O que você precisa verificar antes de realizar uma viagem a trabalho?

Uma viagem a trabalho demanda planejamento, mas, infelizmente, nem sempre dá tempo. Muitas vezes ela é decidida em cima da hora por questões práticas, como o alinhamento de agendas entre os profissionais envolvidos. Mas isso não diminui a importância das viagens corporativas.

Pelo contrário, existem parcerias que somente são fechadas quando as partes se reúnem pessoalmente e para alcançar determinados mercados é preciso ir até o local e conhecer os fornecedores.

Para determinadas empresas, viagens a trabalho são essenciais para a sobrevivência e o crescimento da organização. Apesar dos custos envolvidos com hospedagem, passagens de avião e deslocamentos, a empresa que permite que os funcionários façam viagens corporativas sai na frente dos concorrentes.

Até porque é em momentos economicamente e politicamente instáveis que os investimentos não podem ser interrompidos. Quando os cortes afetam atitudes estratégicas, a empresa deixa de investir na própria marca e corre o risco de perder espaço no mercado. Por isso, as viagens não devem ser vistas como despesas, e sim como investimentos a longo prazo.

Já para alguns tipos de empresa, como consultorias, as viagens a trabalho fazem parte do dia a dia de toda a equipe. Ir até o cliente, fazer visitas à sede da empresa, conhecer as filiais ou acompanhar processos nas fábricas são tarefas recorrentes. Cada projeto demanda deslocamentos diferentes, mas nem por isso os profissionais podem deixar de fazer um check-list antes de viajar.

Independentemente se for para realizar um treinamento ou para apresentar a empresa para potenciais clientes, é importante se atentar a alguns pontos antes de realizar uma viagem a trabalho. Somente dessa maneira o profissional poderá manter o foco no trabalho e aproveitar o tempo gasto nos aeroportos ou nos deslocamentos para se preparar.

A verdade é que viajar pode ser uma tarefa bem mais complicada do que parece. Podemos dizer que o turismo de negócios também é cheio de distrações que podem transformar uma viagem em uma grande perda de tempo. E você não quer isso, certo?

Fizemos uma lista com o que você precisa verificar antes de realizar uma viagem a trabalho. Depois das nossas dicas, as viagens a negócio nunca mais serão as mesmas!

Veja se está levando tudo o que precisa

Roupa social, laptop, carregador de celular, fones de ouvido, cartões de visita, panfletos, pendrive. A lista dos objetos essenciais, com certeza, pode variar de pessoa para pessoa, mas ela deve ser feita antes de uma viagem a trabalho sem falta. Até porque ninguém quer passar por estresse por ter esquecido um item importante em casa ou no escritório, não é mesmo?

Para evitar transtornos, o ideal é fazer uma lista no dia anterior ao da viagem e consultar com o cliente se há algo que você precisa levar. Não custa nada verificar, um simples e-mail pode impedir que vários problemas aconteçam.

Também é válido consultar os colegas de trabalho que vão com você ou checar com o gestor para que documentos importantes sejam devidamente separados. Nesse momento também é recomendável colocar na mochila ou na bolsa o passaporte ou a carteira de identidade.

Cheque os horários dos voos

Caso a viagem a trabalho for realizada por avião, nada mais importante do que verificar o horário dos voos. Para evitar contratempos é importante acompanhar a previsão do voo e não confundir o aeroporto na hora de pedir o carro. Em algumas cidades, os voos podem sair tanto dos aeroportos nacionais quanto dos internacionais. Imagina a confusão ao ir para o aeroporto errado!

Sempre que possível, realize o check-in com antecedência e se programe para chegar ao aeroporto bem antes do voo. Perder um voo por causa de um trânsito inesperado, uma manifestação que bloqueou as vias ou por acidentes não é nada agradável.

Além de perder toda a programação da viagem, o cliente ou fornecedor pode não ter outro horário disponível para o encontro.

Anote todos os dados necessários

Todos nós dependemos dos smartphones para fazer anotações, guardar números de telefone ou buscar endereços. No entanto, antes de realizar uma viagem a trabalho é recomendável anotar todas as informações essenciais em um caderno ou em uma agenda. Telefone do cliente, endereço do hotel, contato da seguradora são apenas alguns exemplos.

Afinal, não podemos ignorar a possibilidade de a bateria do celular se esgotar, de o aparelho ser esquecido dentro de um táxi ou ser furtado. Se tudo o que você precisa está anotado, não é preciso se preocupar. Imprima, sempre que possível, os códigos de reserva do hotel, das passagens aéreas e uma cópia do documento de identificação.

Não ter como acessar informações em uma viagem de trabalho pode ser bem frustrante e, pior, pode prejudicar a imagem da sua empresa, dependendo da ocasião.

Verifique como serão feitos os deslocamentos

Uma dica que não pode ser esquecida é verificar como serão feitos os deslocamentos antes, durante e depois da viagem a trabalho. O carro utilizado será da empresa ou o responsável pedirá um táxi ou carro particular? Se a empresa usa o 99Corp para gerenciar os gastos com deslocamentos, saiba que é importante anotar o centro de custo na hora de solicitar uma corrida.

A plataforma do 99Corp permite que não só cada colaborador tenha um limite de corridas, como é obrigado a apresentar uma justificativa. Essas facilidades são vantajosas para a empresa e o próprio gestor pode verificar, em tempo real, os gastos com deslocamentos.

Para quem está viajando a trabalho, o 99Corp tem uma funcionalidade que é muito útil para quem precisa pedir um carro, mas não está com seu celular. O próprio gestor pode solicitar uma corrida inserindo as informações de onde a pessoa estiver na plataforma. Não é maravilhoso?

Lembrando que pedir uma corrida pela 99 é bem mais rápido. Isso acontece porque com uma frota com mais de 350 mil carros em mais de 400 cidades, o carro chega ao local de origem em até cinco minutos. Para quem está viajando a trabalho essa rapidez é excelente.

Além disso, todos podem ficar tranquilos quando os deslocamentos são feitos pela 99, pois somente os motoristas e taxistas qualificados podem fazer corridas, e cada usuário pode classificar a corrida em termos de atendimento, estado de limpeza do carro, trajeto escolhido, entre outros fatores.

Converse com os profissionais envolvidos

A viagem corporativa é em grupo? Então o planejamento precisa ser feito para que todos estejam alinhados e atrasos não sejam tolerados. Sem falar que dentro da mesma equipe há divergências de opinião e isso precisa ser resolvido antes da viagem.

Uma reunião prévia ajuda a definir tarefas, o orçamento que cada um terá e como será feito o relatório da viagem. Esse documento é essencial para reunir os gastos envolvidos e para facilitar os reembolsos.

Antes de realizar uma viagem a trabalho com várias pessoas, lembre-se que, como todos passarão bastante tempo juntos, é interessante definir o papel de cada um. Caso contrário, haverá cobranças e desentendimentos por questões práticas.

Agora que você já sabe o que precisa verificar antes de realizar uma viagem a trabalho, não deixe de colocar em prática na próxima oportunidade que tiver! Deixe uma mensagem, caso tenha uma dica sobre o assunto!