Como criar uma empresa do jeito certo? Confira 24 passos essenciais

Algumas pessoas parecem nascer com um espírito empreendedor mais desenvolvido. Mas, por mais que as ideias sejam promissoras e o faro seja apurado, é preciso que o empreendedor se organize e mantenha foco no negócio. A verdade é que, independentemente de seus talentos potenciais, é essencial se preparar para correr riscos e trabalhar arduamente para alcançar o sucesso.

Você tem uma ideia promissora e deseja tirá-la do papel ou até se já está lançando no mercado seu negócio, é importante estar atento a certas atitudes imprescindíveis para garantir o sucesso da sua empresa. Continue acompanhando nosso guia e descubra como criar uma empresa de sucesso!

24 passos de como criar uma empresa de sucesso

1. Quanto custa para abrir uma empresa?

O custo para abertura de uma empresa vai depender do tamanho, do seu ramo de atividade e de outros custos diretos e indiretos que podem variar de acordo com a necessidade de regularização do imóvel, normas de segurança e outras obrigações fiscais. Em 2010, a Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro (Firjan) apontou que o custo médio para se abrir uma empresa é de R$ 2.038.

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2. Abertura de empresa e registros necessários

Um bom advogado também é mais que necessário na hora de abrir sua empresa, auxiliando na elaboração do contrato social, passo inicial para a legalização do negócio. Criar uma empresa no Brasil requer alguns cuidados e obrigações e o processo de obtenção da documentação completa se dá pelos seguintes passos:

• Junto com os documentos exigidos e do pagamento das taxas relacionadas, o contrato social deve ser levado à junta comercial para o registro da empresa;
• Com o registro feito, você pode solicitar o cadastro do CNPJ junto à Receita Federal;
• CNPJ em mãos, é hora de solicitar o alvará de funcionamento na prefeitura;
• Depois, é preciso fazer a inscrição estadual na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para obter o registro do ICMS;
• Com todos esses documentos, faça o registro na Previdência Social, mesmo que não tenha funcionários, pois ainda assim há tributos devidos;
• Caso sua empresa preste serviços, é preciso obter autorização para emitir notas fiscais na prefeitura; se vender produtos, essa etapa deve ser feita na SEFAZ.

Como são muitos documentos, o ideal é mantê-los dispostos e atualizados em uma pasta separada, anexando a cada um os comprovantes de pagamento das possíveis taxas.

3. Profissional contábil

Um contador de confiança é imprescindível para qualquer empresa. Afinal, juntamente com você, é ele o responsável por toda a documentação de abertura do negócio e também por ajudá-lo a escolher o melhor regime tributário de acordo com as especificidades da empresa.

4. Legalizando a empresa: nome, alvará de funcionamento e inscrições

Considerando que as definições prévias estão devidamente feitas, a questão inicial da organização da empresa pode passar para o aspecto legal, que se inicia com a escolha do nome do empreendimento.

Nem todo nome está disponível e nem todo local é adequado a qualquer atividade econômica. Assim, é preciso pesquisar, tanto na junta comercial como na prefeitura da sua cidade, a disponibilidade do nome e do endereço escolhidos.

Atenção às licenças e inscrições exigidas para o seu negócio! Entre as mais comuns estão:

• Vistoria de cumprimento das normas de segurança: Feita pelo Corpo de Bombeiros;
• Licença sanitária: Concedida por órgãos Municipais, Estaduais e Federais de vigilância sanitária. Necessária para quem trabalha com alimentação, cosmético, ou medicamentos;
• Licença ambiental: é de responsabilidade de órgãos Municipais e Estaduais de meio ambiente e do IBAMA. Empresas do setor têxtil e industrial precisam dessa licença.

5. Ao criar uma empresa comece pela organização

Antes de mais nada, você precisa entender que, por mais perfeita que sua ideia pareça, ela provavelmente precisará de ajustes. Lembre-se de que a prática traz falhas, entraves e burocracia. Assim, até que seu negócio comece a funcionar plenamente, você terá que tomar diversas providências.

Além disso, uma vez iniciadas as atividades, você precisará manter em dia o controle contábil, financeiro, tributário, legal, comercial e humano de todo o funcionamento do negócio para garantir o sucesso. E não se esqueça de que tempo será um benefício raro, de forma que manter a organização passará de opção e necessidade.

