou para encontros com clientes, a verdade é que são muitas as vantagens de sair um pouco do escritório. Ainda não consegue visualizar todos esses prós? Pois confira:
É uma forma de reduzir o estresse
Segundo artigo da Forbes, reuniões fora do escritório têm a grande vantagem de reduzir o estresse dos membros de qualquer equipe. Isso porque, no ambiente corporativo, há sempre muita coisa acontecendo ao mesmo tempo — ligações profissionais, clientes aguardando atendimento, e-mails com respostas pendentes e assim por diante. Fica até difícil se concentrar em uma tarefa só, não concorda? O ideal, portanto, seria se reunir em algum ambiente livre de todas essas fontes diárias de pressão. Também por isso, fazer reuniões em restaurantes, hotéis, parques e cafés é uma ótima pedida, pois reduz o estresse do time. No caso, saem de cena aqueles fatores que geralmente causam pressão sobre os funcionários, tornando-se possível trabalhar em um ambiente neutro, cujo foco será unicamente a reunião.
Torna as reuniões mais descontraídas
Além da vantagem de sair do estressante ambiente corporativo, reuniões fora do escritório têm a vantagem de ser mais descontraídas e, assim, até permitir uma maior criatividade. É o que confirma a matéria do portal Administradores, por exemplo. Fora de seus cubículos, as pessoas se sentem mais livres para falar o que realmente pensam e para ter ideias mais inovadoras. Dependendo do contexto em que esses encontros são realizados, o ambiente pode até mesmo servir de inspiração para o tema da reunião! Consegue imaginar as vantagens de marcar uma reunião sobre a estratégia de marketing de uma marca de café justamente em uma cafeteria? O espaço é muito mais inspirador e descontraído, contribuindo para a produtividade dos participantes.
Diminui a distância entre os profissionais
Reuniões corporativas em salas específicas normalmente seguem formalidades e parâmetros únicos: o chefe se senta na cabeceira da mesa e conduz a discussão, com as demais pessoas obedecendo a hierarquia profissional. E isso nem sempre é positivo. Na verdade, muitas reuniões poderiam ser mais produtivas e eficazes caso os participantes tivessem mais liberdade para dizer o que pensam, sem formalismos exagerados. E essa quebra de tabus é mais provável de acontecer em ambientes não corporativos, onde a distância entre os profissionais é menor, fazendo com que se sintam mais livres para atuar.
Evita interferências
No escritório sempre surge uma ligação urgente, um cliente inadiável, aquele problema que aparece de última hora ou o recado da secretária, dentre outras inúmeras formas de interrupção. Por eliminarem esses empecilhos, as reuniões fora do escritório apresentam a vantagem de serem mais fluidas, livres de interferências. Nesse contexto, o tema da reunião se torna o único objetivo. E com as interrupções e distrações sendo reduzidas ao mínimo, automaticamente a produtividade dos participantes se eleva a outro patamar. Definitivamente vale a pena experimentar!
É uma boa maneira de fugir da rotina
Já que, no dia a dia padrão, os funcionários tendem a ficar acomodados com o ambiente corporativo, realizar reuniões fora do escritório acaba também se tornando uma ótima maneira de fugir da rotina. Ao sair do ambiente com o qual se está acostumado, inconscientemente há um aumento de ânimo e motivação que ajuda (e muito) a completar as tarefas e os objetivos de cada encontro.
Como tornar essa prática mais eficiente para a empresa?
Para realizar reuniões fora do escritório de forma prática e eficiente, é preciso estar atento a alguns aspectos essenciais, que fazem toda a diferença especialmente em relação à economia de dinheiro, ao aumento da produtividade e ao alcance dos objetivos da reunião. Veja só o que deve fazer para conseguir tudo isso:
Planeje a reunião com antecedência
Nada de deixar a realização dessas reuniões para a última hora! Procure marcar o local onde o encontro será realizado com antecedência — até porque talvez seja necessário fazer reserva. Defina o dia mais adequado para isso, bem como o horário da reunião para que os envolvidos se planejem. Essas medidas simples já evitarão questões como incompatibilidade de agendas e atrasos, por exemplo.
Defina a pauta para evitar distrações
Mas atenção: não é porque as pessoas saíram do ambiente do escritório que a reunião virou um happy hour da firma! Na verdade, é preciso planejar a pauta exata do encontro e informá-la aos participantes, tanto para que possam vir preparados como para que a reunião efetivamente cumpra seus objetivos. Ao final, para que seja considerado um encontro produtivo, é preciso que todos os itens da pauta tenham sido respectivamente tratados e resolvidos.
Informe a equipe sobre o tema tratado
E por falar em pauta, é imprescindível que a equipe seja previamente informada sobre o tema da reunião. Essa é uma forma de garantir que todos estarão preparados, com as informações e os dados mais atualizados em mãos, fechando assim possíveis brechas para desculpas. Esse cuidado garante mais produtividade e objetividade na resolução de quaisquer que sejam os problemas.
Use uma forma eficiente de locomoção
Se você se preparou com antecedência para a reunião, saberá também a forma mais econômica de realizá-la — seja em relação à escolha e à reserva do local ou ao meio de transporte utilizado para chegar lá. Uma boa alternativa é lançar mão de serviços como o 99Corporativo, que além de representar segurança e certeza de efetividade, também é uma maneira de economizar no fim do mês. É uma ótima pedida para empresas que realizam muitas reuniões fora do escritório e precisam se deslocar com facilidade pela cidade, já que oferece planos adequados à frequência de utilização do serviço, sempre em preços mais vantajosos que outras formas de transporte individual de passageiros.
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