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Gerenciamento de processos: um guia descomplicado

Normalmente, quando pensamos em abrir um negócio, já começamos a sonhar com a oferta final dos produtos ou serviços, pouco pensando no gerenciamento de processos para a gestão da empresa. As operações nunca permanecem as mesmas, pois o setor corporativo está sempre acompanhando as transformações do mundo. 

Sendo assim, para lhe ajudar a liderar seu negócio da melhor maneira e evitar surpresas desagradáveis, neste artigo você entenderá um pouco mais sobre gerenciamento de processos e a importância desse conjunto de práticas para sua empresa. 

Acompanhe o conteúdo e boa leitura!

O que é gerenciamento de processos?

O Gerenciamento de Processos é uma metodologia com o objetivo de aprimorar os resultados finais da empresa e gerar valor aos clientes. Isso ocorre por meio do acompanhamento e correções dos processos, de modo a alinhá-los ao propósito do negócio e a extrair de cada atividade o máximo que os recursos permitem. 

Com efeito, a gestão de processos trabalha com todas as variáveis que afetam o resultado final dos negócios, otimizando as operações da empresa e garantindo a evolução constante das atividades gerenciadas.

Entendeu a importância do gerenciamento de processos para o impulsionamento da sua empresa? Confira, agora, dois dos principais tipos gestão e as suas principais funções.

Quais são os tipos de gestão de processos organizacionais?

Atualmente, duas abordagens se destacam pela eficácia no gerenciamento de processos. Elas são: 

1. Gestão funcional de processos: Nessa perspectiva, os processos são avaliados de forma individual. Assim, a gestão funcional busca o aprimoramento de toda e cada etapa da produção. Aqui, normalmente, cada colaborador realiza apenas a sua função e deve cumprir ordens dos líderes.

2. Gestão sistêmica dos processos: Aqui, os processos organizacionais são vistos de forma integrada, como parte de um sistema único formado pela interação entre suas partes. Na gestão sistêmica, o foco passa a ser a satisfação do cliente.

Qual a função do gerenciamento de processos organizacionais?

A gestão de processos organizacionais é utilizado como forma de melhorar a qualidade dos processos e para a entrega dos melhores produtos e serviços aos clientes. Para isso, essa metodologia cumpre outras funções. Confira abaixo algumas delas:

– Otimizar e orientar a gestão interna;

– Identificar, monitorar e solucionar problemas operativos;

– Mapear os processos;

– Definir planos de ação para melhoria de cada etapa da produção;

– Redesenhar os processos de forma pontual e simplificada;

– Monitorar os resultados.

E agora, mãos na massa? Confira um passo a passo de como fazer seu próprio gerenciamento de processos.

Como fazer o gerenciamento de processos

O gerenciamento envolve uma série de etapas que se conectam de modo a identificar a totalidade de ações envolvidas nos processos de maneira coesa e condizente com a realidade do seu negócio.

Acompanhe os passos a seguir e faça um planejamento eficaz para sua empresa.

1 – Definição das equipes 

A primeira etapa é a seleção dos membros para a equipe que realizará esse trabalho. Aqui, é muito importante que sejam envolvidos os trabalhadores responsáveis pelo processo no dia a dia, além de pessoas envolvidas diretamente com os fornecedores e clientes.

pessoas recortando e colando figuras

O gerenciamento de processos é usado para entender, junto à equipe, as áreas da empresa que possuem um bom desempenho e quais precisam ser aprimorados.

Outros profissionais podem ser incluídos nessa equipe, como:

– Analistas de processos, que têm entendimento mais profundo acerca dos processos;

– Consultores do processo, que têm experiência em análise de processos;

– Gestores do processo, que têm maior conhecimento sobre a totalidade de recursos empregados nas operações.

2 – Identifique os processos

Após a escolha da equipe ideal, é hora de identificar quais processos precisam ser aprimorados. Essa etapa é guiada pelos objetivos da empresa, então é importante analisar os processos que mais contribuem para esse fim e priorizá-los.

Tal identificação deve ser feita considerando as atividades como são exercidas atualmente. Assim, compreendendo os pontos fortes e fracos de cada operação, é possível estabelecer melhorias pontuais no processo.

3 – Crie um diagrama do processo

O diagrama é uma ferramenta muito útil para a análise de processos, pois a representação das atividades por meio de símbolos torna a compreensão do processo mais prático. Então, é possível observar de forma mais clara os pontos a serem mantidos e o que precisa ser reformulado para a otimização do processo.  

4 – Especifique os pontos de melhoria

Com os objetivos de cada processo em mente, estabeleça os pontos de melhoria necessários para a melhoria da qualidade do resultado final. É fundamental que o conjunto de ações a serem praticadas estejam alinhadas às estratégias do seu negócio, pois quaisquer desvios podem afetar diferentes setores da empresa e inviabilizar todo o gerenciamento do processo. 

5 – Mapear os fluxos To Be

Com os pontos de melhorias identificados, é hora de analisar as alternativas para a solução dos problemas. Aqui, devem ser encarados os efeitos que as potenciais ações podem exercer sobre a equipe, em relação aos recursos da empresa e quanto ao prazo de implementação.

Ou seja, após essa fase só devem restar as soluções que sigam os objetivos da organização sem que nada seja comprometido. 

6 – Automatizar e Monitorar

Chegando aqui, é hora de identificar os processos prioritários e implementar os indicadores-chave de performance – os famosos KPI’s. Então, devem ser realizadas reuniões periódicas de acompanhamento, nas quais a equipe analisa o processo e sugere melhorias.

folha com gráficos

A performance na gestão de processos é feita de maneira interna em cada área da empresa, uma vez que, cada uma possui seu próprio fluxo e funcionamento.

Agora que você já conhece os passos para um bom gerenciamento de processo, confira algumas das principais vantagens desse procedimento.

Quais as vantagens de fazer a gestão de processos de negócios

Como já deu para perceber, a gestão de processos de negócios oferece uma série de vantagens para as empresas. Para atingir o objetivo final – isto é, a otimização das operações e o aumento da qualidade dos produtos finais -, o gerenciamento promove diversas ações benéficas às organizações. 

Confira alguns dos principais ganhos que sua empresa pode ter com a aplicação dessa metodologia.

Divisão clara de tarefas

Uma das etapas do gerenciamento é a representação visual do processo por meio de símbolos e esquemas. Com isso, cada profissional que faz parte do processo gerenciado tem mais clareza sobre suas responsabilidades.

Produtividade

Com a delegação clara das responsabilidades, diminuem os ruídos de comunicação interna. O aumento da produtividade dos colaboradores é uma consequência direta da maior organização na gestão dos processos.

Melhor gestão de recursos

O gerenciamento de processos permite um controle mais eficaz das atividades, com uma observação clara dos pontos positivos e negativos de cada operação. Tais informações são extremamente úteis para as tomadas de decisão e direcionamento de recursos aos setores que mais precisam de investimento.

Redução de custos

Uma das etapas do gerenciamento diz respeito à automação de algumas atividades, o que é um grande determinante para a redução de custos das operações. Além disso, a análise das atividades também permite que a equipe observe onde é possível reduzir o investimento de recursos.

No artigo de hoje, você aprendeu o que é e como elaborar o gerenciamento de processos, as funções dessa metodologia e as vantagens da sua implementação. Continue estudando através dos conteúdos empresariais em nosso blog. Confira 10 dicas para melhorar o controle financeiro da sua empresa e impulsione seu negócio!

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