Para se preparar desde já para esse período inicial de organização, esteja atento a 2 fatores principais: o estratégico e o legal. Veja com detalhes a partir de agora!

6. Validando sua ideia

Como criar uma empresa do zero? Se o seu empreendimento ainda não estiver funcionando, comece pelo caminho mais seguro: garantir a validade da sua ideia. Nesse sentido, suas primeiras ações deverão definir:

• Motivação: o que você pretende com esse produto e como você o enxerga?
• Público-alvo: que clientes ou usuários serão beneficiados por esse produto?
• Soluções: qual o valor do produto, que tipo de problema ele resolve, quais os benefícios que ele fornece e o que faz com que seja útil para seu público-alvo?
• Produto: como definir seu produto ou serviço e quais são suas características principais?

A partir dessa concepção inicial, parta para a pesquisa, tentando mensurar a aceitação desse produto junto ao público-alvo definido. Podemos dizer que esse é o norte da bússola para levá-lo ao tesouro escondido.

Na prática, muitas ideias tendem a ser mais atraentes que a realidade. Portanto, ao fazer uma pesquisa de mercado inicial, você tem a oportunidade de identificar possíveis pontos de melhorias ou brechas para correções na concepção teórica, antes mesmo de tirá-la do papel.

7. Capital para começar

Este passo é fundamental para o bom começo da sua empresa: elabore logo na criação qual será o capital inicial para a abertura do negócio, pagamento de funcionários e fornecedores. Coloque no papel o tempo estimado para o retorno dele também, que geralmente ocorre em longo prazo.

8. Quanto custará sua empresa?

Não saber como responder essa pergunta ou ficar em dúvida pode ser um risco à saúde financeira do seu negócio. Coloque todos os custos para manter a empresa no papel e isso incluí:

• Salários dos funcionários e décimo terceiro;
• Impostos e cargas tributárias;
• Manutenção de equipamentos;
• Custo com fornecedores;
• Variação de preços;

9. Finanças pessoais x finanças da empresa

Empreendedores de primeira viagem podem acabar caindo no erro de usar o capital de giro da empresa para honrar suas finanças pessoais e essa é uma falha gravíssima que pode colocar a continuidade do empreendimento em risco. Busque sempre deixar bem separado o é da empresa e o que é seu e parte do lucro deve ser reinvestido no negócio.

10. Evitando erros comuns

Por precaução, lembre-se de registrar também sua marca, evitando assim problemas futuros — como se deparar com a marca registrada por outra empresa ou ter que lidar com processos por, sem saber, estar usando a marca registrada por outro sem a devida autorização. Esse é um erro que pode trazer grandes prejuízos, entre outros que estão ligados a um planejamento criterioso.

Por tanto, antes de começar as atividades de fato, Elabore Um Plano De Negócios. Já tendo realizado as pesquisas necessárias e confirmado (com ou sem adequações) a aceitação da sua ideia, é hora de montar um plano de negócios. Nesse caso, se a validação inicial é uma bússola, o plano de negócios pode ser visto como um mapa, que fornece informações mais detalhadas sobre as regiões a serem desbravadas.

Por meio do plano de negócios, você tem base para analisar o ramo de atuação da sua empresa, bem como para avaliar a concorrência e os fornecedores. Somente depois de elaborado esse plano é que você terá informações suficientes para se decidir por abrir ou não sua empresa tal como a concebeu.

Isso sem contar que empresas especializadas em fomentar novos negócios e bancos que oferecem linhas de crédito voltadas para impulsionar empreendimentos normalmente exigem um plano de negócios bem elaborado.

11. A criação de uma identidade visual

Com sua marca registrada, você já pode buscar um bom profissional do design para ajudá-lo na elaboração de sua identidade visual. Isso inclui:

• As cores que vão padronizar a identificação da sua empresa;
• As características do logotipo, remetendo à sua visão do negócio e traduzindo sua personalidade;
• O padrão para site, fan page e outras redes sociais, além de cartões de visita e documentos timbrados.
• Padronizar a identidade visual da sua empresa transparece seriedade, organização e qualidade, características que seus clientes certamente saberão apreciar.

12. Fazendo o negócio funcionar

Diante de tantas minúcias burocráticas a serem observadas, é até redundante bater na mesma tecla da necessidade de organização antes e durante a abertura de uma empresa, certo? Mas e com o negócio em funcionamento? Pois também nessa etapa, a organização é requisito básico para o sucesso.

