Homem sentado utiliza o celular. Sobre suas pernas há um jornal. Não é possível ver seu rosto. Ao seu lado há uma mala de viagens de rodas.

Como os aplicativos corporativos auxiliam na redução de custos?

Um dos maiores desafios dos gestores atualmente é conseguir se manter atualizado com as tendências e as diversas possibilidades que a tecnologia oferece para otimizar o trabalho da equipe, os processos internos e trazer uma série de economias para a empresa. É o caso, por exemplo, de diversos aplicativos corporativos que foram pensados justamente para auxiliar os gestores no alcance de melhores resultados e até mesmo na redução de custos.

Por isso, é muito importante acompanhar as tendências do mercado, buscar as novidades que podem se adequar às necessidades e planos da sua empresa e se organizar para utilizar o melhor da tecnologia em favor da organização.

Neste artigo, vamos analisar algumas funcionalidades de aplicativos fundamentais que podem fazer toda a diferença nos resultados da empresa, significando uma grande economia no final do mês. Acompanhe!

Gerencie as viagens de táxi

Em uma rotina cada vez mais corrida e intensa dentro das organizações, é muito importante estar atento aos detalhes e aos pequenos processos, que podem ser responsáveis por grandes gastos da empresa.

É o caso, por exemplo, das viagens de táxi. É muito comum que os colaboradores da empresa precisem se locomover, seja para uma reunião externa, para visitar um cliente ou até mesmo ir até o aeroporto para uma viagem. E se esses deslocamentos acontecem sem um acompanhamento do gestor, podem se transformar em gastos excessivos e até mesmo indevidos.

Um aplicativo de táxi corporativo acaba com a confusão dos reembolsos, garante que o valor cobrado pela corrida seja correto e permite que o gestor acompanhe o volume de corridas, a demanda da empresa, quais são os colaboradores que mais utilizam o serviço, permitindo, inclusive, que ele possa negociar melhores condições com a empresa.

Organize e otimize reservas em hotéis

Ainda pensando na necessidade dos colaboradores de estarem fora da empresa em determinadas situações, podemos pontuar as viagens a trabalho como uma das questões mais complicadas e possivelmente estressantes para um gestor: são dezenas de variáveis e informações que devem ser analisadas e, nesse contexto, é fácil perder o controle e acabar se esquecendo de algum detalhe ou mesmo fazer um mau negócio.

Por isso, um aplicativo que permite a você pesquisar e reservar hotéis com facilidade e praticidade é uma grande ajuda, que vai tornar o seu dia a dia mais produtivo e as viagens de colaboradores mais eficientes para a empresa. É possível selecionar a região de busca dos hotéis, acessar tarifas especiais e mesmo ter um controle e um registro de todas as reservas da empresa, dados fundamentais para o fechamento financeiro.

Agende reuniões e sincronize os seus calendários

O bom gerenciamento de uma equipe está totalmente relacionado ao melhor aproveitamento do tempo e do trabalho de cada colaborador. E, justamente por isso, conseguir coordenar as agendas de todos os colaboradores envolvidos em determinado projeto pode ser fundamental para que os resultados esperados sejam alcançados.

Muitas vezes é impossível se comunicar com todo o time antes de agendar uma reunião importante, por exemplo, e precisar cancelar ou remarcar determinados compromissos pode ser muito ruim para a imagem da organização.

Um aplicativo de gerenciamento de calendários permite que toda uma equipe sincronize as suas agendas, facilitando os processos e otimizando a comunicação interna. E não tenha dúvidas: organizar agendas e compromissos é uma estratégia que tem impacto direto nos custos da empresa, já que as horas passam a ser muito mais bem aproveitadas, evitando desperdício de tempo, colaboradores ociosos ou perda de compromissos importantes.

Armazene informações na nuvem

Você já imaginou quanto tempo vai economizar se conseguir acessar todos os documentos e informações importantes da empresa de qualquer lugar? Aplicativos que permitem o armazenamento de informações na nuvem são fundamentais para que o trabalho se torne mais eficiente e você cada vez mais produtivo.

Para entender a importância dessa mudança, basta pensar que o tempo dentro do táxi indo para uma reunião, por exemplo, não vai ser mais tempo perdido: com acesso aos dados fundamentais para o trabalho, você e sua equipe podem solucionar uma série de questões mesmo estando longe do escritório.

O armazenamento na nuvem também significa uma redução considerável de custos, já que acaba com a necessidade de aquisição de equipamentos de armazenamento, como pen drives, HDs e outras mídias.

Planeje e coordene as tarefas do time

Um aplicativo que permite aos gestores planejar a rotina de uma equipe, dividir tarefas e acompanhar o status de cada demanda é uma ferramenta fundamental para otimizar o tempo e aumentar a produtividade.

Utilizar uma ferramenta com essas funcionalidades significa diminuir a burocracia, evitar o retrabalho, garantir que toda a equipe esteja alinhada e se comunicando bem e que os prazos serão cumpridos. E, claro, tudo isso impacta diretamente nas entregas da equipe. Um time que produz cada vez mais e melhor tende a se tornar financeiramente mais interessante para a empresa. Lembre-se disso!

Organize o fluxo de caixa e controle as vendas

Muitas vezes, um pequeno erro ou desatenção no momento de fechamento do caixa pode significar uma imensa dor de cabeça ou mesmo um prejuízo considerável para a organização. Por isso, contar com ferramentas que auxiliam no processo (registrando e armazenando dados financeiros e tributários e gerando relatórios financeiros sobre a empresa) pode fazer toda a diferença para fechar o fim do mês com saldo positivo.

Tenha em mente que um controle efetivo das vendas, das contas a pagar e receber, dos impostos devidos e do pagamento dos clientes é essencial para garantir o crescimento da empresa. Por isso, é sempre uma ótima opção usar a tecnologia como aliada no momento de cuidar de dados tão importantes quanto as informações financeiras. Pode apostar: a contabilidade vai agradecer.

Viu como a tecnologia pode ser uma grande aliada na otimização dos processos da organização, ajudando você a se transformar em um gerente de sucesso? É responsabilidade do gestor acompanhar os avanços tecnológicos e entender quais são as suas possibilidades e usos dentro da empresa.

No caso dos aplicativos corporativos, por exemplo, são muitas as vantagens que eles trazem, e conhecer suas principais funcionalidades pode fazer uma grande diferença nos resultados da sua empresa.

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