Especialmente em tempos de crise, conseguir enxergar onde exatamente a empresa está gastando, como, por que e se essas despesas são realmente necessárias praticamente equivale a achar ouro! Calcular metas de vendas, ter um plano orçamentário e ter clareza da estrutura do negócio ajuda a organização a ganhar competitividade.
Na prática, toda companhia costuma ser dividida em diversas áreas, como projetos, serviços e unidades de negócio, por exemplo. Pois essas divisões são chamadas de centros de custo, configurando uma maneira simples de agrupar receitas e despesas, permitindo ter uma visão mais detalhada de cada setor. Mas, mais do que isso, essa é uma ferramenta importante para promover a redução de custos. Afinal, assim fica muito mais fácil acompanhar o orçamento, não concorda?
Quer saber como montar um centro de custo e conhecer os benefícios que essa divisão traz? Então basta continuar lendo!
Como funcionam esses centros de custo?
Os centros de custo possuem funções bem definidas. Podem ser centros de custo auxiliares, centros de custo produtivos e centros de custo administrativos. Como o próprio nome já adianta, os centros de custo auxiliares dão apoio aos demais setores. Já os produtivos são aqueles que participam diretamente do processo produtivo. E, por fim, os administrativos gerenciam a empresa.
Pode-se dizer, portanto, que o centro de custo é um resumo de cada segmento da empresa. De uma maneira relativamente autônoma, cada um deles representa a companhia como um todo.
Por que os centros de custo são importantes?
“Eles são uma opção de organização e sua existência dependerá da área de atuação e da maturidade da empresa”, explica Cristiane Mancini, economista do CEOlab. “Os centros de custo servem primordialmente para que cada departamento ou cada atividade, dependendo de como a estrutura do centro é elaborada, possa acompanhar seus gastos corretamente e de forma precisa. A partir disso, a companhia pode monitorar seu orçamento e definir planos de ação para redução de custos, por exemplo”, complementa Fernando Segato Afonso, sócio diretor da consultoria e auditoria Gorioux Faro do Brasil.
Lembrando que a redução de despesas e o aumento da lucratividade de uma organização também passam por um cuidadoso planejamento financeiro. Assim, fazer uma boa gestão de custos é fundamental para levar a empresa ao crescimento.
Como montar um centro de custo?
O primeiro passo consiste em realizar uma análise das despesas existentes na empresa, fazendo uma separação para formar grupos de acordo com seu uso ou suas características. Tais grupos são definidos no plano de contas da companhia. Em seguida, são determinados os centros de custo por setores, departamentos ou negócios, de acordo com a estrutura da organização.
“Ter um centro de custo alinhado com o plano de contas da empresa é de suma importância para que a administração financeira e contábil seja feita da forma correta, mais produtiva. Quando as denominações são padronizadas, é ainda mais eficiente. Essa organização simplifica a tomada de decisão, seja para a redução de custos ou para a realização de investimentos, dependendo do momento e da necessidade da empresa”, diz Greicy Carla Rodrigues, sócia consultora em gestão empresarial para micro, pequenas e médias empresas da GCR Consultoria.
A alocação e divisão das despesas deve ser feita de acordo com a proporção e a responsabilidade de cada centro de custo. É preciso ponderar na elaboração do estudo as regras de rateio e proporcionalidade para cada despesa. “Não há um padrão previamente definido. Há alguns modelos já existentes que podem ser usados como exemplo dentro de cada segmento de mercado, mas é necessário que cada empresa faça um estudo interno e personalizado a partir da sua realidade”, diz Rodrigues.
Confira nosso passo a passo resumidíssimo para montar um centro de custo:
- Verificar com o setor de Tecnologia da Informação (TI) se existe a possibilidade de cadastrar centros de custo no sistema — caso a empresa tenha um sistema de gestão interno ou tenha sistema contábil terceirizado;
- Montar o desenho da estrutura da empresa, com localidades, departamentos e respectivos responsáveis, sendo essencial que o orçamento contemple a segregação nesses mesmos níveis;
- Dividir a empresa em centros de custo auxiliares, produtivos ou administrativos — como explicamos anteriormente;
- Alocar os funcionários nos centros de custo, de acordo com função e competência;
- Somar os salários por centros de custo e adicionar os encargos sociais;
- Lançar as despesas por centro de custo e somá-las;
- Identificar os custos fixos de cada centro de custo.
Como monitorar os centros de custo?
Uma das principais formas de acompanhar e monitorar os centros de custo é separando as despesas, a fim de saber se pertencem a um ou mais centros. Aí é possível organizá-las em categorias. Dependendo do perfil e do tamanho da companhia, a categorização pode ser mais ou menos abrangente. Porém, de qualquer maneira, facilitará a divisão equitativa das despesas entre os centros. Com isso, será possível enxergar com clareza que áreas precisam de melhorias para conquistar crescimento e lucratividade.
“Dependendo do porte da empresa, é o próprio empresário que deve fazer esse acompanhamento. Devem ser elaborados relatórios mensais de cada centro de custo. Esse material deve ser revisado, analisado e adequado por cada responsável, se assim existir”, detalha Greicy Carla Rodrigues.
Quais os benefícios do centro de custo?
De uma forma geral, os centros de custo permitem uma melhor compreensão da empresa e a visualização tanto de metas cumpridas como das ainda a cumprir. “É importante considerar essa organização em centros de custo, pois eles permitem um melhor gerenciamento empresarial e favorecem o compliance e a auditoria, requisitos cada vez mais cobrados e valorizados em um mercado competitivo. Além disso, com eles há uma maior transparência, bem como redução de riscos de estratégia e de tomadas de decisão equivocadas”, ressalta Cristiane Mancini.
Podemos resumir assim:
- Obtenção de um resumo financeiro de toda a estrutura empresarial;
- Especificação de despesas e receitas em determinado período de tempo;
- Controle financeiro aliado ao bom desempenho da empresa e metas atingidas;
- Organização e entendimento facilitados, agilizando a tomada de decisões e ganhando qualidade;
- Verificação do montante que deve ser investido em cada área da empresa;
- Definição assertiva de metas;
- Formação simplificada de preços, já que é possível verificar cada despesa e receita dos segmentos da empresa;
- Manutenção da competitividade do negócio, pois o instrumento serve de base para análises estratégicas que garantirão a perenidade da companhia.
Como bem finaliza Rodrigues, “a organização por centro de custo, aliada ao plano de contas gerencial é o primeiro passo para determinar a saúde financeira de uma empresa”. Então o que ainda está esperando para implementar essa inovação na sua empresa?
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