É simples: em todos os aspectos do negócio, a organização é estratégica. Esteja atento, portanto:

• Ao controle financeiro da empresa, o que envolve pagamento de tributos, obrigações bancárias e fornecedores, além dos recebimentos dos clientes;
•  Ao controle operacional, mantendo apenas o estoque necessário a seu volume de vendas e comprando insumos de forma proporcional;
•  Aos custos secundários, que, muitas vezes, levam embora seu resultado aí entram gastos com combustível, frete, taxas bancárias, contas de água, luz, telefone e internet, por exemplo.
• Os custos constituem uma das áreas que mais requerem atenção dos gestores, sendo talvez a principal dentre as demais. E uma das formas mais eficazes de minimizar custos é definindo previamente políticas de uso para os recursos. Por exemplo:
• Em relação ao uso de telefone e internet, a política define quando o funcionário deve usá-los, deixando-os cientes sobre comportamentos não tolerados no decorrer das atividades;
• No que se refere a táxis, passagens aéreas e outras formas de transporte, a política oferece segurança aos funcionários sobre as normas para reembolso de despesas, esclarecendo como devem proceder para solicitar recursos ou para prestar contas junto ao setor financeiro;
• Já sobre a segurança da informação, uma política detalhada estabelece critérios para a comunicação formal, evitando vazamento acidental de dados confidenciais. Esses procedimentos também são considerados ações em prol da organização de rotina e do funcionamento de uma empresa, favorecendo seu sucesso.

13. Mantenha o foco

Não se iluda: o espírito empreendedor não se sustenta apenas de boas ideias. É preciso ser persistente e comprometido com os resultados, mantendo o foco e se preparando continuamente.

Quando uma empresa nasce, muitas vezes mal consegue caminhar por conta própria. Imagine então gerar lucro! A persistência é, portanto, fator fundamental — especialmente se as primeiras impressões forem menos agradáveis que o desejado. É essencial manter o foco em todas as suas ações, desde o planejamento até o acompanhamento dos resultados, passando pela correção do que for necessário.

Lembre-se de definir previamente as metas, os custos e o que mais for pertinente. Para ter uma base de comparação e entender se seus resultados estão alcançando (ou mesmo superando) o nível ideal, é preciso ter um target de referência para dar norte a suas análises.

Aqui se encaixam algumas ferramentas comumente aplicadas à administração, sendo 2 das principais:

• O Ciclo PDCA

PDCA é uma sigla vinda do inglês para Plan, Do, Check e Act, constituindo uma forma de acompanhar suas atividades e corrigi-las. Siga a ordem dos verbos: planeje primeiro, depois coloque em prática, analisando o que deu certo e o que deu errado, atue na correção e recomece o ciclo. Essa é uma forma de manter o foco, identificando e corrigindo desvios para evitar que se repitam.

•  A Análise SWOT

Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats formam a sigla SWOT, que, adaptada ao português, é conhecida como análise FOFA, de Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. A análise SWOT identifica: Forças: relacionadas a seus melhores recursos, as forças são vantagens em relação aos concorrentes, gerando competitividade e promovendo a aceitação da clientela; Oportunidades: forças externas à empresa que contribuem para seu resultado; Fraquezas: características que prejudicam o funcionamento do negócio, podendo estar relacionadas ao despreparo da mão de obra, à necessidade de treinamento e assim por diante; Ameaças: forças exteriores à empresa que influem negativamente nos resultados.

Por meio do ciclo PDCA, você caminha para o alcance das metas que determinou, enquanto a análise SWOT faz com que aproveite as forças e oportunidades, preparando-se para as ameaças, identificando e corrigindo as fraquezas.

14. Corra riscos

Os riscos são inerentes ao próprio empreendedorismo. Contudo, por mais que não seja possível conseguir sucesso sem arriscar, tem sim como minimizar os fatores negativos e calcular corretamente os riscos. Correr riscos implica acreditar em si. E como não dá para ganhar uma maratona despreparado, é primordial tomar todos os cuidados antes de começá-la. Isso é o que chamamos de correr riscos calculados. Para tanto:

15. Aposte no marketing

Nenhuma empresa sobrevive sem investir em marketing. Por isso, ainda que você não consiga mensurar os resultados de suas ações inicialmente, o boca a boca não é suficiente para trazer os resultados e o crescimento de que um empreendimento precisa.

