O que é fluxograma de processo? Saiba como usá-lo

O mundo dos negócios não é uma ciência exata e várias incertezas podem surgir de tempos em tempos. O fluxograma de processo é amplamente utilizado para evitar problemas e prever soluções para futuros quadros críticos, além de oferecer outras vantagens para as operações.

Quer entender o que é o fluxograma de processo e o porquê de utilizá-lo? Acompanhe a leitura e descubra!

O que é o fluxograma de processo?

No contexto empresarial, o fluxograma é uma ferramenta que permite a representação gráfica dos processos, de forma a torná-lo mais compreensível a todos os envolvidos no projeto representado. Com isso, é possível realizar melhorias pontuais que afetam a qualidade dos processos e a produtividade dos trabalhadores.

A metodologia tem seus próprios padrões, e para o entendimento de toda a equipe, é importante seguir as diretrizes gerais de elaboração de um fluxograma de processos. Continue a leitura para conhecer as etapas e entender como fazer o seu.

Quais as vantagens ao usar um fluxograma?

Com a possibilidade de identificar melhorias em pontos cruciais ao processo, o fluxograma de processo apresenta uma série de vantagens para as operações de um negócio. Confira algumas delas:

– Facilita a organização do raciocínio de toda a equipe de colaboradores;

– É mais rápido de entender do que um processo escrito;

– Torna a elaboração das atividades e metas mais simples;

– Facilita a identificação de pendências e pontos de melhoria;

– É uma forma de controle dos processos;

– Aumenta a qualidade da produção ao solucionar problemas operativos;

– Melhora a produtividade ao tornar o processo mais claro à equipe.

Quais são as etapas do fluxograma?

O fluxograma utiliza de símbolos para representar as diferentes etapas de um processo, as atividades a serem executadas e como tudo se relaciona para chegar ao resultado esperado. Conheça agora as etapas e as representações simbólicas dessa útil ferramenta.

1. Início ou fim: está o que sempre dá início e o fim de um processo. Normalmente, o início refere-se à entrada de informações ou de algum insumo e o fim faz referência aos resultados esperados ou entregues.

2. Processo: o processo indica a sucessão de atividades necessárias para chegar ao resultado. É importante que seja identificado, também, o fluxo em que tais atividades serão executadas.

3. Decisão: faz referência aos momentos em que é necessária uma tomada de decisão para que o processo siga seu fluxo. Nesses casos, a depender da decisão, o processo segue por caminhos diferentes, mas sempre em direção ao mesmo fim.

4. Fluxo: ilustra as conexões em sequência entre as diferentes etapas do processo.

5. Processo pré-definido: aponta para algum ponto que já foi definido em outro fluxograma e implementado como padrão naquele processo. Assim, essa identificação evita que essa etapa seja vista como algo novo e, portanto, modificável.

6. Operação manual: indica uma atividade que precisa obrigatoriamente ser feita manualmente.

7. Espera: indica que é necessário esperar um tempo para seguir com o processo. Essa etapa mostra exatamente qual o tempo de espera.

8. Conector: liga um ponto a outro mais distante dentro do conjunto de etapas que fazem parte do processo. 

Quais são os principais elementos do fluxograma de processo?

Como já foi dito, o fluxograma utiliza um conjunto de símbolos para tornar o processo mais compreensível. É importante ter em mente que nem sempre todas as etapas e símbolos serão utilizados – pois cada fluxograma representa processos únicos. Assim, é preciso atenção! 

Antes de entender como elaborar um fluxograma para seu negócio, confira alguns dos principais símbolos utilizados na ferramenta e as principais vantagens da representação gráfico de um processo.

Como montar o fluxograma de processo em 4 passos

O desenho de um fluxograma é bem simples – a maior complicação está na identificação das atividades e na conexão correta entre elas para atingir o resultado esperado. 

Para desenhar, você pode contar com diversas ferramentas gratuitas — como o Lucidchart e o Cawemo — ou até mesmo pelo pacote office da Adobe – por meio do Word, Powerpoint e Excel.

Agora que você já sabe como o fluxograma funciona e sua importância para os processos de seu negócio, confira 4 passos de como desenhar o seu processo. 

Passo 1: Listar as atividades do processo

O primeiro passo para a elaboração de um fluxograma é o mapeamento do processo, com a identificação de cada etapa até chegar ao resultado. Para isso, é fundamental conhecer a fundo todas as atividades que compõem a operação em questão e quais são as entradas e saídas.

Aqui, é importante que o processo seja descrito exatamente como acontece, pois só assim será possível conhecer o que compromete os resultados e identificar melhorias.

Passo 2: Montar o fluxograma

Com a lista de atividades pronta, é hora de estabelecer o fluxo do processo, escolhendo o ícone que corresponde a cada atividade. A representação por meio do símbolo incorreto pode afetar toda a compreensão do fluxograma. Por isso, deve-se deixar o desenho o mais claro possível. 

Passo 3: Estabelecer ligação entre as atividades

Agora é o momento de direcionar as atividades por meio de ligações umas com as outras., mostrando aos colaboradores qual o caminho a ser percorrido. Uma vez que o objetivo final é único, o caminho para chegar até ele também deve ser – exceto nas bifurcações das tomadas de decisão.

Com a inserção das setas, o fluxograma deve adquirir mais clareza e possibilitar entendimento rápido. Este é o objetivo, e o desenho deve ser refeito até que o desenho esteja totalmente compreensível.

Veja o exemplo abaixo de um fluxograma de processo elaborado para o mapeamento de comentários feitos nas redes sociais de uma determinada marca e o plano de ação para melhorar a comunicação com os usuários:

Passo 4: Garantir o entendimento

Agora, o último passo é confirmar a eficácia do fluxograma, isto é, ele deve estar inteligível para qualquer pessoa que o leia. Assim, peça a opinião de pessoas que não participaram da construção do fluxograma. Caso, ela consiga interpretar todas as etapas do processo e compreender a sequência das atividades, é só utilizar a ferramenta e aprimorar as operações.

Agora você já sabe o que é o fluxograma de processo, as vantagens de sua implementação e como elaborar seu próprio desenho. Que tal ver outras formas de impulsionar seu time? Confira o conteúdo que produzimos sobre Análise Comportamental e como cada um de seus colaboradores podem agregar valor ao seu negócio.