Como controlar os custos de uma agência de publicidade

Não basta uma agência de publicidade ter clientes renomados e um portfólio atraente se as finanças estão no vermelho. O sucesso de uma empresa depende de uma gestão que tenha foco no controle dos custos e saiba utilizar bem as ferramentas voltadas para o meio corporativo.

Em meio a um cenário de instabilidade econômica, engana-se quem pensa que a responsabilidade é somente do setor financeiro. A atitude de cada gestor ou colaborador pesa no fim do mês, por isso é essencial buscar soluções acessíveis e eficientes.

Calma, porque é possível tornar a empresa cada vez mais rentável sem precisar adotar mudanças radicais! Abaixo, reunimos as principais dicas para quem deseja controlar os custos de uma agência de publicidade de maneira prática. Vamos lá?

Avalie a situação do fluxo de caixa da agência

Gastar além do planejado é o que geralmente acontece quando não há um acompanhamento financeiro. A verdade é que focar apenas em faturamento não é importante para quem precisa controlar os gastos. Nesses casos, o fluxo de caixa é o primeiro instrumento financeiro que você, como gestor, deve avaliar.

Basicamente, verifique as entradas e saídas de capital da agência de um determinado período. O ideal é que o controle seja feito mensalmente, para que no fim de um ano seja possível ter um panorama das finanças da empresa.

Ou seja, é preciso reunir as receitas e as despesas, tanto fixas quanto variáveis. Tenha em mãos os dados dos custos fixos, como gasto com água, aluguel, energia e folha de pagamento.

Lembrando que também é necessário considerar os gastos fixos gerados por um fee, que são os pacotes de serviços oferecidos pela agência aos clientes.

Outras despesas pontuais que variam de acordo com a demanda de jobs não devem ser esquecidas. Gastos com freelancers, produtos gráficos e outros tipos de fornecedor entram nessa lista também.

Em seguida, entram na conta as receitas. Sabemos que agências lidam com contratos, desde os pontuais até aqueles que garantem entradas fixas.

Para saber exatamente como está a saúde da sua empresa, as fontes de receitas precisam ser reportadas corretamente. A data de cada entrada é o que vai definir se há um equilíbrio no caixa da agência.

Somente após o registro desses dados você saberá se a empresa está lucrando ou não. Por meio do fluxo de caixa também fica mais fácil saber quais despesas estão pesando nas finanças da empresa.

Utilize um aplicativo de mobilidade urbana

Gastos com transporte pesam mais do que você imagina nas contas de uma empresa. Afinal, fazer reuniões com clientes, fornecedores, buscar as peças gráficas, tudo isso são demandas que fazem parte do dia a dia de uma agência.

Não se desespere! É possível planejar, organizar e reduzir gastos transporte da equipe. Para isso, sua equipe deve utilizar um aplicativo de mobilidade urbana que forneça relatórios de gastos com transporte corporativo em tempo real. Não é preciso diminuir os deslocamentos, basta ter dados para controle.

Sem falar que é indispensável ter acesso aos recibos das corridas de forma eletrônica. Nada de boletos ou notas, que mais confundem do que ajudam na hora de calcular os custos.

Dessa maneira, as corridas feitas pelos funcionários empresa podem ser reembolsadas sem dor de cabeça.

Além disso, com o 99Corp é possível limitar corridas por colaborador, definir orçamentos por centro de custo e usufruir de benefícios como desconto sobre tarifa cheia. A longo prazo, essas ferramentas terão um impacto significativo nas finanças da sua agência.

Outra vantagem de usar um aplicativo de mobilidade urbana bastante significativa é a rapidez para solicitar um carro. Para que isso aconteça é essencial que você tenha acesso a uma frota com milhares de veículos, independentemente da cidade em que estiver.

Ir e vir de uma reunião ou de um compromisso com o cliente tem de ser rápido, nada de esperar meia hora para o carro chegar ou aguardar a liberação de uma central. Economizar tempo também faz bem para o bolso!

Invista em ferramentas de gestão financeira

Controlar os gastos é uma tarefa que exige dedicação, paciência e organização. Felizmente, hoje, existem diversas soluções que têm como objetivo facilitar a vida dos gestores.

Não pense duas vezes e invista em ferramentas de gestão financeira integradas, que tenham automatização de processos e controle das operações na mesma plataforma.

Para controlar os custos de uma agência de publicidade é indispensável ter informações, mais precisamente gráficos com dados. Somente assim é possível comparar os gastos de acordo com o período, quais podem ser usados para avaliar o desempenho de cada setor, por exemplo.

Quando bem usadas, as ferramentas contribuem para o planejamento estratégico de uma agência.

Dessa maneira o gestor pode focar em projetos que vão gerar um fluxo de receita estável, outros que podem contribuir para o posicionamento de marca e avaliar quais não são financeiramente viáveis. Utilizar os dados recolhidos é uma forma de controlar os gastos de maneira eficiente.

Defina metas financeiras com a equipe

Conquistar mais clientes e produzir campanhas são alguns exemplos de metas que norteiam a sobrevivência de uma agência de publicidade. Da mesma maneira, é importante traçar objetivos financeiros para controlar os custos com planejamento e sem pressão.

O primeiro passo é se reunir com todos da equipe, antes, para compreender quais são as dificuldades de cada área e onde é possível diminuir despesas. Uma dica é não generalizar todas as metas, pois cada setor tem necessidades distintas e problemas também.

No entanto, existem gastos fixos que são compartilhados e que precisam da união de todos os membros para que sejam controlados. Consumo de água, eletricidade, telefone e custos com transporte são alguns exemplos.

Somente dessa maneira objetivos financeiros, como o aumento de lucro ou a diminuição das despesas mensais, poderão ser alcançados.

Outra recomendação é mensurar cada objetivo e colocar um prazo para que seja atingido. Caso contrário, os esforços não vão gerar os resultados esperados e contribuirão, ainda mais, para o descontrole das finanças na agência.

Viu só como essas dicas podem ser aplicadas na sua agência de publicidade para controlar os custos? Para que as mudanças tenham efeito, é necessário ter em mãos as ferramentas corretas e que sejam voltadas para o meio corporativo!