Gerência financeira: conheça os 6 maiores erros e aprenda a evitá-los

Por maiores que sejam a capacidade, a atenção e a boa vontade do gerente financeiro ou administrativo de qualquer empresa, algum errinho sempre pode passar despercebido, acabando por comprometer toda a veracidade da avaliação. Afinal, é a adequada gestão das finanças do negócio que define onde tem havido um melhor retorno, bem como determina a prioridade de investimentos, calcula pontos de prejuízo e direciona as atividades de acordo com a movimentação vinculada a cada uma delas.

Que tal analisar agora mesmo os principais erros cometidos na gerência financeira e, como não adianta nada apontar problemas sem ao menos cogitar soluções, aproveitar para checar algumas das maneiras mais eficazes para evitá-los? Avalie se você comete essas falhas em sua gestão e trate imediatamente de corrigi-las!

Não automatizar seus controles

Hoje em dia, os papéis tendem a ter um ciclo básico de vida: entulhar gavetas enquanto são novos e ir para o lixo quando envelhecem. Não é à toa que uma das maiores vantagens do progresso tecnológico é a substituição da papelada por arquivos digitais, dificultando assim a ocorrência de erros ao mesmo tempo em que a atualização das informações é simplificada.

Então esqueça qualquer tipo de acompanhamento que você ainda teima em fazer por meio físico. Cada um deles pode ser eficazmente substituído por alternativas mais modernas e fáceis de gerenciar e monitorar — tanto individualmente como de forma sistêmica. Compare os benefícios:

• Independentemente do seu grau de organização, o simples controle por planilha já oferece muito mais recursos e meios de atualização que qualquer bloquinho;
• Praticamente todas as atividades empresariais organizadas têm um sistema on-line cujo custo-benefício é adequado ao funcionamento de negócios de vários portes, com a maioria ainda contando com recursos e suporte especializados;
• Serviços terceirizados controlados por meios físicos são infinitamente mais difíceis de gerenciar que aqueles controlados em meio virtual.

Não trabalhar com processos definidos

Um dos maiores erros de qualquer gestão, seja ela administrativa ou financeira, é também o mais simples: não definir os processos de cada atividade. Nesse cenário, como identificar pontos de falha nas avaliações sem ter que refazer todo o caminho traçado para obtê-las e sem um processo definido para servir como bússola de comparação? E de que maneira localizar gargalos na realização das atividades, podendo então saná-los, sem ter um processo estabelecido?

Identifique cada uma das atividades relacionadas a seu setor financeiro e estabeleça um procedimento individual padrão a ser seguido em sua execução. Isso proporcionará a seus colaboradores segurança na realização das demandas a eles delegadas. Acredite: as pessoas se sentem muito mais seguras tendo uma garantia de que estão agindo de acordo com o esperado e, portanto, podendo usar o processo como uma espécie de checklist, revisando cada atividade realizada e corrigindo possíveis falhas.

Não dar importância a pequenas despesas

Um dos erros mais comuns dos gestores financeiros é não dar a devida atenção aos pequenos gastos do dia a dia. Não contabilizá-los na gestão de custo ou não mensurar seu impacto sobre o funcionamento do negócio faz com que boa parte da lucratividade se perca em ações alheias à atividade-fim da empresa. Por isso, aproveite para conhecer agora mesmo alguns dos gastos normalmente negligenciados pela gerência financeira:

• Custos com impressões desnecessárias, consumo de papel e tinta;
• Contas de telefone e internet cujos pacotes e franquias precisam ser revistos periodicamente para que se adaptem ao consumo;
• Gastos com material descartável, como copos, talheres e papel toalha;
• Despesas com transporte tanto de funcionários como de mercadorias, especialmente aquelas eventuais, não reguladas por nenhum contrato — como corridas esporádicas de táxis para aeroportos e reuniões extraordinárias ou, ainda, visitas a clientes.

Para garantir que grande parte do lucro da empresa não escoa pelo ralo com gastos descontrolados, considere como imprescindível, desde já, levantar cada um desses custos e pesar sua importância no que se refere às atividades do negócio.

Não planejar gastos com transporte

Como já mencionamos no tópico anterior, o transporte é um dos gastos comumente menosprezados pela gerência financeira, dada sua aparente pequena parcela sobre o todo e a natureza esporádica de sua ocorrência. Mas a verdade é que os gastos com transporte não apenas têm que ser controlados como devem ser previstos. Assim, no orçamento mensal, é preciso reservar sua cota e estabelecer limites, para que esse gasto não se transforme em um ponto de vazão de lucros.

Somente prevendo, levantando e analisando os gastos com transporte é que você poderá comparar opções de solução para reduzi-los. Aí pode entrar uma terceirização desses serviços, contratando fornecimento mensal de transporte, por exemplo, bem como a locação de veículos para manter uma frota própria. O segredo está em analisar o caso específico da sua empresa e escolher a opção mais viável de acordo com suas demandas.

Não manter a qualidade em prol da redução de custos

E já que falamos em minimizar gastos, vamos a um erro grave (e bastante recorrente) em muitas gerências financeiras: a falta de estratégia na redução de custos. Então pense por um minuto: quando se fala em diminuir despesas, o que vem à sua cabeça primeiro? Alterações no quadro de pessoal, corte de benefícios e redução de investimentos com marketing? Se sua resposta foi positiva, é bem provável que você esteja dando tiros no próprio pé. Quer saber o porquê?

Primeiramente, porque reduzir seu quadro de colaboradores pode apenas fechar portas para negócios, uma vez que são eles sua frente de batalha. Em segundo lugar, porque cortar benefícios nada mais é que um atalho para acabar com a motivação da equipe. E gente desmotivada simplesmente não produz. E em terceiro lugar, porque a propaganda foi, é e possivelmente ainda será por muito tempo a alma do negócio. Lembre-se de que se você não é visto, consequentemente não é lembrado.

Para reduzir custos, portanto, você deve começar pelo início. Identifique onde eles são mais caros — ou seja, onde têm um menor retorno. Esse é o primeiro passo para decidir quais serão as estratégias a tomar nessa importante tarefa. Como já citamos, experimente observar os pequenos gastos para talvez encontrar aí informações importantes para trabalhar em cima.

Não comparar lucro esperado e lucro real

Com as pequenas despesas sendo menosprezadas, pode-se gerar uma ilusão quanto ao lucro de suas operações. Para calcular corretamente a margem de lucro de cada uma, você precisa ter uma visão clara de tudo o que está inserido em sua realização, desde os gastos gerais a serem rateados (como água, energia e aluguel) até os custos individuais não percebidos (como embalagem, frete e estocagem).

Ao levantar todas essas informações e fazer a devida comparação do lucro estimado para uma determinada operação com o lucro real obtido, você pode corrigir uma visão míope que certamente traria prejuízos futuros à sustentabilidade do negócio. Também é possível corrigir esse gap ao eliminar fases do processo que, no fim das contas, talvez nem fossem necessárias ou substituir alguns processos por outros mais econômicos.

Viu só como a gerência financeira tem horizontes sempre mais largos do que imaginamos a princípio? O que acha de compartilhar este post em suas redes sociais para ajudar a expandir também os horizontes dos seus colegas de profissão com essas dicas?