Como fazer um bom controle de fluxo de caixa da minha empresa?

Sabia que o controle de fluxo de caixa é um instrumento indispensável para a gestão financeira de qualquer negócio, das microempresas às multinacionais? Afinal, é com essa ferramenta que o negócio conhece suas fontes de ganhos e de gastos, podendo assim se planejar com mais conhecimento de causa. É simples: quando o gestor domina o fluxo de caixa, tem condições de tomar decisões realmente fundamentadas. Nesse contexto, os benefícios para o empreendimento virão naturalmente.

Ainda não está completamente convencido da importância desse instrumento de gestão financeira? Então imagine que há um vazamento na tubulação de água da sua casa, descoberto pelo aumento expressivo da conta. Em um caso assim, de fato encontrar o furo no cano para andar com o conserto demandará algum esforço, certo? Já em uma empresa, no caso de gastos significativos, descobrir a fonte de despesas exageradas se torna infinitamente mais fácil com a análise do fluxo de caixa. Se tiver que vasculhar a papelada de setor por setor com a torneira de gastos aberta, o desperdício será monstruoso!

Até concordou com a importância, mas não sabe nem por onde começar a aplicar a teoria na prática? Então confira, no post de hoje, como você pode monitorar a movimentação financeira do seu negócio com mais eficiência!

Aposte no preenchimento frequente e preciso

Algumas práticas de gestão devem ser realizadas de forma regular para que o gestor consiga extrair todo o potencial que oferecem. E especialmente nas atividades que envolvem a área financeira, o controle deve ser sempre preciso. Caso contrário, a análise pode ficar comprometida devido a dados deturpados. Então guarde desde já: o fluxo de caixa demanda preenchimento frequente. Se o gestor se esquece de lançar os dados na ferramenta, perde a capacidade de analisar a real movimentação financeira do negócio apenas por ali.

Lembrando que, geralmente, entradas e saídas são contabilizadas a cada mês, mas só refletirão a realidade se todos os dados tiverem sido devidamente considerados. Hoje em dia, com o auxílio da tecnologia, por meio de softwares e de aplicativos para dispositivos móveis, os gestores conseguem monitorar inclusive certos gastos variáveis — como os relativos a transporte. Assim é possível passar um verdadeiro pente fino nas finanças empresariais.

Defina categorias de receitas e despesas

Para você ter um controle de fluxo de caixa realmente efetivo, deve fazer uma classificação detalhada das entradas e saídas. Na prática, crie categorias: vendas à vista, vendas a prazo, compras de fornecedores, salários dos funcionários, retiradas dos sócios e assim por diante, cobrindo todas as atividades da empresa no âmbito financeiro.

No controle de fluxo de caixa, o gestor precisa ir além do saldo mensal, fruto da diferença total entre receitas e despesas. Na verdade, ele precisa conhecer detalhadamente os dados financeiros de cada categoria presente nesse instrumento de gestão. Afinal, como mencionamos anteriormente, não basta simplesmente saber que existe um vazamento na casa, mas descobrir onde está o furo e consertá-lo.

Monitore o histórico da movimentação financeira

O fluxo de caixa não deve ser usado apenas para o mês de referência, mas para todo o exercício financeiro anual. Como você deve estar cansado de saber, alguns negócios são marcados por fatores sazonais, que variam conforme a época do ano. Em certas situações, portanto, tanto a oferta quanto a demanda podem sofrer oscilações. Aí entram desde aspectos meteorológicos (no caso do ramo hoteleiro) a escassez de matéria-prima (nas indústrias e até em empresas de prestação de serviço).

Com acesso ao histórico do fluxo de caixa, o gestor pode entender a fundo o funcionamento do negócio e, assim, não ser pego de surpresa quando houver queda no faturamento ou crescimento da procura. Pense bem: ao saber os meses em que você vende mais e menos, pode se preparar com antecedência para essas situações.

Faça previsões de ganhos e gastos

Como você certamente já percebeu, o controle de fluxo de caixa pode ser aplicado no presente, para monitorar a movimentação financeira, buscando embasamento no passado para acompanhar o histórico de entradas e de saídas. Mas essa ferramenta ainda vai além, podendo ser usada para se pensar o futuro das finanças da empresa. Ao fazer projeções do fluxo de caixa, o gestor pode se planejar melhor para as situações que o negócio deve enfrentar.

No orçamento do governo, por exemplo, existe a previsão de receitas e a fixação de despesas. Esse raciocínio também é usado no setor privado! Afinal, por mais que a empresa tenha vendido a prazo, há na verdade uma expectativa de recebimento e não uma certeza absoluta, não concorda? Dessa forma, projetando receitas e despesas, o gestor sabe o que precisa fazer para manter a saúde financeira do negócio.

Ao notar que, em determinado mês, as receitas devem cair e as despesas devem se manter no patamar habitual, a empresa pode fazer promoções ou oferecer descontos à vista para aumentar as fontes de entrada no caixa, por exemplo. Assim é possível manter o equilíbrio financeiro sem ter que enfrentar grandes dores de cabeça.

Corte despesas supérfluas e tenha capital de giro

Depois de encontrar os furos na movimentação financeira do seu negócio, chega a hora de eliminar esses gastos supérfluos. Em vez de fazer cortes com base somente em suposições, com o controle de fluxo de caixa você pode ir direito ao problema. À medida do possível, compare as porcentagens de cada categoria do seu fluxo de caixa com as médias da concorrência e do segmento em que sua empresa atua. Dessa maneira, você realiza um benchmarking que favorece a gestão financeira do negócio.

Além de cortar despesas desnecessárias, você também precisa avaliar se o capital de giro é suficiente para manter as finanças em dia. Entenda, de uma vez por todas, que a falta desse recurso para cobrir gastos pontuais (como o pagamento de fornecedores) é responsável pelo endividamento e pela falência de muitos negócios. Melhor não arriscar, não acha?

Com o tempo, você começará a identificar a real necessidade de capital de giro da empresa, de acordo com o histórico da movimentação. Lembre-se de que ter dinheiro em caixa é essencial para honrar compromissos financeiros até que você receba os valores referentes às vendas a prazo. Na prática, o capital de giro funciona como uma espécie de colchão de segurança para o negócio.

Agora deixe aqui seu comentário e nos conte se você já realiza o controle de fluxo de caixa na empresa onde atua! Na sua opinião, quais são os maiores benefícios dessa ferramenta para um negócio? Compartilhe sua experiência conosco e participe da conversa!