Quando um profissional começa a crescer e chega a cargos mais estratégicos de uma grande empresa, é provável que ele seja enviado em viagens corporativas em nome da companhia. Isso é ótimo, principalmente do ponto de vista da carreira. Porém, para evitar o desfalque de algumas tarefas, é provável que ele precise continuar com seu trabalho de rotina durante a viagem — pelo menos em parte.
Dependendo da natureza da viagem, isso pode ser complicado. Mudar de local e de horário de forma repentina pode diminuir bastante a capacidade produtiva de um profissional. Por isso, é importante ter cuidado redobrado para cumprir suas obrigações de trabalho em dia durante viagens corporativas.
Se você ou um de seus colaboradores está prestes a fazer uma viagem de negócios e você procura maneiras de manter sua produtividade, não se preocupe. Trouxemos aqui 7 atitudes que podem ajudar a realizar tudo em dia. Confira:
1. Ser pontual
Algo que afeta bastante a produtividade de um funcionário, especialmente quando está em uma viagem de negócios, é a sua pontualidade. Atrasos causados por imprevistos não são um problema tão grave quanto parece. Mas perder tempo produtivo sem uma justificativa plausível não é uma boa opção. E como os assuntos das viagens corporativas costumam demandar bastante tempo, cada minuto perdido conta.
A solução aqui é simples: tentar seguir o horário. Chegar adiantado ao aeroporto ou rodoviária, por exemplo, já é o suficiente para evitar alguns atrasos na partida. Manter o despertador funcionando evita a perda de alguma reunião ou evento. Quanto mais pontualidade houver, menos tempo será desperdiçado ao longo do caminho.
2. Evitar trabalhar em locais inadequados
Algumas pessoas acreditam que podem otimizar sua produtividade trabalhando fora de casa ou do escritório. Por exemplo, lendo no táxi, conversando com sócios enquanto dirigem ou vendo relatórios enquanto esperam pelo voo. Para alguns profissionais, já acostumados com viagens corporativas, isso pode ser algo natural. Porém, é importante não exagerar.
Começar uma viagem de negócios já com cansaço mental é altamente prejudicial. Isso atrapalha o desempenho e ainda pode causar problemas de saúde e estresse, pois o colaborador já terá mais tarefas do que o normal. Além disso, trabalhar em locais inadequados aumenta o desgaste físico e psicológico. Em vez de correr o risco, é melhor ter esse tempo de espera livre para recarregar as energias.
3. Organizar a agenda
Em vários momentos, a diferença entre ter tempo sobrando e tempo faltando está na forma como uma agenda é organizada. Em muitas viagens corporativas, o colaborador percebe que poderia ter dado conta de tudo e ainda haveria tempo para descansar a aproveitar a viagem, caso tivesse encaixado melhor todas as tarefas no cronograma.
Esse tipo de atitude é mais bem compreendido com a prática, mas existem algumas maneiras de melhorar a organização de forma geral. Por exemplo:
- criar listas de tarefas;
- montar uma agenda com notificações;
- estimar o tempo de conclusão de cada tarefa.
Com pequenas mudanças de hábito, é possível tornar as viagens corporativas ainda mais produtivas e menos cansativas.
4. Otimizar o tempo de deslocamento
Algo que interfere bastante no tempo útil de uma viagem é o deslocamento. Quanto mais tempo é gasto em um carro entre o hotel e o local de trabalho, menos tempo haverá para se dedicar às tarefas. Como consequência, o colaborador pode precisar de mais um ou dois dias para cumprir o mesmo cronograma, o que aumenta os custos da viagem.
Existem duas soluções mais óbvias para esse problema:
- escolher um hotel próximo ao local de trabalho. O trânsito pode gerar perda tanto de tempo quanto de energia sem necessidade;
- ter um meio de transporte sempre disponível: vários aplicativos permitem chamar táxis corporativos a qualquer momento, ou mesmo fazer reservas com horário marcado para todo o período da viagem.
5. Não levar tarefas que não são urgentes
O colaborador já está a serviço da empresa, com a agenda cheia de tarefas específicas. Sendo assim, por que aumentar mais ainda sua carga de trabalho? Além de ser irrealista tentar manter absolutamente todas as tarefas a distância, o excesso de trabalho impede a realização de qualquer obrigação com a devida qualidade.
Para evitar esse tipo de problema em viagens corporativas, existem algumas atitudes eficazes:
- delegar: deixar outro membro da equipe responsável pelo cumprimento de algumas das tarefas cotidianas. Como será algo temporário, isso não deve comprometer a rotina de ninguém;
- pedir auxílio: caso não seja possível deixar outra pessoa responsável, criar uma rede de apoio que torne mais fácil a execução do trabalho nesse período.
6. Usar celular, e-mail e outras formas de comunicação
Estar conectado à equipe e com os demais envolvidos em viagens corporativas é fundamental para manter a produtividade. Em muitos casos, um aparelho celular conectado à internet já é mais que o suficiente para conseguir ter controle sobre todas as tarefas.
Antes da viagem, é necessário ter certeza de que todos têm os contatos de quem está viajando. Assim, será possível tirar dúvidas, pedir ajuda e fazer com que a equipe continue trabalhando de maneira coordenada, independentemente da localização de cada um.
7. Utilizar transporte adequado
O deslocamento em um local com o qual não se está familiarizado costuma ser um problema. Já existem aplicativos para celular que contam com ferramentas de navegação a fim de evitar que as pessoas se percam, mas sempre há um gasto de tempo em viagens corporativas feitas assim. Por isso, o mais comum é dar preferência ao transporte particular em vez de público.
Já é possível diminuir bastante o custo com o deslocamento do colaborador apenas contratando um serviço especial de transporte corporativo, que tem acesso a pistas exclusivas nas grandes cidades. Assim, sempre que for necessária a locomoção, haverá um carro disponível de maneira rápida e prática.
Seguindo as nossas dicas de como tornar as viagens corporativas mais produtivas, independentemente do tempo, local ou tarefas extras, é possível render muito mais sem tanto desgaste.
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