A importância da automação de processos para as organizações

Muitos dos processos de uma empresa já não são mais realizados diretamente pelos funcionários. Essa responsabilidade agora cabe a softwares e aplicativos de gestão. A automação de processos tornou-se muito mais do que apenas um diferencial competitivo. É uma necessidade para manter a sua empresa relevante em um mercado de grandes empreendedores.

Como qualquer recurso adicional para sua organização, as ferramentas de automação demandam um investimento inicial em infraestrutura. Mas esse custo é bem pequeno diante dos benefícios que podem ser obtidos. Basta ter um bom planejamento e saber o que deseja alcançar por meio desse investimento.

Veja neste post 5 razões para adotar ferramentas de automação para sua empresa!

1. Aumento da produtividade

Como o nome indica, a automação de processos consiste em delegar uma tarefa mecânica (passível de automação) para uma máquina ou software. Por consequência, os funcionários que antes teriam que executá-las agora estão livres para se dedicar a outras tarefas — inclusive àquelas que podem ter um efeito mais direto na rentabilidade final.

Se uma equipe de 4 colaboradores dedica 4 horas todos os dias a uma tarefa mecânica sem retorno direto, são perdidas 16 horas por dia. Se um software consegue realizar essas mesmas tarefas em um total de 6 horas diárias, foram economizadas 10 horas produtivas por dia. Com esse tempo extra, é possível atender mais clientes, criar planos estratégicos para seus serviços e ainda dedicar-se a novas especializações.

2. Redução de custo

Da mesma forma que permite maior produtividade para os colaboradores que antes estavam envolvidos, a automação de processos também contribui para a redução de custos com essas tarefas. E não só com relação ao tempo de produtividade, mas também à otimização dos gastos.

Um software de gestão, por exemplo, tem menor taxa de erros em determinadas ações, ao passo que um aplicativo a ser utilizado pelo público reduz os custos com Call Centers e outros meios de atendimento passivo.

Da mesma forma, um software requer um custo de manutenção muito menor do que o de uma equipe inteira dedicada às mesmas tarefas. E como já afirmamos que funcionários atuando estrategicamente são mais rentáveis, a empresa ganhará dos dois lados.

3. Facilidade para prestar contas

Um recurso da tecnologia que poupa muitas dores de cabeça aos gestores é o registro automático de ações. Praticamente todo movimento realizado por uma ferramenta de automação de processos fica armazenado em um histórico, o que facilita qualquer consulta posterior. Esse registro pode ser guardado na própria empresa, em arquivos separados, ou em um banco de dados mais robusto, o que seria recomendado.

Considerando que muitas dessas informações precisam ser prestadas à fiscalização (tributos, por exemplo) e que aqueles mesmos 4 funcionários estariam dando conta dessas questões para um único setor, as ferramentas de automação ganham ainda mais importância.

Isso evita que a companhia caia em certos erros de fiscalização, pagando multas ou tendo sua reputação manchada por causa de um erro humano.

4. Serviço personalizado

Diferentes softwares e aplicativos de automação possuem qualidades e funcionalidades diversas — tanto do ponto de vista do cliente final quanto da própria empresa. E é muito importante adotar ferramentas que atendam às necessidades específicas da sua organização.

Existem várias formas de receber esse serviço personalizado de automação de processos. O fornecedor pode oferecer algo muito específico, que atende a uma necessidade pontual, ou pode permitir que você escolha as melhores funcionalidades de acordo com o que você precisa.

Isso significa, primeiro, que não será necessário pagar por algo que não será utilizado. E, segundo, que nenhum funcionário precisará aprender a lidar com ferramentas que não terão relevância real para o seu dia a dia. Com menor quantidade de informação a ser assimilada, mais fácil será apreender o conteúdo necessário para trabalhar.

5. Maior contato com o público

Nem todos os recursos de automação são criados para atender ao público interno. Muitas empresas adotam aplicativos para celular como forma de automação. Por exemplo, um app pode ser uma central de atendimento autônoma. Isso reduz o tempo de atendimento e melhora a qualidade do contato com os clientes, aumentando as chances de oferecer um bom serviço.

Essas ferramentas de automação de processos também podem aparecer no próprio site da empresa, por exemplo. Por meio de um software e um de cadastro realizado pelo cliente, ele pode continuar recebendo notícias e novidades que se encaixem no perfil dele, ou em uma lista de solicitações.

6. Maior grau de segurança

Quando informações vitais são registradas manualmente por alguns colaboradores, um problema recorrente é a suspeita de fraudes e ações ilícitas. A confiabilidade dos dados já obtidos cai por terra muito facilmente, mesmo que tenha sido apenas um erro comum devido à quantidade de informações a serem administradas simultaneamente.

Isso sem falar que, com registros em papel, os dados podem ser alterados por qualquer pessoa que eventualmente tenha acesso aos documentos, sem deixar rastros.

Automatizar esses registros e criar um sistema de segurança de dados bem sólido não só afasta mais essas suspeitas como também evita que a culpa caia acidentalmente sobre uma pessoa específica.

7. Padronização da maior parte dos processos

Automação de processos é, por natureza, padronização. E padronização não é necessariamente perda de criatividade. Ainda há bastante espaço para realizar mudanças e introduzir novas ideias no dia a dia empresarial.

A função estratégica desses padrões é orientar, garantindo que todos sempre tenham uma noção do que deveriam estar fazendo em cada momento.

A automação ajuda a dar mais consistência a muitos desses padrões que antes dependeriam de um único gestor disparando ordens ou de um esforço conjunto de cada membro da equipe.

Atitudes bem simples, como utilizar os softwares de gestão da empresa para criar agendas com eventos automáticos, já são uma boa forma de manter sempre o foco da equipe, independentemente de quem estiver no comando (se é que haverá alguém).

Agora que você sabe qual é a importância da automação de processos, é hora de começar a investir nessas ferramentas para alavancar seu negócio. Para continuar acompanhando conteúdos sobre esse e outros temas, assine nossa newsletter e receba nossas novidades em primeira mão.