Controle orçamentário: conhecendo e acompanhando os gastos com segurança

Imagine que você esteja querendo transformar a velha e empoeirada garagem da sua casa em um playground para a criançada. Empolgado, você começa a comprar: latas de tinta, jogos eletrônicos, mesa de pingue-pongue, tabuleiro de futebol de botão, etc.

No meio de todo o processo você se dá conta de que já gastou todo o dinheiro que tinha na poupança e que ainda por cima vai precisar trocar o piso e fazer toda a parte elétrica. E aí, o que fazer? Geralmente em uma situação como essa, ou deixamos o projeto pela metade, ou devemos recorrer aos bancos e arcar com altas taxas de juros.

É para evitar que esse tipo de situação ocorra que as empresas têm investido cada vez mais em planejamento econômico-financeiro.

Sucessivos erros no planejamento de uma empresa podem ocasionar um enorme rombo no caixa, fazendo com que venha a se envolver em dívidas trabalhistas, atrase o pagamentos de fornecedores e, em ultimo caso, recorra às linhas de crédito disponíveis no mercado.

Para que isso não ocorra, a ideia é simples: elaborar um orçamento empresarial e acompanha-lo de perto com o passar do tempo. Diante da imensa importância do assunto resolvemos dedicar um artigo para tratar exclusivamente do controle orçamentário. Confira a seguir!

O que é orçamento empresarial?

Simplesmente não podemos falar em controle orçamentário sem antes falar de orçamento. Planejamento orçamentário é a atividade que envolve estimar, com antecedência, as despesas, receitas e investimentos que ocorrerão em determinado empreendimento em um período de tempo predeterminado. Geralmente esse período costuma ser de um ano, mas nada impede que seja 6 meses ou 2 anos, por exemplo, a depender das particularidades do caso. Existem vários tipos diferentes de orçamentos, apenas a título de curiosidade aqui estão alguns dos principais:

• Orçamento matriarcal – divide as despesas de toda a empresa em grupos
• Orçamento base zero – leva em consideração apenas atividades voltadas a atingir a meta, sem considerar atividades passadas.
• Orçamento base histórico – leva em consideração resultados passados (muito útil para mercados previsíveis)
• Orçamento colaborativo – não é elaborado de forma centralizada, é um somatório dos orçamentos das diversas áreas.
• Orçamento revisado – quando sofre alterações após mudanças relevantes no percurso da empresa.

O que é controle orçamentário?

O maior erro – e lamentavelmente o mais comum – no planejamento de uma empresa é arquivar o orçamento logo após a aprovação pela diretoria. O controle orçamentário é a ferramenta desenhada para impedir que isso ocorra. Como o próprio nome já sugere, trata-se do acompanhamento do orçamento ao longo do ano. Busca responder à seguinte pergunta: o que foi planejado está, de fato, sendo realizado?

Análise realizado x planejado

Há uma forma muito simples de fazer uma breve comparação entre o que foi planejado no início do ano e o que foi alcançado: basta abrir uma coluna vazia ao lado das projeções na planilha e preencher com os resultados, usando sempre os mesmos parâmetros e os níveis de detalhamento compatíveis com os que foram utilizados no início. Essa mera comparação entre o planejamento e os resultados já faz com que a empresa possa observar o real comportamento dos negócios e busque melhorar os resultados para os próximos meses.

Mas atenção! Como dissemos antes, não adianta elaborar um orçamento extremamente detalhado se a sua empresa não tem capacidade técnica para processar esse volume de dados ao longo de suas operações cotidianas. De que adianta planejar com detalhes se o ERP ou sistema contábil da empresa não registra informações detalhadas sobre o que ocorreu na prática?

Análise realizado x histórico

Em muitos casos é importante comparar o desempenho da empresa não somente com o que foi planejado, mas também com os resultados obtidos a partir dos mesmos períodos de anos anteriores. Lembre-se de que o ideal é que toda empresa cresça todos os anos, nem que seja apenas para cobrir as perdas relacionadas com a inflação, que não é pequena no Brasil.

