O dia começa e as diversas obrigações percorrem pelas listas de tarefas, e-mails e em nossa cabeça. Saber como organizar as funções e principalmente suas prioridades é essencial para controlar a produtividade e não gastar tempo demais com atividades triviais ou que poderiam esperar um melhor momento para serem iniciadas.
Foi pensando nisso que a Matriz de Eisenhower foi criada. No artigo de hoje, vamos apresentar essa metodologia, como usar e como ela pode melhorar o fluxo da produção na sua empresa. Confira a seguir.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma metodologia criada originalmente por Dwight Eisenhower, que foi presidente dos Estados Unidos entre os anos de 1953 e 1961. Com ela é possível dividir as tarefas em quatro graus de prioridades por quadrante, sendo:
- Importante e urgente;
- Importante, mas não urgente;
- Urgente, mas não importante;
- Não importante e não urgente.
Como definir os graus de prioridade
A importância e a urgência são os principais fatores que devem influenciar na decisão do prazo para realizar uma atividade. As funções que são de atribuições diárias precisam estar definidas no grau de “importantes e urgentes”. Já tarefas como novos projetos ou planejamentos que têm longo ou médio prazo para execução devem estar em “importante, mas não urgente”. Enquanto as “urgentes, mas não importantes”, como fazer uma ligação ou reuniões que podem ser feitas depois ou delegadas a outros membros do seu time. As “não importantes e não urgentes”, se possível, devem ser deletadas da lista ou feitas quando houver um tempo livre.
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Dentro desses quadrantes, é óbvio que irão existir tarefas com o mesmo grau de importância e urgência. Para essas situações você deve usar uma escala de pontuação de 1 a 4 para definir quando começá-las. Sendo 1 pouco importante e 4 muito importante.
Como usar a Matriz de Eisenhower
Após compreender a metodologia da Matriz De Eisenhower, é hora de colocá-la em prática. É possível usar um bom e velho caderno de anotações, bloquinhos ou folhas rascunhos. Os apps e ferramentas de produtividade também pode ajudar e irão exibir todo o seu planejamento de forma online, além de economizar espaço na sua mesa.
Por que é tão importante saber tomar decisões?
Quando se fala em decisões no ambiente de trabalho a primeira coisa que vem à cabeça podem ser as imagens de contratos milionários, parcerias importantes e grandes passos para a empresa.
Esse cenário é real também, mas o dia a dia está repleto de pequenas decisões que interferem no progresso em médio e longo prazo da sua organização. Seja pelo aumento da produtividade, da criação de um projeto mais rapidamente ou da reciclagem do treinamento do seu time.
Pode parecer que não, mas saber a hora certa de fazer uma ligação, desmarcar uma reunião, adiar uma tarefa e adiantar outra, faz toda a diferença na sua capacidade de produção e até mesmo no sucesso das suas ações.
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