Como lidar com uma equipe enxuta maximizando sua produtividade?

Não há como negar: para enfrentar um mercado competitivo, é preciso reduzir custos. Muitas vezes, esse corte chega também aos recursos humanos, fazendo com que a empresa ou departamento precise trabalhar com uma equipe enxuta.

Porém, apesar do desafio que é alcançar resultados com um time menor, vamos mostrar que essa é uma missão possível! Com uma gestão eficiente, é viável maximizar a produtividade dos colaboradores e bater as metas da organização.

Quer saber como? Vamos contar os segredos neste post. Continue a leitura e descubra!

Forme times complementares

A decisão de diminuir ou realocar o quadro de funcionários não é simples para nenhuma organização. No entanto, a evolução tecnológica, a automação de processos e mesmo a necessidade de reduzir custos para competir leva as empresas por esse caminho.

No momento de escolher quem permanece na empresa, muitas questões entram em jogo: o tempo de serviço dos funcionários, suas competências, a lealdade à organização, o conhecimento acerca dos clientes e dos processos internos etc.

Porém, não se esqueça de que os colaboradores que permanecem devem ter habilidades complementares — esse é um dos principais segredos para o sucesso de uma equipe enxuta.

Sem essa premissa, será muito complicado para o time executar todas as tarefas pelas quais ele é responsável. Enquanto algumas pessoas com características parecidas ficarão ociosas, não haverá ninguém realmente preparado para realizar certas atividades, criando a sensação de que “falta alguém”.

Nesse caso, a lacuna não é quantitativa, mas qualitativa. Leve em consideração o perfil dos funcionários ao formar — ou preservar — uma equipe que precisa ter uma quantidade reduzida de profissionais.

Otimize processos

No dia a dia de uma empresa, sempre há tarefas que poderiam ser agilizadas. É difícil encontrar processos que não tenham nenhum gargalo: aquele ponto em que o fluxo de atividades é prejudicado por algum tipo de limitação.

Esse atraso gera perdas em qualquer situação. Em uma equipe reduzida, o estrago é ainda maior, pois tudo precisa funcionar em perfeita sincronia para que se chegue ao resultado desejado.

Para solucionar esse problema, o gestor precisa conhecer profundamente os processos executados por sua equipe. Ao analisar sua rotina, ele identifica redundâncias que levam à perda de tempo, comprometendo a produtividade do grupo.

Outra forma de otimizar processos é conversar com o time. Quem trabalha efetivamente em uma função aponta com propriedade as etapas que podem ser alteradas para obter um fluxo ágil. Depois, é só buscar alternativas para corrigir procedimentos e garantir a máxima produtividade.

Integre os departamentos

Equipes enxutas precisam trabalhar realmente como um time, pois os resultados dependem (e muito!) da sinergia que elas apresentam.

A integração faz com que cada departamento execute tarefas de acordo com sua especialidade, mas que todas elas contribuam para um propósito único: o objetivo da organização.

Dessa forma, não há ociosidade nem retrabalho. Os resultados são otimizados porque as equipes utilizam as bases estabelecidas pelas outras, não precisam começar tudo do zero e podem partir para ações mais eficientes.

Além das iniciativas sociais que ajudam na integração, hoje o mercado oferece ferramentas tecnológicas que contribuem para isso. Há aplicativos e plataformas que viabilizam o compartilhamento de tarefas e informações, permitindo que todos participem de forma ativa de projetos com vários profissionais ou equipes envolvidos.

Reduza a burocracia

Lembre-se: agora que a empresa ou departamento tem uma equipe menor, é importante que seus colaboradores não percam tempo em atividades que não geram lucro.

Quando uma companhia implanta todas as facilidades tecnológicas disponíveis para reduzir a burocracia, seus funcionários têm mais tempo e energia para produzir resultados.

Atualmente, o mercado oferece muitas opções para simplificar e automatizar relatórios e controles. São softwares e aplicativos que acabam com a necessidade de preencher formulários, relatórios, planilhas e outras tarefas burocráticas.

Dessa forma, além de se sentirem aliviados e, consequentemente, mais motivados, os colaboradores têm tempo suficiente para empregar seu conhecimento, criatividade, esforços e energia em atividades que se convertem em faturamento para o negócio.

Diminua a quantidade de reuniões

Em uma equipe enxuta, é bastante comum que cada um dos colaboradores tenha um grande número de tarefas a realizar. Por isso, eles precisam de menos reunião e mais ação!

Reuniões exigem tempo e, muitas vezes, deslocamentos. Uma boa medida é reduzir a quantidade e até mesmo o período dedicado a elas. Esses encontros não devem durar mais que 20 ou 30 minutos, para não atrapalhar a produtividade do grupo.

Defina as pautas com antecedência e reforce que todos devem ser objetivos. Divulgue os tópicos antes, para que as pessoas cheguem preparadas ao encontro, com os relatórios necessários em mãos ou já tendo pensado em sugestões para solucionar os problemas.

Outra forma de conseguir isso é realizar reuniões não presenciais, com o auxílio de recursos tecnológicos. Sem a presença física, a tendência a ter conversas e divagações diminui drasticamente, tornando aquele momento realmente dedicado à solução de problemas e formulação de estratégias.

Em vez de deixar tudo para ser notificado durante o encontro, o gestor utiliza outros canais. Plataformas e aplicativos possibilitam emitir comunicados e instruções quanto a procedimentos, mantendo a equipe “na mesma página” sem comprometer o tempo da reunião.

Use aplicativos corporativos

Não sabe como desburocratizar e facilitar as rotinas de sua equipe? Então precisa conhecer uma série de aplicativos corporativos que o mercado oferece.

Atualmente, eles são ferramentas indispensáveis para a gestão eficiente, especialmente de times pequenos, pois ajudam a organizar equipes de vendas, guardar e compartilhar arquivos de forma segura, administrar agendas, controlar despesas e integrar setores.

Mas uma das principais vantagens desses aplicativos é exatamente eliminar o desperdício de tempo com burocracia. Eles otimizam processos e ainda reduzem custos.

Quando o gestor implanta medidas para facilitar a rotina dos funcionários, eles se sentem mais motivados a alcançar uma performance melhor. Por isso, a tecnologia tem um papel importantíssimo na dinâmica de equipes enxutas.

Mesmo em número menor, esses profissionais não são sobrecarregados porque as atividades burocráticas são realizadas por dispositivos, garantindo que seu tempo seja direcionado a vencer os reais desafios do mercado.

Entendeu como é possível maximizar a produtividade de uma equipe enxuta para produzir resultados? Gostou do post? Quer ver outras dicas para usar a tecnologia a favor da empresa durante a crise? Então continue em nosso blog e confira!