Revisão do orçamento

É bom lembrar que nem sempre a realidade prática se comporta conforme o planejado. São muitas as variáveis que devem ser levadas em consideração na boa gestão, sendo que muitas delas sequer estão sob o controle da organização. Crises econômicas, escassez de matéria prima no mercado, aumento na concorrência, mudanças no padrão de consumo dos clientes, todos são fatores que podem ocasionar grandes mudanças nos rumos da empresa.

Por isso, não podemos ter medo de reajustar as velas no meio da viagem. A flexibilidade pode evitar que o mastro quebre. Por isso, em casos extremos, não devemos fugir à responsabilidade de arregaçar as mangas e promover quantas mudanças forem necessárias no orçamento da empresa.

7 dicas para um bom controle orçamentário

Agora que você já conhece os conceitos básicos de orçamento e controle orçamentário, chegou a hora de colocar a mão na massa. Você sabe como fazer um bom controle orçamentário, na prática? Se esse processo ainda é um mistério para você, confira nossas 7 dicas essenciais!

Adotar um sistema contábil

Na sua empresa, você certamente já utiliza um sistema informatizado em alguma área: vendas, estoque, logística. Mas será que já adotou um sistema contábil? Ou a contabilidade da sua empresa ainda é feita à moda antiga, com livros e calculadoras?

Chegou a hora de se modernizar. A contabilidade é essencial para o controle orçamentário, já que ela demonstra aonde o dinheiro do negócio está indo. Porém, quando feita do jeito “tradicional”, ela está sujeita a erros e distorções.

Um sistema automatiza os processos e aumenta a chance de que os relatórios contábeis sejam precisos. Assim, você poderá fazer o controle orçamentário em cima de uma base confiável, obtendo os melhores resultados.

Digitalizar os documentos fiscais

Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam na hora de fazer seu controle orçamentário reside na hora da análise do realizado. Isso acontece porque, para essa análise, é preciso manter um registro de todos os gastos e receitas do período; e esse registro está geralmente contido nas notas fiscais, cupons fiscais e recibos. Em resumo, uma grande papelada. Quem é que consegue guardar e organizar tudo isso?

Para facilitar esse processo, a melhor solução é digitalizar todos os documentos fiscais que comprovem entrada ou saída de dinheiro da empresa. Depois, você pode salvar tudo em nuvem, o que significa que esses documentos ficarão protegidos mesmo que haja algum problema no servidor local da empresa.

Optar por aplicativos corporativos

Justamente pensando nas dificuldades que as empresas enfrentam para realizar seu controle orçamentário, os aplicativos corporativos procuram oferecer funcionalidades que simplifiquem esse trabalho. Por isso, esses apps geram seus próprios relatórios automaticamente.

Um bom exemplo são os apps de transporte urbano. Quando você utiliza esse serviço, pode verificar no próprio app o histórico de corridas, a análise de gastos por usuário da empresa, a justificativa de uso em cada corrida, e assim por diante. Dessa forma, fica bem mais fácil identificar possíveis usos inadequados que estejam afetando o orçamento da empresa.

Adotar uma periodicidade adequada

Não existe resposta certa ou errada em relação a qual é a melhor periodicidade para fazer o controle orçamentário. Em algumas empresas, essa pode ser uma atividade diária; em outras, semanal, mensal ou até trimestral.

O mais importante é identificar qual é a periodicidade de controle adequada para o seu negócio. Como regra geral, quanto mais transações a empresa realiza, mais frequente deve ser esse controle.

Por exemplo, para uma empresa que trabalha com zero estoque e compra frequentemente dos fornecedores, o controle precisa ser realizado mais amiúde. Por outro lado, uma empresa que trabalha com muito estoque e, portanto, realiza poucas transações de compra ao longo do ano, pode esperar mais para fazer a atualização do seu controle.

Realizar um controle analítico

Geralmente, quando pensamos em orçamento (e tudo ligado a ele), pensamos apenas em números. Porém, o controle orçamentário precisa ser analítico, detalhado, para que possa ser mais eficiente. O que isso significa?

Basicamente, significa que cada gasto ou receita merece uma descrição. Do contrário, você pode acabar interpretando mal o que os números significam.

