Reuniões externas: como reduzir problemas na política de reembolso?

Seja a sua empresa de grande porte ou uma PME, é muito provável que já tenha ocorrido a necessidade de enviar colaboradores para reuniões externas. Os motivos são variados: encontros com prospects, suporte in loco a clientes, visitas a fornecedores ou até a presença em audiências judiciais. Sem falar no caso de empresas que estão instaladas em diversas cidades. Nessas organizações, um gestor ou um colaborador operacional geralmente precisa transitar entre elas.

Por mais que essas situações sejam importantes para a manutenção e o crescimento do negócio, todas elas têm um ponto em comum: o drama na prestação de contas e nos reembolsos. E os responsáveis por setores que lidam com esses acertos — como o Administrativo, o Financeiro ou de Viagens — sabem muito bem que se trata de um processo delicado e que gera problemas.

Mas, para reduzir — ou eliminar de vez — essas complicações na política de reembolso no caso de reuniões externas, apresentaremos algumas dicas preciosas a seguir.

Conheça a legislação vigente

O primeiro passo — e o mais importante — é tomar conhecimento sobre a legislação vigente para não desrespeitar nenhuma lei trabalhista. Isso é importante porque essas leis definem que o empregador é responsável pelos gastos fundamentais em reuniões externas, viagens ou eventos nos quais o colaborador representa a empresa.

Por gastos fundamentais, entende-se: o transporte e deslocamento do profissional, a hospedagem, a alimentação (café da manhã, almoço e jantar), o combustível, a entrada em eventos e solenidades e qualquer outro gasto relacionado à prática profissional.

Portanto, conhecer essas leis e segui-las é fundamental para evitar conflitos internos com os colaboradores e possíveis sanções da justiça do trabalho. Tenha certeza de que seguir as regras é muito mais econômico do que arcar com um processo trabalhista.

Defina uma política de reembolso objetiva

Ciente das leis vigentes, o próximo passo é definir um conjunto de regras e processos internos que regularizará o reembolso dos custos desses eventos, como as reuniões externas. Para uma política de reembolso objetiva e clara, defina quais ocasiões serão cobertas pela empresa e a importância de cada uma delas.

Por exemplo: um possível novo cliente solicita a visita de alguém da sua empresa no endereço dele para uma reunião de negociação e alinhamento. Trata-se de uma demanda importante e que não deve ser ignorada.

No entanto, se um cliente atual requisita a presença de um profissional apenas para prestar algum tipo de suporte técnico que poderia ser realizado virtualmente, é preciso ponderar. Isso porque esse tipo de demanda, apesar de igualmente importante, não exige o investimento dos custos de uma reunião externa, por exemplo. Por isso, é preciso detalhar em quais situações seus colaboradores poderão realizar reuniões externas.

Eduque o público interno

Após essa definição de uma política de reembolso, é importante que a empresa direcione seus esforços no esclarecimento de cada uma das regras que a compõem. Fazer com que os seus colaboradores conheçam e entendam essas regras é um dos pilares para a redução de problemas na política de reembolso. Por isso, faça treinamentos, invista em ações de comunicação interna para conscientização e, inclusive, aposte em benefícios para a redução dos custos com essas viagens e reuniões.

É interessante não deixar de fornecer para cada profissional da sua equipe um documento detalhado sobre as políticas de reembolso adotadas. Nesse documento, aproveite para especificar os processos que deverão ser executados para a solicitação de verbas, a prestação de contas e o reembolso. E se não esqueça de formalizar a entrega do documento.

Planeje as reuniões externas com antecedência

Quando as reuniões externas são planejadas e programadas com antecedência, os riscos de imprevistos — como gastar valores superiores ao mínimo necessário — são reduzidos drasticamente. Isso porque é possível estabelecer rotas, contatar previamente fornecedores de transporte ou hospedagem, por exemplo. Além disso, o setor responsável pelo repasse dos valores pode se programar melhor e os profissionais que trabalham com a contratação dos fornecedores poderão estudar alternativas mais econômicas.

Um exemplo muito simples da importância do planejamento dessas reuniões é a disponibilização de uma margem extra, com a qual o seu colaborador poderá resolver imprevistos diversos. Ou a racionalização das atividades externas, de modo que os gastos com transporte e hospedagem sejam otimizados sem deixar de proporcionar qualidade aos seus profissionais.

Deixe essas ocasiões mais seguras

Muitas dessas atividades externas exigem que o colaborador transite com quantias consideráveis de dinheiro para, por exemplo, pagar a alimentação, entradas em eventos e deslocamento com serviço de táxis. No entanto, quando as empresas buscam suporte na tecnologia, o processo se torna mais seguro. Com isso, se evitam perdas e se reduzem os prejuízos no caso de o profissional ser assaltado.

Uma forma muito simples e até econômica de fazer isso é adotar serviços empresariais, como um cartão de alimentação e um aplicativo de táxi corporativo. Além de automatizar a prestação de contas desses serviços, a sua empresa ainda economiza, porque alguns deles oferecem facilidades e descontos para as empresas à medida que são utilizados.

Automatize o processo de reembolso

Atualmente, boa parte das empresas utiliza planilhas eletrônicas para a realização de acertos de viagens e processos de reembolso. No entanto, tais quais as soluções corporativas citadas anteriormente — que dispensam a transferência de valores aos colaboradores e encaminham comprovantes diretamente para as empresas, sem a necessidade do recolhimento de recebidos —, existem soluções tecnológicas que facilitam muito todo esse processo.

Essas soluções reduzem a incidência de erros e também facilitam, por exemplo, a geração de relatórios sobre os gastos com reuniões internas, viagens e eventos. Assim, os gestores têm maior facilidade no acesso às informações que os ajudam na tomada de decisão, como com o controle orçamentário.

Neste artigo, foi possível reforçar como as reuniões externas são fundamentais para o crescimento da empresa. Além de entender que, se não houver uma política de reembolso bem definida e de conhecimento de todos, a probabilidade de que ocorram problemas internos será muito alta — podendo até mesmo incidir em complicações trabalhistas.

Então, não hesite em adotar tais dicas. Aliás, para quem gosta de dicas, a adoção de soluções empresariais — como o táxi corporativo que citamos — é uma das formas de tornar a sua empresa menos burocrática. Duvida? Então confira todas as 4 dicas para diminuir a burocracia por meio do digital em nosso blog!