Invista em marketing por diversos canais, como mídias tradicionais, meio digital e parceiros, definindo uma quantia mensal mínima para esse fim. Por mais que essa aposta a princípio pareça ser feita às cegas, a verdade é que quanto mais experiência você possui e à medida que domina ferramentas de mensuração de retorno, torna-se um risco calculado — e necessário.

16. Tente novos caminhos

Sua empresa não produz o resultado esperado? Inove! A história não se cansa de comprovar que os pioneiros correm maiores riscos, mas geralmente obtêm os melhores frutos. Então trace caminhos diferente dos tradicionais e não tenha medo de adaptá-los, caso não funcionem como o esperado.

17. Busque crescer sempre

O crescimento constitui uma das razões de existir de qualquer empresa. Nenhum negócio sobrevive estagnado. O mercado evolui e a concorrência se aprimora, deixando para trás quem não se adapta. Portanto, insira novos produtos em seu portfólio, além de buscar novos mercados, ampliando sua base de clientes.

O segredo está em crescer melhorando seus processos, oferecendo soluções mais modernas a seus clientes e aderindo você mesmo a elas. As velhas formas de administrar vão se tornando obsoletas, pedindo melhorias que minimizem custos e favoreçam seu potencial administrativo. Com isso, você evita perder tempo com processos que poderiam ser automatizados. Eis alguns exemplos:

• O uso de gerenciadores financeiros que, frente ao uso de planilhas ou controles impressos, oferecem muito mais segurança e confiabilidade aos dados e permitem uma visualização mais abrangente do resultado total;
•  A terceirização de atividades que não são a principal do negócio, direcionando o foco de seus esforços para o que realmente importa;
• A modernização da gestão de despesas com deslocamento de pessoal, otimizando o sistema de reembolso e o adiantamento de recursos com transporte de funcionários e controlando seus custos, permitindo prever gastos e estabelecer limites para não prejudicar os resultados.

18. Invista seu capital

Se sua empresa já estiver em uma fase mais estável, em que não só é autossustentável como efetivamente gera lucros, não caia no erro de manter seus recursos parados na conta corrente ou mesmo em uma poupança. Lembre-se de que dinheiro não investido se traduz em perda de potenciais ganhos. Então busque opções de investimento mais lucrativas, que ajudem a maximizar os resultados da sua empresa, melhorando sua margem financeira.

19. Conheça as variáveis do sucesso

A organização, o foco e os riscos assumidos são a base para o sucesso e o crescimento da sua empresa, construindo seu caminho para o sucesso. Mas não deixe de se atentar a detalhes e cuidados que são imprescindíveis para obter resultados excelentes, aqueles que são formados ao longo da sua gestão e otimizados de forma constante, à medida que ganha experiência e domínio sobre o negócio desde a abertura da empresa.

20. Qualidade e eficiência

Quando falamos sobre os recursos da administração (o ciclo PDCA e a análise SWOT), focamos em pontos vitais para a competitividade de um negócio: os processos e o mercado. Uma empresa só se mantém no mercado quando consegue se diferenciar frente aos concorrentes, o que acontece ao encontrar métodos melhores para realizar suas atividades, que resultem em menores custos de funcionamento.

A avaliação dos processos deve ser sempre criteriosa, não admitindo falhas de qualidade e eficiência. A qualidade garante a satisfação e contribui para a fidelidade do consumidor em relação à marca. Assim, assegurar qualidade significa minimizar falhas e reduzir custos de forma estratégica, sem prejudicar sua atividade principal, mas melhorando todos os processos relacionados à sua consecução.

A eficiência, por definição, consiste em conseguir alcançar suas metas no tempo previsto e com os recursos previamente definidos, sem atrasos e sem a necessidade de aumento dos custos.

Quando qualidade e eficiência estão comprometidas, a empresa perde competitividade, pois seu produto final fica não só aquém, mas mais caro que o oferecido pela concorrência. Por isso, foque sempre no alcance dessas 2 características em todos os âmbitos da sua atividade.

21. Como criar uma empresa com expertise real de dono?

Já ouviu aquele ditado nascido no setor agrícola que diz que o que engorda o gado é o olho do dono? Pois ele é mesmo muito pertinente, já que não há ninguém mais comprometido com a empresa que seu próprio dono. Ele deve ter os olhos mais atentos a seu funcionamento, garantindo qualidade e eficiência, bem como introduzindo novos conceitos e formas de atuação, sempre pensando no crescimento da empresa e na redução dos custos.

