Como reduzir gastos com táxi corporativo?

Já parou para analisar o quanto sua empresa gasta mensalmente com táxi corporativo? Mais do que gostaria, certo? Entretanto, sempre há o dilema: o deslocamento é essencial para visitar clientes, fechar mais negócios e até mesmo para garantir a segurança dos colaboradores que precisam se deslocar ou trabalham em horários alternativos.

Então, o que fazer para reduzir custos sem prejudicar o desempenho da empresa ou colocar em risco seus funcionários? Como equilibrar essa balança? Definitivamente, pedir para os times gastarem a sola do sapato não é uma opção. Então, como resolver esse impasse?

Por mais que pareça difícil, há outras iniciativas que você pode adotar para reduzir os gastos com o táxi corporativo, viu? Ficou curioso? Então confira!

Qual o peso dos custos com deslocamento?

Pode parecer algo irrisório, mas o peso com deslocamento de funcionários é mais prejudicial e maior do que você consegue enxergar à primeira vista. Se, por exemplo, você tem uma equipe de vendas que precisa fazer visitas externas durante o processo de negociação, pergunto:

• Cada uma dessas visitas é contabilizada?
• Os custos totais calculados são deduzidos da margem de lucro desse negócio?

Se pelo menos uma das respostas a essas perguntas for um não, você está realmente lucrando menos do que deveria.

Por outro lado, você não pode limitar o número de visitas aos clientes, sob pena de prejudicar a negociação, certo? É melhor gastar com táxi para os vendedores ou perder o negócio?

Independentemente da natureza da empresa — mesmo quando não estamos falando de equipes de vendas —, é necessário se deslocar para diversos outros fins, por exemplo:

• fazer reuniões;
• visitar fornecedores;
• participar de eventos.

E esse é o tipo de gasto que não dá para simplesmente cortar. Por outro lado, é igualmente injusto pedir que os colaboradores fiquem 100% do tempo dentro do escritório, afinal, algumas questões precisam ser resolvidas presencialmente.

Além disso, fazer networking é essencial para gerar ainda mais negócios. No entanto, a verdade é que esse ir e vir diário pode gerar um custo altíssimo para a empresa.

Principalmente em grandes cidades, mesmo as pequenas distâncias acabam se tornando enormes, devido aos horários de pico do trânsito. Se somar a isso o momento econômico que o país vive, você logo perceberá que talvez aquele corte de custos tão cobrado pela diretoria pode estar onde você menos esperava: no táxi corporativo.

Como gastos excessivos podem prejudicar meu negócio?

Saiba de uma coisa: para uma gestão eficiente, absolutamente todos os seus gastos e recebimentos precisam estar controlados. Se você não tiver conhecimento exato de cada número, pode ter certeza de que vai perder dinheiro e oportunidades.

Os gastos excessivos, além da óbvia perda de faturamento, trazem muito prejuízo para sua empresa. Quer saber quais? Veja:

• eles tornam seu preço final maior — o que faz com que você perca competitividade, pois vai ter que compensar seus gastos;
• eles comprometem sua qualidade. Gastos excessivos significam que as atividades não estão sendo feitas da melhor forma possível, e isso se reflete em seus produtos e serviços;
• eles criam atritos internos. Se um funcionário comprometido percebe que outro está usando desnecessariamente o táxi corporativo, ele se desmotiva, especialmente se estiver de fato vestindo a camisa da empresa.

Não são somente prejuízos diretos que você tem com gastos descontrolados, percebe? Isso afeta sua empresa como um todo!

Como promover a redução de custos no uso do táxi corporativo?

Por tudo isso, é muito importante prestar um pouco mais de atenção, para observar se não há medidas que podem ser adotadas para diminuir esses custos. Um controle mais frequente dos gastos e a implementação de algumas normas de uso para o táxi corporativo, por exemplo, já podem fazer toda a diferença.

Quer saber como reduzir os gastos com o táxi corporativo? Siga as dicas abaixo:

Mantenha o táxi corporativo

Proibir o uso do táxi corporativo não é, nem de perto, a melhor opção. Além de a empresa perder na qualidade dos encontros pessoais, ela fica limitada a uma atuação distante dos clientes e fornecedores, coisa que não é nem um pouco benéfica, especialmente com a concorrência brigando por cada cliente.

