5 áreas para automatizar e melhorar sua empresa

A automatização de processos já é realidade para 55% das empresas, segundo estudo da Grant Thornton. A principal motivação das organizações brasileiras para implementar a automação em seus processos é a possibilidade de flexibilizar a produção (69%), seguida de redução de custos (67%) e maior eficiência na produção (61%).

No momento da decisão de implementar mudanças tão profundas na maneira com que a empresa vem trabalhando, é preciso ter foco e determinar as áreas para automatizar por primeiro. Nada de fazer com que toda a empresa vire um caos de um dia para o outro, o melhor é ir modernizando os setores um a um, para que a mudança seja implementada completamente e tenha o maior nível de adesão possível logo no início. Mas quais áreas são prioritárias?

Financeiro

O financeiro pode ser considerado o coração da empresa. Dele dependem todos os setores, assim como ele é alimentado por informações de toda a empresa. Neste sentido, contar com informações confiáveis e em tempo real é essencial para que a gestão do setor seja o mais ágil e eficiente possível.

De acordo com a Amcham Brasil, 40% das empresas brasileiras buscam aprimorar seus processos financeiros por meio da automatização de processos, visando a padronização de atividades e o aumento do tempo disponível para análises estratégicas. Para os executivos de tais organizações, a informatização é vital para o aumento da eficiência do setor e para o alinhamento entre financeiro e gestão estratégica.

Dentre as áreas para automatizar, o financeiro é uma das que maior expectativa gera, pois, ao otimizar os processos, é possível tomar decisões financeiras com maior agilidade, contribuindo para a competitividade do empreendimento.

Produção

Como já mencionamos anteriormente, a melhoria da produtividade é outra preocupação das empresas que pode ser solucionada com a automatização de processos. Na produção, o grande objetivo é sempre produzir mais resultados consumindo menos insumos, o que pode garantir maior lucratividade para o negócio.

Quando não tínhamos a tecnologia a nosso favor, as empresas já mediam o grau de eficiência e produtividade de cada trabalhador em peças/hora, por exemplo. Atualmente, sabemos que este modelo não funciona, já que as pessoas não são máquinas. Entretanto, as máquinas podem sim ser otimizadas de forma a produzirem mais com menos.

A fórmula para atingir tal nível de eficiência é investir em tecnologias adequadas ao seu mercado. Segundo a pesquisa da Grant Thornton, 61% das empresas que estão investindo em automação estão adquirindo equipamentos que possam dar conta da demanda sem sobrecarregar as equipes de trabalho.

Com a automatização da produção, você não ganha apenas em produtividade, ganha também na redução de custos e na maximização de resultados.

Logística

A logística é uma das áreas para automatizar que muitas vezes fica esquecida. A operação logística de uma empresa inicia no momento da compra de insumos ou produtos acabados e termina somente no momento da entrega ao cliente final, portanto, trata-se de um ciclo longo de operações, que demanda diversas atividades.

Apesar disso, o Brasil é o 65º colocado em questão de eficácia logística, segundo o Bird – Banco Mundial. Parte desta problemática é que 58% do transporte de cargas brasileiro é feito pelas rodovias, um dos modais mais caros, em virtude da extensão do país e das condições das estradas, sem falar no preço do combustível.

Pois bem, ao investir em tecnologias que ajudem a otimizar os processos logísticos, você será capaz de rastrear suas mercadorias da entrada no estoque à entrega ao cliente, por meio de soluções como a RFID (identificação por radiofrequência). Com uma simples etiqueta, você terá controle absoluto sobre o estoque, saberá onde cada item se encontra, quando foi enviado, em que parte do trajeto até o cliente ele se encontra.

Também poderá mapear rotas de forma que sua frota se desloque com maior facilidade, ajudando na redução de custos de frete.

Projetos

Os projetos são cada vez mais frequentes no mundo corporativo. Inclusive boa parte das empresas já investe em um PMO – Project Management Office, ou Escritório de Projetos. Segundo a Wrike, 90% das grandes empresas possuem um escritório de projetos, sendo que o número não difere tanto para as médias empresas: 88%. Dentre as pequenas, 61% já se utilizam desta área estratégica para levar adiante seus objetivos de negócio.

Um projeto é qualquer iniciativa que tenha um início, meio e fim definidos dentro de um período de tempo, a qual deve ter um objetivo final – um resultado – a ser alcançado. Como os projetos podem envolver diversas áreas da organização, eles costumam ser multidisciplinares e contar com profissionais de diversas áreas, exigindo um mecanismo de encontro dessas pessoas para que as ideias saiam do papel.

A forma encontrada pela maioria destas empresas é a automatização de processos, realizada por meio de sistemas de gerenciamento de projetos que permitem planejar, executar, monitorar e ajustar atividades contando com a colaboração de todos os envolvidos.

E se não houvesse uma tecnologia assim? Todos os controles e fluxos de informações seriam manuais, dificultando a comunicação e a distribuição de responsabilidades. Como consequência, as decisões demorariam mais para serem tomadas e a empresa teria que esperar um prazo bem maior para começar a colher os frutos de seus investimentos.

Atendimento ao cliente

Garantir a satisfação do cliente é um dos temas que nunca saem de pauta para uma empresa, afinal, o cliente é a razão de ser do empreendimento. Entretanto, muitas empresas ainda pecam no momento de proporcionar um atendimento de qualidade, falhando em questões básicas, como comunicação, agilidade e eficiência.

Automatizar o atendimento não significa substituir o seu capital humano por robôs que são programados para dar respostas preestabelecidas. A estratégia é otimizar os processos burocráticos, que tomam tempo, por processos mais ágeis e eficientes, liberando sua equipe para que realize um atendimento personalizado e focado nas reais necessidades de cada consumidor.

Ao automatizar pequenas coisas, como perguntas frequentes, você dá maior autonomia para que seus clientes se sirvam da informação disponível e também libera seu time para realizar atividades de cunho mais estratégico, que realmente agreguem valor à sua marca.

Agora que você já sabe quais áreas para automatizar são as mais importantes, que tal caprichar no seu planejamento estratégico para que a automação venha a somar para o alinhamento de todos na empresa?