Entretanto, para que esse olhar perceba os pontos de melhoria e conheça a fundo os processos, o dono precisa estar preparado. Não adianta gerir o negócio sem conhecer suas atividades, sua linha de produção, seu fluxo de caixa e o máximo possível dos detalhes técnicos envolvidos.

Para gerenciar, é preciso mensurar. E essa mensuração só é viável com conhecimento de causa. Assim, cabe ao dono entender os detalhes do funcionamento do negócio e saber identificar gaps de produtividade, falhas de execução e pontos de melhoria.

22. Preparo e aprendizado

A expertise é algo que se aprende na prática. Execute determinadas atividades várias vezes e você certamente conhecerá cada detalhe delas. Já os conhecimentos estratégicos da gestão administrativa não são aprendidos no dia a dia, por mais intuitivos que alguns deles sejam. Capacitar-se continuamente é, portanto, uma obrigação do empreendedor. E ele dispõe de diversas ferramentas ligadas ao estudo para isso, como:

• Cursos de curta duração, que forneçam conhecimentos gerais sobre os temas relativos à administração do seu negócio;
•  Eventos que, além de agregarem conhecimento, promovam a ampliação da rede de contatos e permitam conhecer possíveis empresas parceiras;
•  Cursos de aperfeiçoamento (presenciais ou a distância) que possam ser feitos de forma contínua nas mais variadas áreas.
• Ensino superior, ele dá a base para o conhecimento técnico de atividades que, muitas vezes, são aprendidas de forma prática. Somadas, as 2 experiências garantem ao empresário, além da expertise, a oportunidade de qualificar de forma constante e crescente sua própria equipe, atuando como um multiplicador de conhecimento.

Quando o assunto é estudo os mais jovens são os que mais investem na formação. Antes criar uma empresa os empreendedores de até 24 anos foram os que mais estudaram, de acordo com uma pesquisa divulgada pelo Sebrae.

23. Capacidade de mudar

Você é um empresário completo, que domina o funcionamento da sua empresa e se capacita de forma contínua. Esse conhecimento permite que desenvolva visão clínica sobre as minúcias do próprio negócio. E é também baseado nele que você tem embasamento para mudar o direcionamento de suas atividades, alicerçado em dados sólidos. Para mudar, o conhecimento prévio do mercado dá o direcionamento para fazer escolhas mais promissoras.

24. Qualidade da equipe

Independentemente do seu preparo e da sua qualificação, você não pode levar todo o funcionamento da empresa sobre seus ombros. À medida que cresce, o negócio precisará de equipes distintas — como produção, marketing, vendas, financeiro e departamento pessoal. Investir na qualificação da equipe é equiparar seus conhecimentos a todos e delegar a profissionais mais preparados atividades específicas.

Um gestor que centraliza conhecimentos e responsabilidades frequentemente peca em não delegar tarefas e responsabilidades, induzindo sua empresa a problemas. Afinal, é insustentável reter tanta responsabilidade nas mãos de um só profissional, por melhor que ele seja. E não se esqueça que, além de empresário e gestor, você é líder da sua equipe. E liderar implica inspirar e desenvolver talentos, aumentando a motivação e o comprometimento dos funcionários.

Para garantir a qualidade do time, você pode:

• Definir regras para a contratação de novos colaboradores, estabelecendo um perfil com conhecimentos específicos para cada função e garantindo assim uma certa equiparação com os demais membros da equipe desde o início;
• Fomentar a formação daqueles que estiverem aquém do desejado, mas cujo perfil é promissor, estabelecendo parcerias com instituições de ensino e concedendo bolsas (totais ou parciais) para a participação em cursos de interesse da empresa.

Como você viu, criar uma empresa é apenas o primeiro passo para alcançar o sucesso. São diversos os fatores que constroem um resultado sólido e sustentável para um negócio, seja ele um empreendimento inicial ou uma tradicional empresa familiar. Portanto, não tenha medo de investir, aprender e remodelar processos e características da sua empresa! Se for preciso, organize o funcionamento do negócio como se fosse reiniciá-lo, não se esquecendo de manter o foco nas metas, correr riscos calculados e sempre agregar valor à equipe.