O táxi corporativo proporciona um ganho de tempo muito maior quando comparado a outras formas de transporte, já que os veículos podem se locomover pelo corredor de ônibus, diminuindo o tempo que seus colaboradores gastam no trajeto.

Além disso, você não coloca em risco a segurança do funcionário. Afinal, em deslocamentos a serviço da empresa — incluindo a ida e volta para casa —, você é legalmente responsável por possíveis acidentes de trabalho.

Excluir o táxi corporativo da sua gama de possibilidades de transporte é, em outras palavras, um tiro no pé, pois compromete a produtividade e desencadeia uma série de outras dores de cabeça no seu dia a dia.

Crie uma política clara

E já que não é o caso de extinguir o uso do táxi corporativo, a melhor saída é estabelecer regras para sua utilização. Já existem normas estipuladas para usar táxi corporativo na sua empresa ou todo mundo pede um táxi quando bem entende?

Criar uma política clara — mostrando quando e como as pessoas devem administrar os gastos com deslocamento — é fundamental para ter um maior controle e reduzir esse tipo de custo.

Uma boa dica é criar regras específicas de acordo com os cargos. Assim, um colaborador que trabalha em contato direto com clientes ou fornecedores e precisa sair mais da empresa pode ter suas necessidades atendidas. Já as funções mais operacionais podem usar o recurso só em situações mais específicas e esporádicas, como quando precisam ficar até muito tarde no escritório.

Dessa forma, os times assumem a responsabilidade pelos seus gastos e começam a prestar mais atenção ao uso do táxi corporativo.

Estabeleça metas para os gastos totais

Criar processos — como uma política de gastos — é a chave para melhorar o funcionamento de qualquer negócio. Via de regra, esse é o caminho para encontrar gargalos e identificar a saída descontrolada de recursos.

Por outro lado, definir metas significa orientar suas ações, para que você, sabendo aonde quer chegar, trabalhe com foco nesses objetivos.

Para definir metas para uso do táxi, comece pelo final: qual o valor máximo que sua empresa pode gastar? Olhe para:

• seu planejamento estratégico;
• suas margens de lucro;
• seu ponto de equilíbrio.

Use os recursos necessários para identificar um valor-chave que seja alcançável e esteja de acordo com a realidade. Não adianta “chutar” um número qualquer: tudo que você escolher precisa ser amparado por fatos e dados.

Depois de identificá-lo, você precisa analisar a melhor forma de rateio entre as áreas: setores de vendas e de gestão são os que mais costumam gastar com deslocamentos. Em contrapartida, são os mais estratégicas para obter resultados.

Esse valor fracionado precisa ser repassado para cada gestor, como um indicador que deve ser acompanhado de perto, periodicamente — e não só no fechamento do mês. Dessa forma, suas equipes ajustam possíveis desvios e sabem quando estão usando mais do que deveriam. Ou seja: elas têm um budget para se orientar.

Faça um controle frequente

Não existe nada melhor para monitorar gastos do que usar recursos como planilhas, softwares e aplicações, não é verdade? Por isso, utilize esse tipo de controle e compartilhe ao menos com os gerentes e colaboradores que mais se deslocam com o táxi corporativo.

Dessa forma, você consegue ter uma visão mais ampla — seja semanal, mensal ou por colaborador — para tentar entender de onde vêm os maiores gastos e, assim, traçar um plano de contenção mais efetivo.

Uma excelente solução para o problema são os aplicativos de táxi corporativo. Alguns deles já possuem relatórios gerenciais que trazem informações valiosas sobre os times, dias e horários e, até mesmo, clientes ou fornecedores que demandam maior deslocamento.

Peça aprovação com antecedência

Tudo bem que imprevistos acontecem, mas eles devem ser a exceção e não a regra — e isso é válido para qualquer empresa! Por isso, outra dica bem bacana para diminuir os gastos com táxi corporativo é pedir que os colaboradores solicitem uma aprovação prévia desse deslocamento.

Com esse tipo de política, você pode consultar sua planilha de controle e até questionar se é realmente necessário visitar um cliente pela terceira vez na mesma semana, por exemplo. Além disso, essa é uma excelente forma de evitar o gasto antes mesmo de ele acontecer.

Acompanhe a utilização do táxi corporativo

Aliás, a possibilidade de cruzar informações pode dar a você uma visão mais ampla e um acompanhamento muito mais efetivo. Se você utiliza algum tipo de gestão por etapas das negociações (e prospecções em andamento), pode cruzar os status de cada cliente ou prospect com os recursos demandados para esse relacionamento.

