Saiba realizar o controle de processos do RH via ferramentas

Manter o controle é uma norma em todo setor de qualquer empresa. Perder os processos de vista quase sempre leva a prejuízos, especialmente quando a companhia já lida com grandes negócios.

No setor de Recursos Humanos, por exemplo, qualquer desorganização pode causar a perda de um bom candidato a uma vaga, erro no registro de dados, equívocos com documentos importantes, entre outros problemas. Por isso, há tanto investimento em ferramentas para controle de processos nesse setor.

Conseguir gerir uma equipe já é uma tarefa difícil. Ter que coordenar um time responsável por todos os colaboradores da empresa seria quase impossível sem ajuda. Então, é importante saber quais ferramentas estão disponíveis e como utilizá-las para ter um controle de processos eficiente.

No post de hoje, confira as principais delas e sua importância no mundo corporativo. Acompanhe!

1. Softwares para comunicação

O uso de ligações em telefones e celulares caiu bastante desde a criação da internet. Muitos comunicados podem ser passados pelos aplicativos de baixo custo, o que facilita bastante o controle de processos. Além disso, conseguir trocar informações e arquivos rapidamente com os demais membros da equipe evita problemas com o atraso de informações, erros de comunicação e ruídos.

Alguns dos aplicativos mais usados são os de chat e de videoconferência. Como smartphones são leves e práticos, basta ter uma conexão de qualidade com a internet para utilizar todos esses recursos. Além disso, hoje em dia a maior parte das pessoas tem um aparelho que utiliza quase constantemente. Isso aumenta de maneira considerável as chances de uma resposta imediata.

2. Agendas virtuais compartilhadas

Uma parte muito importante do controle de processos é a coordenação eficiente entre os membros da equipe. É necessário garantir que todos os integrantes saibam o que devem fazer e quando, além de entender como suas tarefas afetam o desempenho das demais atividades e setores. Aplicativos de agenda virtual são uma boa forma de conseguir essa coordenação.

Criando uma agenda para todas as tarefas e eventos em determinado período, todos os colaboradores envolvidos nos projetos podem descobrir rapidamente se seus colegas estarão ocupados. Além disso, é mais fácil fazer adaptações no processo se todos os dados estão bem organizados.

Ter uma agenda, então, torna o controle de processos mais eficiente pelo simples fato de oferecer um guia para todos os membros da equipe, especialmente quando há alguma dúvida com relação ao que fazer.

3. Sites de recrutamento

A busca e a retenção de novos talentos estão entre as principais tarefas do setor de RH. Para isso, é necessário procurar constantemente por novos candidatos, fazendo entrevistas, avaliando experiência, formação, atividades extras, entre outras coisas que estão dentro e fora do currículo.

Uma forma de acelerar e facilitar tal tarefa é usar sites de recrutamento para filtrar suas buscas com mais eficiência e já separar os candidatos com maior potencial. Outra vantagem dos sites de recrutamento para o controle de processos é que eles frequentemente oferecem algum tipo de serviço extra quando a empresa os contrata. Você poderá contar com notificações especiais para candidatos com alto potencial, por exemplo.

4. Programas de análise de dados

Não é só a gestão da empresa que se preocupa com estatísticas. O setor de recursos humanos precisa analisar detalhadamente o desempenho das equipes e avaliar quais colaboradores estão oferecendo o melhor resultado. Isso ajuda a saber quem deve ser recompensado e quais membros devem ser remanejados ou substituídos. Enfim, os indicadores melhoram o controle de processos do setor como um todo.

Os profissionais de recursos humanos devem focar principalmente na rotatividade de funcionários. De forma geral, contratar e demitir com muita constância é ruim para os negócios, pois ambos os processos são bem caros. Quanto mais tempo um colaborador permanece na empresa, maior é sua experiência no cargo e mais rentável ele se torna para a empresa. Além disso, rotatividade reduzida é sinal de que o trabalho do RH foi bem-sucedido.

5. Aplicativo para gestão de táxis

O setor de RH também pode contribuir para a diminuição de despesas quando faz uma boa gestão de itens importantes, como é o deslocamento de colaboradores, gerentes ou diretores. Em geral, são gastos significativos todo mês.

É possível economizar um valor substancial e otimizar o controle de processos por meio de um bom aplicativo para gestão de táxis. Com o app, você já deixa a empresa registrada para faturamento do valor, sem precisar fazer reembolsos ou adiantamentos para funcionários. Isso torna o processo mais ágil, seguro e menos burocrático.

Além disso, há uma redução de custos, pois a operadora cobra valores menores por corrida. Cada colaborador tem o programa instalado em seu smartphone e será necessário apenas fornecer o código ao taxista. Isso é uma otimização tanto do controle de processos do RH quanto dos próprios membros da empresa, que não precisarão se preocupar com recibos e economizarão tempo.

6. Sistemas de controle para Departamento Pessoal

Claro que o RH e o DP são setores diferentes, mas sua ligação com relação ao controle de processos é tão forte que são quase indissociáveis, uma vez que o trabalho de um afeta diretamente o outro. Por isso, existem ferramentas que permitem organizar de forma fácil e eficaz todo o quadro de funcionários e suas respectivas informações. Tudo colocado em ordem e separado pelos parâmetros desejados.

Os sistemas de controle para o DP são mais focados na parte burocrática, como o registro de documentos, contatos, endereços e afins. Também serve para acompanhar a agenda de pagamento do colaborador, seus horários de entrada e saída, além de outros elementos. Essas informações influenciam fortemente a análise de desempenho do RH e seu controle de processos.

Por exemplo, o RH pode solicitar os horários de entrada e saída de determinado funcionário para verificar se ele atende aos requisitos de pontualidade e assiduidade. Caso seja confirmado que atrasos ou faltas são frequentes, a equipe pode tomar uma atitude para avaliar melhor a causa e remediar a situação.

7. Redes sociais

Alguns dos sites mais acessados do mundo inteiro são de redes sociais. Nelas, é possível encontrar boa parte do que as pessoas gostam, os locais que frequentam e alguns traços de suas personalidades, tudo exposto voluntariamente. Além de ser um ambiente propício para a descontração, é bem provável que você, enquanto gerente de RH, encontre informações bem úteis sobre candidatos.

Com relação ao controle de processos, isso significa que, no lugar de utilizar suas redes sociais apenas para entretenimento, você também pode usá-las para conseguir informações sobre os funcionários da empresa. Por exemplo, verificar como ele se comunica, se há algum tipo de má conduta generalizada ou se ele demonstra estar ou não engajado em seu atual cargo.

Pode não parecer tão relevante à primeira vista, mas todas essas informações ajudam bastante no processo de gestão de pessoal.

Agora você já conhece melhor algumas das ferramentas disponíveis para otimizar o controle de processos de recursos humanos. Quer saber como está o quadro da gestão de RH para este ano? Então veja nosso artigo sobre as tendências do setor para 2017 e descubra!