Imagine, por exemplo, que a empresa havia projetado um orçamento de R$10 mil para ações de Marketing no período. No controle orçamentário, apura-se que o gasto realizado foi de R$20 mil. À primeira vista, isso é um mau sinal, pois indica que a empresa estourou o orçamento, certo?

Porém, na realidade, esse gasto corresponde a um contrato semestral com uma agência de marketing que vai cuidar de todas as ações que a empresa precisar fazer. No fim, esse contrato vai gerar mais resultados e até uma economia. Portanto, do ponto de vista analítico, esse item do controle orçamentário é positivo.

É por isso que o controle orçamentário não pode se resumir aos números. Cada item deve ser devidamente justificado, para que seja possível avaliar com maior realismo as finanças da empresa.

Definir centros de custos e responsáveis

Em última instância, o controle orçamentário serve para que seja possível identificar onde e porquê a empresa está fugindo do seu planejamento financeiro. E fica muito mais fácil quando você organiza o orçamento em centros de custos e define quem será responsável por cada um deles.

Uma divisão possível é relacionar cada centro de custo a um setor da empresa. Isso funciona bem para os gastos operacionais, como a compra de suprimentos. Por outro lado, não funciona tão bem em relação aos gastos que envolvem múltiplos setores, por exemplo, no lançamento de um novo produto, diversas áreas da empresa colaboram: marketing, vendas, produção, financeiro etc. Nesse tipo de situação, é mais adequado criar um centro de custos para o projeto em si.

Vale a pena reforçar, também, que a definição de um responsável pelo centro de custos tem o propósito de permitir que, junto a esse colaborador, sejam feitas melhorias no planejamento financeiro da empresa. Portanto, não vá querer punir esse responsável se o centro de custos ultrapassar o orçamento, ok?

Ser realista

A última dica não é a menos importante. Na hora de fazer o controle orçamentário da sua empresa, seja realista!

Cuidado para não criar expectativas e metas muito rígidas em relação ao cumprimento do orçamento planejado. Afinal de contas, se existe uma coisa que você pode esperar, é o inesperado. Imprevistos acontecem o tempo todo e, se a empresa não tiver flexibilidade para acomodá-los ao orçamento, ela vai acabar sofrendo um golpe financeiro ainda mais duro do que o necessário.

Agora, se você faz muita questão de que o seu controle orçamentário aponte um cumprimento estrito do orçamento planejado, existe uma alternativa. Inclua no próprio orçamento uma provisão financeira de segurança, e trabalhe com margens adicionais. Assim, você realiza uma projeção mais “folgada”, justamente para que os imprevistos não afetem tanto o seu planejamento financeiro.

Mesmo assim, lembre-se de que você ainda está trabalhando com estimativas. Na realidade, os números podem não ser tão bonitos assim.

Quais são as vantagens em implementar um controle orçamentário?

A adoção de um sistema de orçamento e controle orçamentário incute na cultura da empresa o valioso hábito de analisar prévia e cuidadosamente todos os fatores envolvidos antes da tomada de decisões importantes. Além disso, a elaboração e o consequente controle de um orçamento global faz com que a interação entre os membros da alta administração aumente e que esses, por sua vez, deleguem mais competências.

Outra grande vantagem que o controle orçamentário pode trazer para a sua organização é um avanço considerável nos indicadores de desempenho da empresa, os chamados KPI’s (Key Performance Indicators). Trata-se de uma forma bastante usual de se mensurar o desempenho de um negócio no mundo empresarial.

Não há contraindicação para a orçamentação e o decorrente controle desse orçamento ao longo do ano. São ferramentas importantíssimas como apoio às decisões gerenciais tanto em empresas de grande porte como em pequenas e médias empresas.

Para concluir, é importante alertar que, apesar da enorme importância do controle orçamentário, ele não é um remédio eficaz contra todo tipo de doença. Isso mesmo, não podemos criar falsas expectativas nesse sentido e todo esforço é pouco na hora de fazer um diagnóstico preciso.

Se a empresa está avançando a passos largos em direção a um abismo, a elaboração de metas e o controle sobre essas metas só vai ajudá-la a chegar mais rapidamente ao seu inevitável e trágico destino. Portanto, nem sempre o problema diz respeito à velocidade em que estamos trafegando, às vezes é preciso ajustar a direção.

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