Como otimizar o tempo e aumentar sua produtividade

Parece ser trabalho demais para poucas horas na jornada? Sente que o dia não está rendendo tanto quanto deveria? Se respondeu sim a essas perguntas, você pode estar com problemas para otimizar o tempo. Definir um cronograma de atividades a serem realizadas durante o dia é fundamental para aumentar sua produtividade e não deixar que você se perca em meio à correria da rotina.

Pensando nisso, resolvemos listar aqui uma série de dicas para você otimizar o tempo, organizando seu expediente para deixar os dias de trabalho mais produtivos e saudáveis. Consegue encontrar alguns minutinhos para essa leitura? Então confira!

Planeje bem suas atividades

Otimizar o tempo é gerenciar esse recurso pra lá de precioso para que ele seja desfrutado da maneira mais produtiva possível. Quando falamos em gerenciamento, portanto, não podemos deixar de pensar em planejamento. É necessário, sim, prever o que você fará a cada dia de trabalho.

Crie cronogramas para curto, médio e longo prazos. Considerando os prazos mais estendidos, fixe datas de entregas de projetos importantes ou ao menos o início de uma nova fase de trabalho. Assim você conseguirá prever em qual época do ano seu tempo estará mais curto, permitindo uma preparação prévia.

Mas também é importante fazer uma programação para curtíssimo prazo, diária. Nesse caso, antes de iniciar seu expediente, elabore uma lista de tarefas a serem entregues naquele dia, identificando quais são prioritárias, urgentes ou mesmo irrelevantes. Assim, ao sentar na sua mesa de trabalho, você já sabe a ordem das suas ações e o tempo médio que deve ser destinado a elas.

Livre-se das distrações

Grande parte do seu dia, que deveria ser produtivo, provavelmente é corroído pelas pequenas distrações. Estamos falando de mensagens no WhatsApp ou conversas pelo chat de Facebook, aquele tempinho que você usa para conferir os feeds das redes sociais e a leitura (e respectiva resposta) de e-mails não ligados ao trabalho.

Como falaremos mais adiante, dedicar uma pequena parte do seu dia para essas tarefas também pode ser importante. O problema é quando essas interrupções acontecem várias vezes e duram um tempo excessivo. Por isso, é importante desligar as notificações do seu celular em momentos de trabalho focado, passar longe de sites como Facebook e Twitter, só ler e responder e-mails diretamente ligados ao trabalho.

Sobre o correio eletrônico, tente estabelecer uma regra: confira sua caixa de entrada apenas de meia em meia hora e só efetivamente abra as mensagens que você considerar como urgentes. Os demais e-mails devem ser lidos e respondidos no momento previamente definido por sua listinha feita no início do dia.

Trabalhe em blocos de tempo

Para otimizar seu dia de trabalho, você precisa ser realista. Então entenda, desde já, que é simplesmente impossível estar 100% focado o tempo todo. Por isso, é necessário dividir sua jornada em blocos de minutos nos quais estará completamente concentrado em uma tarefa — especialmente quando for uma atividade complexa, como a redação de um relatório ou uma análise aprofundada de dados.

Um dos métodos mais conhecidos para esse fim é o Pomodoro. Trata-se de intercalar 25 minutos de trabalho focado com 5 minutos de descanso. Depois de 3 ciclos desses, faça uma pausa maior, de 15 minutos. É claro que esses números não são fixos e podem ser ajustados de acordo com sua necessidade, seu perfil ou o tipo de trabalho realizado. No entanto, é importante seguir a premissa básica de alternar momentos de alta produção com períodos de descanso, mais curtos.

Evite negligenciar as folgas

A essa altura, você já deve ter percebido que otimizar o tempo não significa ser produtivo o tempo todo e não ter um minuto de pausa, certo? Assim, por mais que o senso comum nos diga que trabalhar de forma constante e ininterrupta é a melhor maneira de fazer o dia render, é preciso ter em mente que o corpo não funciona exatamente dessa maneira.

Horas seguidas de trabalho, sem folga, causam um acúmulo de estresse e tensão que influenciarão sua capacidade de produzir de forma negativa. Quem nunca passou horas na frente do computador sem conseguir render o esperado, por exemplo? A solução para esse problema está justamente nas folgas programadas.

Nos momentos de intervalo é que você consegue aliviar a mente, distraindo-se com atividades simples. Aí, sim, pode dar uma olhada no seu Facebook e no Instagram ou ler algum artigo, desde que não seja relacionado ao trabalho. Para quem trabalha em um escritório, sempre sentado, também é importante fazer uma leve caminhada ou um alongamento, mesmo que seja de 10 minutos.

Mas atenção: as pausas também devem ser previamente planejadas, contando com um prazo determinado na sua agenda. Dessa forma, você evita que elas se estendam por tempo demais, invadindo o espaço reservado para a produção e, consequentemente, prejudicando o andamento do seu dia a dia.

Procure manter os pés no chão

Normalmente, uma das maiores dificuldades dos profissionais focados em produtividade e na entrega de resultados é simplesmente dizer não. Na prática, a tendência é que sejam tão confiantes na sua própria capacidade e dedicação que tenham dificuldades em recusar tarefas.

Nesse caso, o problema é que o dia continua tendo 24 horas para todos. Por isso, aceitar toda e qualquer demanda sem uma avaliação justa do seu cronograma é pedir para enfrentar problemas. Assim, por mais que você queira executar determinado pedido, deve avaliar se ele realmente cabe no seu planejamento, se é inadiável, se só pode ser realizado por você ou se pode ser terceirizado.

Por fim, não se esqueça de classificar suas demandas de acordo com a urgência e a importância. E não se confunda: saber que existem atividades que precisam ser entregues logo para não se transformarem em problemas é diferente de entender que algumas tarefas são primordiais, mas não tão urgentes.

Procure elencar suas prioridades de acordo com a seguinte hierarquia: tarefas urgentes e importantes primeiro, seguidas daquelas tarefas até urgentes, mas não importantes. Depois, vá para as tarefas importantes, mas que não são urgentes, e, finalmente, dedique seu tempo às tarefas com menor impacto e urgência.

Agora comente aqui e nos conte se você já enfrentou alguma dificuldade para encaixar todas as suas demandas em um dia de trabalho! Tem alguma dica ou pergunta sobre a otimização do tempo? Participe da conversa e enriqueça nosso post!