Imagine que um vendedor alimenta diariamente uma planilha com os status dos clientes com os quais ele busca fechar um novo negócio. Se em determinado dia ele pediu recursos para visitá-lo, você pode criar na planilha um campo para que o vendedor informe o resultado dessa visita.

Entender o motivo e mensurar os resultados de cada visita é um benefício colateral do acompanhamento, por meio da liberação prévia, do uso do táxi corporativo.

Procure limitar os deslocamentos

Um detalhe é fato: as pessoas se organizam melhor quando recebem parâmetros sobre o que é aceitável e, obviamente, o que não é. Se os gastos com táxi corporativo estão muito acima da média em sua empresa, uma ótima saída pode ser começar a limitar esses deslocamentos, e só abrir exceções para casos especiais.

Você pode começar colocando regras para que esse recurso seja utilizado apenas dois dias da semana e fora dos horários de pico, por exemplo. Assim, você evita que sejam realizadas corridas em períodos cujo tempo de deslocamento é muito grande e, consequentemente, gera um custo maior.

Esse tipo de iniciativa também fará com que os funcionários se organizem melhor e comecem a marcar reuniões em condições favoráveis. Por exemplo:

• reuniões com clientes em locais mais próximos;
• preparo de uma agenda de visitas para o período, baseando-se nos horários disponíveis;
• aproveitamento de rota para não ter que retornar para a empresa e pagar uma nova corrida.

Use aplicativos com versão corporativa

Os aplicativos de táxi que possuem versão corporativa são uma excelente alternativa para diminuir os gastos com deslocamentos. Por meio do seu uso, além de cortar aquele tempo chato de espera, você consegue eliminar a necessidade de fazer reembolso ou ter que adiantar o valor da corrida aos colaboradores, uma vez que os pagamentos são feitos de forma online, diretamente entre a empresa e o aplicativo.

O mais bacana nesse tipo de ferramenta é que ela já traz algumas informações valiosas sobre o uso do táxi corporativo, automatizando o controle e os relatórios para ajudar o gestor a economizar tempo e se dedicar a tarefas mais importantes.

O 99Corporativo, por exemplo, possui mais de 140 mil taxistas cadastrados em 400 cidades no Brasil e gera relatórios sobre os deslocamentos. Depois, eles podem ser exportados para sua planilha de controle no Excel.

Além disso, a ferramenta ainda permite que você saiba exatamente quais foram os gastos por projeto ou colaborador, colocando os limitadores necessários para que o orçamento não estoure. Não é uma mão na roda? Esse tipo de controle pode ajudar a economizar até 45% dos gastos com o táxi corporativo!

Inove constantemente

As startups são um setor revolucionário nos mercados mundiais. Elas apresentam novas formas de atuação, mais seguras e econômicas, nos mais diversos campos. Se você deseja se manter à frente da concorrência, siga o exemplo delas.

Não adianta pensar que a melhor forma de fazer tudo é a tradicional: a tecnologia está aí para ser uma grande aliada das empresas. A melhor forma de empreender é aquela que gera economia, segurança e aumento da qualidade.

Se você ainda tem algum receio de apostar em aplicativos de táxi, faça o seguinte teste:

• escolha uma pequena equipe de funcionários;
• crie uma política de uso;
• cadastre-se no aplicativo por um período determinado;
• utilize seus recursos (como relatórios, avisos, cadastros etc.);
• mensure os resultados.

Se você fizer isso e comparar com um período anterior, quando suas viagens de táxi foram feitas sem esse controle e essa ajuda, vai encontrar diversos benefícios. Por exemplo:

• redução dos valores gastos;
• uso inteligente e estratégico das corridas de táxi;
• maior controle sobre as utilizações, minimizando desvios do recurso;
• clareza no acompanhamento;
• aumento da segurança de seus colaboradores;
• melhoria na qualidade da rotina de suas equipes.

Tudo isso pode ser o diferencial que sua empresa precisa para se posicionar e se solidificar em seu mercado de atuação.

Percebeu como a realidade pode ser completamente diferente e muito melhor do que você imaginava? A 99 é sua parceira e quer sempre proporcionar as melhores opções de táxi corporativo.

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